Khái niệm chứng thực chữ ký là gì? Các trường hợp không được chứng thực chữ ký 2026

Khái niệm chứng thực chữ ký là gì? Các trường hợp không được chứng thực chữ ký 2026 (Hình từ internet)

Khái niệm chứng thực chữ ký là gì?

Theo quy định tại Khoản 3 Điều 2 Nghị định 23/2015/NĐ-CP được sửa đổi bởi Nghị định 280/2025/NĐ-CP thì khái niệm chứng thực chữ ký là việc cơ quan, tổ chức, người có thẩm quyền theo quy định tại Nghị định 23/2015/NĐ-CP chứng thực chữ ký trong giấy tờ, văn bản là chữ ký của người yêu cầu chứng thực.

Các trường hợp không được chứng thực chữ ký 2026

Căn cứ Điều 25 Nghị định 23/2015/NĐ-CP được sửa đổi bởi Nghị định 280/2025/NĐ-CP có quy định cụ thể các trường hợp không được chứng thực chữ ký bao gồm:

- Tại thời điểm chứng thực, người yêu cầu chứng thực chữ ký không nhận thức và làm chủ được hành vi của mình.

- Người yêu cầu chứng thực chữ ký xuất trình Giấy chứng minh nhân dân/Thẻ căn cước công dân/Thẻ căn cước/Căn cước điện tử/Giấy chứng nhận căn cước hoặc Hộ chiếu/giấy tờ xuất nhập cảnh/giấy tờ có giá trị đi lại quốc tế không còn giá trị sử dụng hoặc giả mạo.

- Giấy tờ, văn bản mà người yêu cầu chứng thực ký vào có nội dung quy định tại Khoản 4 Điều 22 của Nghị định 23/2015/NĐ-CP.

- Giấy tờ, văn bản có nội dung là giao dịch, trừ các trường hợp quy định tại Điểm d Khoản 4 Điều 24 của Nghị định 23/2015/NĐ-CP hoặc trường hợp pháp luật có quy định khác.

Quy định chi tiết về thủ tục chứng thực chữ ký

Thủ tục chứng thực chữ ký được quy định chi tiết như sau:

- Người yêu cầu chứng thực chữ ký của mình phải xuất trình các giấy tờ sau đây:

+ Bản chính hoặc bản sao có chứng thực Giấy chứng minh nhân dân/Thẻ căn cước công dân/Thẻ căn cước/Giấy chứng nhận căn cước/Hộ chiếu/giấy tờ xuất nhập cảnh/giấy tờ có giá trị đi lại quốc tế còn giá trị sử dụng hoặc Căn cước điện tử;

+ Giấy tờ, văn bản mà mình sẽ ký.

- Người thực hiện chứng thực kiểm tra giấy tờ yêu cầu chứng thực, nếu thấy đủ giấy tờ theo quy định tại Khoản 1 Điều 24 Nghị định 23/2015/NĐ-CP, tại thời điểm chứng thực, người yêu cầu chứng thực minh mẫn, nhận thức và làm chủ được hành vi của mình và việc chứng thực không thuộc các trường hợp quy định tại Điều 25 của Nghị định 23/2015/NĐ-CP thì yêu cầu người yêu cầu chứng thực ký trước mặt và thực hiện chứng thực như sau:

+ Ghi đầy đủ lời chứng chứng thực chữ ký theo mẫu quy định;

+ Ký, ghi rõ họ tên, đóng dấu của cơ quan, tổ chức thực hiện chứng thực và ghi vào sổ chứng thực.

Đối với giấy tờ, văn bản có từ (02) hai trang trở lên thì ghi lời chứng vào trang cuối, nếu giấy tờ, văn bản có từ 02 (hai) tờ trở lên thì phải đóng dấu giáp lai.

- Đối với trường hợp chứng thực chữ ký tại bộ phận tiếp nhận và trả kết quả theo cơ chế một cửa, một cửa liên thông thì công chức tiếp nhận hồ sơ kiểm tra các giấy tờ, nếu nhận thấy người yêu cầu chứng thực có đủ điều kiện quy định tại Khoản 2 Điều 24 Nghị định 23/2015/NĐ-CP thì đề nghị người yêu cầu chứng thực ký vào giấy tờ cần chứng thực và chuyển cho người có thẩm quyền ký chứng thực.

- Thủ tục chứng thực chữ ký quy định tại Khoản 1, 2 và 3 Điều 24 Nghị định 23/2015/NĐ-CP cũng được áp dụng đối với các trường hợp sau đây:

+ Chứng thực chữ ký của nhiều người trong cùng một giấy tờ, văn bản;

+ Chứng thực chữ ký của người khai lý lịch cá nhân;

+ Chứng thực chữ ký trong giấy tờ, văn bản do cá nhân tự lập theo quy định của pháp luật;

+ Chứng thực chữ ký trong Giấy ủy quyền đối với trường hợp ủy quyền không có thù lao, không có nghĩa vụ bồi thường của bên được ủy quyền và không liên quan đến việc chuyển quyền sở hữu tài sản, quyền sử dụng bất động sản.

(Căn cứ tại Điều 24 Nghị định 23/2015/NĐ-CP được sửa đổi bởi Nghị định 07/2025/NĐ-CP).