Quyết định 1029/QĐ-BNV: Quy trình nội bộ giải quyết thủ tục hành chính về lưu trữ của Bộ Nội vụ

Quyết định 1029/QĐ-BNV: Quy trình nội bộ giải quyết thủ tục hành chính về lưu trữ của Bộ Nội vụ (Hình từ văn bản)

Bộ trưởng Bộ Nội vụ ban hành Quyết định 1029/QĐ-BNV ngày 12/9/2025 phê duyệt quy trình nội bộ giải quyết các thủ tục hành chính lĩnh vực Lưu trữ thuộc thẩm quyền giải quyết của Bộ Nội vụ.

Quyết định 1029/QĐ-BNV

Quyết định 1029/QĐ-BNV: Quy trình nội bộ giải quyết thủ tục hành chính về lưu trữ của Bộ Nội vụ

Theo đó, ban hành kèm theo Quyết định 1029/QĐ-BNV ngày 12/9/2025 là quy trình nội bộ giải quyết các thủ tục hành chính lĩnh vực Lưu trữ thuộc thẩm quyền giải quyết của Bộ Nội vụ (có Quy trình nội bộ kèm theo), cụ thể bao gồm:

Phụ lục

(1) Quy trình nội bộ giải quyết thủ tục hành chính công nhận tài liệu lưu trữ có giá trị đặc biệt

(2) Quy trình nội bộ giải quyết thủ tục hành chính cấp, cấp lại Chứng chỉ hành nghề lưu trữ

- Quy trình nội bộ cấp Chứng chỉ hành nghề lưu trữ đối với trường hợp có bằng tốt nghiệp cao đẳng trở lên ngành lưu trữ và cấp lại Chứng chỉ hành nghề lưu trữ

- Quy trình nội bộ cấp Chứng chỉ hành nghề lưu trữ đối với trường hợp phải kiểm tra nghiệp vụ lưu trữ

(3) Quy trình nội bộ giải quyết thủ tục sử dụng tài liệu lưu trữ dự phòng

(4) Quy trình nội bộ giải quyết thủ tục sử dụng tài liệu lưu trữ tại lưu trữ lịch sử của Nhà nước 

Đơn cử, các bước và nội dung công việc thực hiện trong quy trình nội bộ giải quyết thủ tục hành chính công nhận tài liệu lưu trữ có giá trị đặc biệt như sau:

* Bước 1: Tiếp nhận hồ sơ

Văn thư Cục/Bộ phận Tiếp nhận hồ sơ và Trả kết quả của Cục (Nếu có) tiếp nhận hồ sơ của cơ quan/ tổ chức; vào sổ văn bản đến, scan văn bản đến và chuyển hồ sơ cho Phòng Quản lý Dịch vụ và Phát huy giá trị tài liệu lưu trữ (viết tắt là DVPH) của Cục.

* Bước 2: Nhận và kiểm tra hồ sơ

Công chức của Phòng DVPH nhận và kiểm tra hồ sơ:

- Trường hợp hồ sơ chưa đầy đủ, chưa chính xác, yêu cầu cơ quan/ tổ chức bổ sung, hoàn thiện hồ sơ. 

- Trường hợp hồ sơ không đủ điều kiện, từ chối tiếp nhận và nêu rõ lý do bằng văn bản trả lời của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước. 

- Trường hợp hồ sơ đúng đối tượng được xem xét giải quyết, thành phần hồ sơ đầy đủ, chính xác theo quy định, công chức Phòng DVPH tiếp nhận hồ sơ và gửi Phiếu tiếp nhận hồ sơ và hẹn trả kết quả cho cơ quan/tổ chức.

* Bước 3: Chuẩn bị hồ sơ trình Bộ trưởng thành lập Hội đồng Xác định tài liệu lưu trữ có giá trị đặc biệt

Công chức Phòng DVPH được giao nhiệm vụ chuẩn bị hồ sơ trình Cục trưởng trình Bộ trưởng Bộ Nội vụ thành lập Hội đồng Xác định tài liệu lưu trữ đặc biệt, hồ sơ gồm: Tờ trình của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước báo cáo Bộ trưởng, Thứ trưởng phụ trách về việc thành lập Hội đồng, dự thảo Quyết định thành lập Hội đồng, Danh sách thành viên Hội đồng theo quy định tại điểm a khoản 3 Điều 29 Thông tư 06/2025/TT-BNV.

