Công văn 2173: Hướng dẫn triển khai lệnh chi điện tử với chi trả các chế độ BHXH và BHTN tại Hà Nội

Công văn 2173: Hướng dẫn triển khai lệnh chi điện tử với chi trả các chế độ BHXH và BHTN tại Hà Nội (Hình từ văn bản)

BHXH thành phố Hà Nội ban hành Công văn 2173/BHXH-KHTC ngày 17/11/2025 về việc thực hiện kế hoạch triển khai lệnh chi điện tử đối với chi trả các chế độ BHXH, BHTN.

Công văn 2173/BHXH-KHTC

Công văn 2173: Hướng dẫn triển khai lệnh chi điện tử với chi trả các chế độ BHXH và BHTN tại Hà Nội

Thực hiện Kế hoạch 2938/KH-BHXH ngày 11/11/2025 của Bảo hiểm xã hội (BHXH) Việt Nam triển khai lệnh chi điện tử đối với chi trả các chế độ BHXH, BHTN;

Để triển khai đồng bộ, hiệu quả, BHXH thành phố Hà Nội yêu cầu BHXH các cơ sở, Văn phòng, các phòng nghiệp vụ triển khai đúng, đầy đủ nội dung tại Kế hoạch 2938/KH-BHXH ngày 11/11/2025 của BHXH Việt Nam (đã gửi trên phần mềm quản lý văn bản Eoffice).

Lưu ý các nội dung sau:

- Thực hiện đúng quy trình chi trả theo quy định tại Quyết định 2222/QĐ-BHXH ngày 29/7/2025 của BHXH Việt Nam ban hành Quy trình giải quyết hưởng các chế độ bảo hiểm xã hội, chi trả các chế độ BHXH, BHTN.

- Thực hiện các nội dung triển khai lệnh chi điện tử theo hướng dẫn tại Công văn 2780/BHXH-TCKT ngày 07/9/2023 của BHXH Việt Nam về việc hướng dẫn triển khai lệnh chi điện tử.

- Chuẩn bị nhân sự: Các bộ phận nghiệp vụ có liên quan về chi điện tử đối với chi trả các chế độ BHXH phối hợp thực hiện, đảm bảo dữ liệu cho bộ phận kế toán, bố trí 02 vị trí kế toán trở lên.

- Chuẩn bị cơ sở vật chất: máy tính đủ cấu hình, có kết nối mạng, đề nghị phân quyền truy cập phần mềm cho các cán bộ thực hiện.

- Phối hợp với các Ngân hàng, tổ chức dịch vụ chi trả rà soát thông tin tài khoản người hưởng đảm bảo khớp đúng.

- Chủ động truyền thông cho cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp và người hưởng biết để phối hợp đảm bảo quyền lợi của người hưởng.

- Hướng dẫn đơn vị sử dụng lao động tổ chức chi trả cho người lao động theo đúng quy định và nộp ngay số tiền và danh sách người lao động chưa nhận chế độ ốm đau, thai sản, dưỡng sức phục hồi sức khỏe (Mẫu số 6-CBH) đối với người hưởng không đến nhận trong thời gian 30 ngày kể từ ngày đơn vị nhận được kinh phí do cơ quan BHXH chuyển mà đơn vị sử dụng lao động đã tổ chức chi trả.

Hướng dẫn thực hiện lệnh chi điện tử đối với chi các chế độ BHXH, BHTN qua tài khoản

Theo khoản 16 Điều 3 Quyết định 2222/QĐ-BHXH ngày 29/7/2025, căn cứ dữ liệu danh sách chi trả do Phòng/Bộ phận Chế độ BHXH ký gửi từ phần mềm TCS sang phần mềm KTTT, kế toán lập lệnh chi điện tử như sau:

- Căn cứ thông tin số tài khoản của người hưởng/đơn vị trên dữ liệu chi trả đã được ký số từ phần mềm TCS gửi sang, hệ thống tự động đồng bộ phê duyệt tài khoản thụ hưởng vào Danh mục tài khoản thụ hưởng trên phần mềm KTTT của cơ quan BHXH để thực hiện chi trả; tự động dừng hưởng các tài khoản thụ hưởng không còn xuất hiện trên dữ liệu chi trả. Kế toán viên lập ủy nhiệm chi (UNC) điện tử cho từng người hưởng/đơn vị theo các thông tin sau:

+ Thông tin tài khoản (Tên tài khoản, số tài khoản hưởng, ngân hàng mở tài khoản);

+ Nguồn chế độ;

+ Tổng số tiền được lĩnh;

+ Nội dung phần diễn giải của ủy nhiệm chi hiển thị đầy đủ các thông tin sau: Tên người hưởng_Mã số BHXH/Mã đơn vị_Chế độ hưởng_Tháng/đợt.

Kế toán không được phép chỉnh sửa thông tin tài khoản hưởng, chỉ được phép chọn tài khoản nguồn thực hiện chuyển tiền trước khi tạo lập UNC.

- Kế toán viên kiểm tra, kiểm soát tính khớp đúng của UNC với danh sách chi trả đã được phê duyệt, ký số sau đó trình duyệt UNC chuyển kế toán trưởng kiểm soát tính khớp đúng của UNC với danh sách chi trả đã được phê duyệt, ký số và chuyển chủ tài khoản kiểm soát tính khớp đúng của UNC với danh sách chi trả đã được phê duyệt, ký số (thực hiện theo lô - thực hiện trình duyệt, kiểm soát, phê duyệt ký số cho toàn bộ lệnh chi được chọn). Đối với chi các chế độ BHXH hàng tháng, thực hiện phê duyệt phân luồng theo lịch chi trả BHXH Việt Nam thông báo để hệ thống tự động truyền lệnh sang ngân hàng.

- Sau khi ngân hàng gửi sổ phụ điện tử; hệ thống tự động đối chiếu với danh sách chi trả để tự động xác định các khoản chi đã thành công, chưa thành công, không khớp đúng.

Trường hợp lệnh chi không thực hiện thành công, kế toán viên thao tác trình duyệt lại trên lệnh chi bị lỗi (chỉ được phép chỉnh sửa thông tin về tài khoản nguồn, ngày).

Trường hợp lệnh chi không thực hiện thành công do sai thông tin tài khoản, thực hiện như khoản 17 Điều 3 Quyết định 2222/QĐ-BHXH ngày 29/7/2025.