Đề xuất mức phạt vi phạm quy định về số hóa tài liệu lưu trữ

Đề xuất mức phạt vi phạm quy định về số hóa tài liệu lưu trữ (Hình từ Internet)

Ngày 29/7/2025, Cổng thông tin điện tử Bộ Nội vụ đã công bố dự thảo Nghị định của Chính phủ quy định xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực lưu trữ. Cổng thông tin điện tử Bộ Nội vụ xin giới thiệu toàn văn dự thảo Nghị định đề nghị các cơ quan, tổ chức, cá nhân trong và ngoài nước nghiên cứu, đóng góp ý kiến.

dự thảo Nghị định

1. Đề xuất mức phạt vi phạm quy định về số hóa tài liệu lưu trữ

Theo Điều 12 dự thảo Nghị định đề xuất mức phạt vi phạm quy định về số hóa tài liệu lưu trữ như sau:

- Phạt tiền từ 1.000.000 đồng đến 2.000.000 đồng đối với một trong các hành vi sau đây:

+ Không sử dụng trang phục bảo hộ, găng tay; 

+ Không xuất trình giấy tờ tùy thân khi ra, vào địa điểm số hóa; 

+ Mang các đồ vật, vật phẩm, chất bị cấm vào địa điểm số hóa; 

+ Không tắt thiết bị điện, khóa và niêm phong các cửa ra, vào địa điểm số hóa khi người cuối cùng rời khỏi địa điểm số hóa; 

+ Thực hiện số hóa không đúng thể thức, kỹ thuật trình bày; không tuân thủ quy trình số hóa theo quy định. 

- Phạt tiền từ 2.000.000 đồng đến 3.000.000 đồng đối với tổ chức có một trong các hành vi sau đây: 

+ Không xây dựng quy trình khép kín để xuất và hoàn trả tài liệu lưu trữ khi số hóa; thực hiện số hóa khi quy trình chưa được cơ quan, tổ chức, cá nhân quản lý tài liệu phê duyệt; 

+ Không kiểm tra phần mềm số hóa trước khi thực hiện; 

+ Tổ chức số hóa tại địa điểm không đáp ứng đủ yêu cầu về cơ sở vật chất (bàn, ghế, ánh sáng, điều hòa không khí) hoặc có nguy cơ gây hư hỏng tài liệu (ngập nước, ẩm mốc, thiếu an toàn);

+ Không lắp đặt hệ thống giám sát 24/7 tại địa điểm số hóa hoặc hệ thống không hoạt động hiệu quả.

- Phạt tiền từ 6.000.000 đồng đến 10.000.000 đồng đối với tổ chức có một trong các hành vi sau đây: 

+ Sử dụng trang thiết bị số hóa chưa được kiểm tra an ninh, an toàn thông tin; 

+ Nhân sự thực hiện số hóa không bảo đảm an toàn tài liệu, an toàn thông tin, bảo mật dữ liệu; 

+ Sử dụng phần mềm số hóa không đáp ứng các yêu cầu về lớp bảo mật, truy cập hai cấp, phân quyền, phân cấp như quy định. 

- Phạt tiền từ 6.000.000 đồng đến 10.000.000 đồng đối với hành vi mang thiết bị di động, thiết bị lưu trữ, thiết bị ghi chụp hình, phát sóng vào địa điểm số hóa; tự ý mang tài liệu lưu trữ số hóa, thiết bị công nghệ thông tin, thiết bị lưu trữ ra khỏi địa điểm số hóa. 

- Phạt tiền từ 10.000.000 đồng đến 15.000.000 đồng đối với tổ chức có hành vi không thực hiện chế độ bảo mật, giải pháp sao lưu dự phòng dữ liệu số hóa để đề phòng rủi ro mất mát, thất thoát thông tin. 

- Phạt tiền từ 20.000.000 đồng đến 24.000.000 đồng đối với tổ chức có hành vi không thực hiện hủy toàn bộ dữ liệu trên thiết bị trước khi vận chuyển ra khỏi khu vực số hóa.

2.  Thời hiệu xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực lưu trữ (Đề xuất)

Tại Điều 5 dự thảo Nghị định quy định thời hiệu xử phạt vi phạm hành chính như sau:

(1) Thời hiệu xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực lưu trữ là 01 năm. 

(2) Thời điểm để tính thời hiệu xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực lưu trữ được quy định như sau: 

- Đối với vi phạm hành chính đã kết thúc thì thời hiệu được tính từ thời điểm chấm dứt hành vi vi phạm; 

- Đối với vi phạm hành chính đang được thực hiện thì thời hiệu được tính từ thời điểm phát hiện hành vi vi phạm. 

(3) Người có thẩm quyền xử phạt căn cứ quy định của Luật Xử lý vi phạm hành chính và các hồ sơ, tài liệu có liên quan để xác định thời điểm tính thời hiệu xử phạt.

Nguyễn Thị Mỹ Quyền