Hướng dẫn xây dựng thang bảng lương theo mức lương tối thiểu vùng mới từ 1/1/2026

Hướng dẫn xây dựng thang bảng lương theo mức lương tối thiểu vùng mới từ 1/1/2026 (Hình từ internet)

Nguyên tắc xây dựng thang bảng lương

Cụ thể tại Điều 93 Bộ luật Lao động 2019 quy định về xây dựng thang lương, bảng lương và định mức lao động như sau:

- Người sử dụng lao động phải xây dựng thang lương, bảng lương và định mức lao động làm cơ sở để tuyển dụng, sử dụng lao động, thỏa thuận mức lương theo công việc hoặc chức danh ghi trong hợp đồng lao động và trả lương cho người lao động.

- Mức lao động phải là mức trung bình bảo đảm số đông người lao động thực hiện được mà không phải kéo dài thời giờ làm việc bình thường và phải được áp dụng thử trước khi ban hành chính thức.

- Người sử dụng lao động phải tham khảo ý kiến của tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở đối với nơi có tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở khi xây dựng thang lương, bảng lương và định mức lao động.

Thang lương, bảng lương và mức lao động phải được công bố công khai tại nơi làm việc trước khi thực hiện.

Hướng dẫn xây dựng thang bảng lương từ 1/1/2026

Bước 1: Xây dựng hệ thống thang lương, bảng lương.

Theo Nghị định 293/2025/NĐ-CP thì mức lương tối thiểu tháng và mức lương tối thiểu giờ đối với người lao động làm việc cho người sử dụng lao động theo vùng áp dụng từ ngày 1/1/2026 như sau::

Người sử dụng lao động khi xây dựng thang bảng lương từ ngày 1/1/2026 theo mức lương tối thiểu vùng mới phải lưu ý một số nội dung như sau:

(1) Bậc 1 trong thang bảng lương từ ngày 1/1/2026 phải bằng hoặc cao hơn mức lương tối thiểu vùng như trên, trường hợp thang bảng lương đang áp dụng mà thấp hơn mức lương tối thiểu vùng mới thì người sử dụng lao động phải thực hiện việc điều chỉnh lại.

(2) Rà soát lại các chế độ tiền lương trong hợp đồng lao động

Theo khoản 4 Điều 5 Nghị định 293/2025/NĐ-CP quy định người sử dụng lao động có trách nhiệm tổ chức rà soát lại các thỏa thuận trong hợp đồng lao động, thoả ước lao động tập thể và các quy chế, quy định của người sử dụng lao động để điều chỉnh, bổ sung cho phù hợp; không được xoá bỏ hoặc cắt giảm các chế độ tiền lương khi người lao động làm thêm giờ, làm việc vào ban đêm, chế độ bồi dưỡng bằng hiện vật và các chế độ khác theo quy định của pháp luật lao động.

(2) Không bắt buộc trả thêm 7% lương cho người lao động có trình độ

Cũng tại khoản 4 Điều 5 Nghị định 293/2025/NĐ-CP quy định đối với các nội dung đã thỏa thuận, cam kết trong hợp đồng lao động, thoả ước lao động tập thể hoặc các thỏa thuận hợp pháp khác có lợi hơn cho người lao động (như chế độ trả lương cho người lao động làm công việc hoặc chức danh đòi hỏi qua học tập, đào tạo nghề cao hơn ít nhất 7% so với mức lương tối thiểu và chế độ trả lương cho người lao động làm công việc hoặc chức danh có điều kiện lao động nặng nhọc, độc hại, nguy hiểm cao hơn ít nhất 5%; công việc hoặc chức danh có điều kiện lao động đặc biệt nặng nhọc, độc hại, nguy hiểm cao hơn ít nhất 7% so với mức lương của công việc hoặc chức danh có độ phức tạp tương đương, làm việc trong điều kiện lao động bình thường) so với quy định tại Nghị định này, thì tiếp tục được thực hiện, trừ trường hợp các bên có thỏa thuận khác.

Như vậy, theo quy định trên thì người lao động đã ký hợp đồng trước ngày 1/1/2026 mà có các nội dung thỏa thuận về việc trả lương cao hơn ít nhất 7% thì người lao động sẽ được hưởng tiếp các thỏa thuận này trừ có thỏa thuận khác.

Từ ngày 1/1/2026 trở đi, không bắt buộc phải thỏa thuận nội dung về việc ký cao hơn ít nhất 7% so với lương tối thiểu vùng cho người có trình độ cao hơn nhưng vẫn phải đảm bảo không thấp hơn mức lương tối thiểu vùng.

