Hướng dẫn sử dụng phần mềm khai báo Hải quan 2026

Hướng dẫn sử dụng phần mềm khai báo Hải quan 2026 (Hình ảnh từ Internet)

Hệ thống khai báo hải quan và thông quan của Cục Hải quan hiện nay

Hệ thống VNACCS/VCIS là Hệ thống thông quan tự động và Cơ chế một cửa quốc gia gồm 02 hệ thống nhỏ: (i) Hệ thống thông quan tự động (gọi tắt là Hệ thống VNACCS); (ii) Hệ thống cơ sở dữ liệu thông tin nghiệp vụ (gọi tắt là Hệ thống VCIS). Hệ thống VNACCS/VCIS gồm các phần mềm chủ yếu: Khai báo điện tử (e-Declaration); Manifest điện tử (e-Manifest); Hóađơn điện tử (e-Invoice); Thanh toán điện tử (e-Payment); C/O điện tử (e-C/O); Phân luồng (selectivity); Quản lý hồ sơ rủi ro/tiêu chí rủi ro; Quản lý doanh nghiệp XNK; Thông quan và giải phóng hàng; Giám sát và kiểm soát.

Cụ thể, Hệ thống VNACCS/VCIS là hệ thống thông quan tự động và cơ sở dữ liệu tình báo hải quan điện tử do Nhật Bản tài trợ, được Hải quan Việt Nam áp dụng chính thức từ tháng 4/2014. Hệ thống bao gồm VNACCS (thông quan tự động) và VCIS (tình báo/rủi ro), giúp hiện đại hóa thủ tục, cho phép doanh nghiệp khai báo 100% điện tử và thông quan hàng hóa nhanh chóng (luồng xanh chỉ 1-3 giây)

Hệ thống VNACCS là hệ thống thông quan hàng hóa tự động của Việt Nam (Tên tiếng Anh là Viet Nam Automated Cargo Clearance System). Hệ thống VNACCS sử dụng cho mục đích thông quan hàng hóa xuất nhập khẩu.

So với hệ thống hiện hành, Hệ thống VNACCS mở rộng thêm các chức năng, thủ tục mới, đó là thủ tục đăng ký danh mục miễn thuế, thủ tục áp dụng chung cả hàng mậu dịch và phi mậu dịch, thủ tục đơn giản đối với hàng trị giá thấp, quản lý hàng hóa tạm nhập - tái xuất.

Hệ thống VNACCS kết nối với nhiều hệ thống công nghệ thông tin của các bên liên quan như: doanh nghiệp kinh doanh kho bãi, cảng, dịch vụ, giao nhận, vận chuyển, ngân hàng, các Bộ, Ngành liên quan.

Về khai báo và xử lý thông tin khai báo trước thông quan: trước thông quan, hệ thống VNACCS hỗ trợ tập trung xử lý thông tin trước khi hàng đến/khai báo để phục vụ cho công tác kiểm tra, giám sát hải quan tại các khâu khai báo

Hướng dẫn sử dụng phần mềm khai báo Hải quan 2026

Cụ thể, phần mềm khai báo hải quan hoạt động 5 chức năng chính trong các khâu, gồm:

- Các chức năng trong phân hệ hệ thống

- Các chức năng trong phân hệ tờ khai nhập

- Các chức năng trong phân hệ từ khai xuất

- Các chức năng trong phân hệ tờ khai sửa STQ

- Các chức năng trong phân hệ tờ khai VCDL

Theo đó, Cục Hải quan cũng công bố tài liệu hướng dẫn sử dụng phần mềm với các chức năng trên, đơn cử hướng dẫn hướng dẫn khai tờ khai hải quan điện tử trên hệ thống VNACCS/VCIS như sau:

* Bước 1: Đăng nhập và tạo tờ khai mới

Đầu tiên trước khi khai tờ khai hải quan bạn cần đăng nhập vào phần mềm khai báo hải quan điện tử đã được kết nối với hệ thống VNACCS. Tại giao diện chính, chọn chức năng tạo tờ khai mới (nhập khẩu hoặc xuất khẩu).

* Bước 2: Khai báo thông tin chung cho khai tờ khai hải quan

Ở bước này, bạn cần điền các thông tin tổng quan về lô hàng. Đây là những thông tin cơ bản nhưng có vai trò định hình cho toàn bộ cách khai tờ khai hải quan sau này:

- Mã loại hình: Chọn mã phù hợp với mục đích xuất nhập khẩu;

- Cơ quan hải quan: Chọn đúng chi cục hải quan nơi bạn sẽ làm thủ tục;

- Thông tin người xuất khẩu/nhập khẩu: Điền chính xác tên, địa chỉ, mã số thuế. Nếu sử dụng dịch vụ, cần điền thông tin đại lý hải quan.

* Bước 3: Khai báo thông tin hàng hóa

Đây là phần quan trọng nhất trong cách khai tờ khai hải quan, quyết định đến số thuế và chính sách quản lý:

- Mã HS và mô tả hàng hóa: Khai báo mã HS code chính xác cho từng mặt hàng, đi kèm mô tả rõ ràng;

- Số lượng và đơn vị tính: Điền đúng số lượng theo đơn vị tính trên hóa đơn;

- Trị giá hải quan và thuế suất: Nhập trị giá tính thuế cho từng mặt hàng và áp dụng thuế suất (thuế nhập khẩu, VAT,…) tương ứng;

- Thông tin C/O, Giấy phép: Nếu hàng hóa có C/O ưu đãi hoặc giấy phép nhập khẩu, cần khai báo số và ngày của các chứng từ này.

* Bước 4: Khai báo thông tin vận tải và cảng

Các thông tin trên vận đơn sẽ được sử dụng ở bước này:

- Số vận đơn (B/L hoặc AWB): Nhập chính xác số vận đơn. Trường hợp tờ khai xuất chưa có vận đơn khi khai báo, người khai thực hiện xin số định danh hàng hóa, hệ thống sẽ cấp số quản lý hàng hóa (số định danh) cho lô hàng xuất khẩu và người khai hải quan sử dụng số đó để khai tại ô này;

- Tên tàu/Số chuyến bay: Điền tên phương tiện vận chuyển, ngày hàng đi dự kiến;

- Cảng đi/Cảng đến: Ghi rõ cảng xếp hàng và cảng dỡ hàng.

* Bước 5: Khai báo các thông tin khác (nếu có)

Một số thông tin bổ sung có thể cần khai báo bao gồm:

- Điều kiện giao hàng (Incoterms): Ví dụ như CIF, FOB, EXW;

- Phương thức thanh toán: Ví dụ như T/T, L/C.

* Bước 6: Kiểm tra, ký số và gửi tờ khai

Hoàn tất cách khai tờ khai hải quan bằng việc kiểm tra, ký số và gửi tờ khai:

- Kiểm tra kỹ các cảnh báo lỗi của hệ thống;

- Sử dụng chữ ký số để xác thực tờ khai;

- Sau khi ký số, bạn gửi tờ khai đến Cơ quan hải quan và chờ hệ thống phản hồi kết quả phân luồng (Luồng Xanh, Vàng, Đỏ).

Chi tiết xem tại:

Tài liệu hướng dẫn