* Bước 4: Thành lập Hội đồng Xác định tài liệu lưu trữ có giá trị đặc biệt

Bộ trưởng Bộ Nội vụ quyết định thành lập Hội đồng Xác định tài liệu lưu trữ có giá trị đặc biệt theo đề nghị của Cục trưởng Cục Văn thư và lưu trữ nhà nước.

* Bước 5: Thẩm định hồ sơ đề nghị công nhận tài liệu lưu trữ có giá trị đặc biệt

Hội đồng Xác định tài liệu lưu trữ có giá trị đặc biệt: 

- Xem xét hồ sơ đề nghị. 

- Đánh giá giá trị của tài liệu dựa trên các tiêu chí về nội dung (khoản 2 Điều 38 Luật Lưu trữ 2024) và hình thức, xuất xứ (khoản 3 Điều 38 Luật Lưu trữ 2024). 

- Kiểm tra trực tiếp tài liệu trong trường hợp cần thiết. 

- Hội đồng làm việc theo nguyên tắc dân chủ, thảo luận, góp ý kiến và biểu quyết bằng phiếu kín hoặc công khai. 

- Cuộc họp của Hội đồng phải có mặt ít nhất 2/3 số thành viên; các thành viên vắng mặt phải gửi ý kiến bằng văn bản. 

- Tài liệu được đề nghị công nhận tài liệu lưu trữ có giá trị đặc biệt phải được ít nhất 2/3 số thành viên Hội đồng đồng ý. 

- Thư ký Hội đồng ghi biên bản cuộc họp.

* Bước 6: Hoàn thiện hồ sơ trình các cấp có thẩm quyền

Thư ký Hội đồng hoàn thiện hồ sơ để Cục trình Hội đồng trình Bộ trưởng xem xét, quyết định. Hồ sơ trình gồm: dự thảo Tờ trình của Hội đồng để trình Bộ trưởng Bộ Nội vụ xem xét, quyết định; dự thảo Quyết định của Bộ trưởng công nhận tài liệu lưu trữ có giá trị đặc biệt; Biên bản họp Hội đồng; các ý kiến bằng văn bản của thành viên Hội đồng (nếu có); hồ sơ đề nghị công nhận tài liệu lưu trữ có giá trị đặc biệt của cơ quan/tổ chức. 

* Bước 7: Trình Bộ trưởng hồ sơ đề nghị công nhận tài liệu có giá trị đặc biệt

Hội đồng Xác định tài liệu lưu trữ có giá trị đặc biệt trình Bộ trưởng Bộ Nội vụ hồ sơ đề nghị công nhận tài liệu có giá trị đặc biệt. 

Hồ sơ trình gồm: Tờ trình của Hội đồng; dự thảo Quyết định của Bộ trưởng công nhận tài liệu lưu trữ có giá trị đặc biệt; Biên bản họp của Hội đồng; văn bản ý kiến của các thành viên Hội đồng (nếu có) và hồ sơ đề nghị công nhận tài liệu lưu trữ có giá trị đặc biệt của cơ quan/tổ chức. 

* Bước 8: Ký duyệt hồ sơ

Bộ trưởng Bộ Nội vụ xem xét hồ sơ: 

- Trường hợp nhất trí với hồ sơ trình của Hội đồng, Bộ trưởng ký số Quyết định công nhận tài liệu lưu trữ có giá trị đặc biệt. 

- Trường hợp có ý kiến chỉ đạo khác, hồ sơ được chuyển về bước 7 để xử lý theo ý kiến chỉ đạo của Bộ trưởng.

* Bước 9: Làm thủ tục phát hành văn bản

Sau khi Lãnh đạo Bộ Nội vụ đã ký duyệt, Văn Thư Bộ Nội vụ lấy số Quyết định, ký số cơ quan đối với văn bản điện tử, đóng dấu cơ quan đối với bản giấy, phát hành văn bản.

* Bước 10: Trả kết quả

Văn thư Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước/Bộ phận Tiếp nhận hồ sơ và Trả kết quả của Cục (nếu có) gửi trả Quyết định cho cơ quan/ tổ chức đề nghị công nhận.

* Bước 11: Công bố kết quả

Công bố kết quả xét công nhận tài liệu lưu trữ có giá trị đặc biệt trên Cổng thông tin điện tử của Bộ Nội vụ. 

* Bước 12: Giải quyết khiếu nại (nếu có)

- Tiếp nhận đơn khiếu nại (nếu có).

- Giải quyết đơn khiếu nại và báo cáo người có thẩm quyền xem xét, quyết định.

Xem thêm tại Quyết định 1029/QĐ-BNV có hiệu lực thi hành từ ngày 12/9/2025.