Bước 2: Tham khảo ý kiến của tổ chức đại diện người lao động tại doanh nghiệp.

Như đã phân tích tại mục 1, trường hợp doanh nghiệp có tổ chức đại diện người lao động thì phải tham khảo ý kiến của tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở khi xây dựng thang lương, bảng lương, cụ thể như sau:

Căn cứ Điều 41 Nghị định 145/2020/NĐ-CP, đối với vụ việc người sử dụng lao động phải tham khảo, trao đổi ý kiến với tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở về thang lương, bảng lương và định mức lao động được thực hiện như sau:

- Người sử dụng lao động có trách nhiệm gửi văn bản kèm theo nội dung cần tham khảo, trao đổi ý kiến đến các thành viên đại diện tham gia đối thoại của bên người lao động;

- Các thành viên đại diện tham gia đối thoại của bên người lao động có trách nhiệm tổ chức lấy ý kiến người lao động do mình đại diện và tổng hợp thành văn bản của từng tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở, nhóm đại diện đối thoại của người lao động để gửi tới người sử dụng lao động; trường hợp nội dung đối thoại liên quan đến quyền, lợi ích của lao động nữ thì cần bảo đảm lấy ý kiến của họ;

- Căn cứ ý kiến của các tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở, nhóm đại diện đối thoại của người lao động, người sử dụng lao động tổ chức đối thoại để thảo luận, trao đổi ý kiến, tham vấn, chia sẻ thông tin về những nội dung người sử dụng lao động đưa ra;

- Số lượng, thành phần tham gia, thời gian, địa điểm tổ chức đối thoại do hai bên xác định theo quy chế dân chủ ở cơ sở tại nơi làm việc;

- Diễn biến đối thoại phải được ghi thành biên bản và có chữ ký của đại diện các bên tham gia đối thoại theo quy định tại khoản 4 Điều 39 Nghị định 145/2020/NĐ-CP;

- Chậm nhất 03 ngày làm việc kể từ khi kết thúc đối thoại, người sử dụng lao động có trách nhiệm công bố công khai tại nơi làm việc những nội dung chính của đối thoại; tổ chức đại diện người lao động (nếu có), nhóm đại diện đối thoại của người lao động (nếu có) phổ biến những nội dung chính của đối thoại đến người lao động là thành viên.

Nếu doanh nghiệp không có tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở thì cũng không buộc phải xin ý kiến của công đoàn cấp trên.

Bước 3. Công khai thang bảng lương tại nơi làm việc trước khi chính thức áp dụng.

Bước 4. Lưu trữ thang bảng lương và hồ sơ giấy tờ liên quan để xuất trình khi cơ quan có thẩm quyền yêu cầu.

Mức phạt liên quan đến xây dựng thang bảng lương

Căn cứ khoản 1 Điều 17 Nghị định 12/2022/NĐ-CP, phạt tiền từ 5.000.000 đồng đến 10.000.000 đồng đối với người sử dụng lao động có một trong các hành vi sau đây:

- Không công bố công khai tại nơi làm việc trước khi thực hiện: thang lương, bảng lương; mức lao động; quy chế thưởng;

- Không xây dựng thang lương, bảng lương hoặc định mức lao động; không áp dụng thử mức lao động trước khi ban hành chính thức;

- Không tham khảo ý kiến của tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở đối với nơi có tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở khi xây dựng thang lương, bảng lương; định mức lao động; quy chế thưởng;

Ngoài ra tại khoản 3 Điều 17 Nghị định 12/2022/NĐ-CP cũng quy định phạt tiền đối với người sử dụng lao động khi có hành vi trả lương cho người lao động thấp hơn mức lương tối thiểu do Chính phủ quy định theo các mức sau đây:

- Từ 20.000.000 đồng đến 30.000.000 đồng đối với vi phạm từ 01 người đến 10 người lao động;

- Từ 30.000.000 đồng đến 50.000.000 đồng đối với vi phạm từ 11 người đến 50 người lao động;

- Từ 50.000.000 đồng đến 75.000.000 đồng đối với vi phạm từ 51 người lao động trở lên.

Lưu ý: Mức phạt tiền quy định đối với các hành vi vi phạm quy định trên là mức phạt đối với cá nhân. Mức phạt tiền đối với tổ chức bằng 02 lần mức phạt tiền đối với cá nhân (Khoản 1 Điều 6 Nghị định 12/2022/NĐ-CP)