Thủ tục cấp bản sao trích lục giấy tờ hộ tịch tại Bộ Ngoại giao

Thủ tục cấp bản sao trích lục giấy tờ hộ tịch tại Bộ Ngoại giao (Hình từ Internet)

Thủ tục cấp bản sao trích lục giấy tờ hộ tịch tại Bộ Ngoại giao

Mục A.4 phần II Quyết định 1275/QĐ-BNG năm 2024 quy định thủ tục cấp bản sao trích lục giấy tờ hộ tịch tại Bộ Ngoại giao dựa trên Thông tư 07/2023/TT-BNG hướng dẫn việc đăng ký và quản lý hộ tịch tại Cơ quan đại diện ngoại giao, Cơ quan đại diện lãnh sự của Việt Nam ở nước ngoài. Cụ thể như sau:

(1) Chuẩn bị hồ sơ:

- Thành phần hồ sơ:

+ 01 Tờ khai cấp bản sao trích lục giấy tờ hộ tịch theo Mẫu.

+ Xuất trình bản chính giấy tờ tùy thân của người nộp hồ sơ (để đối chiếu). (*)

+ Bản chính Giấy ủy quyền (phải được công chứng, chứng thực theo quy định của pháp luật) đối với trường hợp người nộp hồ sơ không phải là người yêu cầu giải quyết thủ tục hành chính (TTHC). Trường hợp người được ủy quyền là ông, bà, cha, mẹ, con, vợ, chồng, anh, chị, em ruột của người đề nghị giải quyết TTHC thì văn bản ủy quyền không phải công chứng, chứng thực, nhưng phải xuất trình bản chính (hoặc bản sao có chứng thực) giấy tờ chứng minh mối quan hệ với người yêu cầu. (**)

+ Bản chụp (đương sự xuất trình bản chính để đối chiếu) hoặc bản sao có chứng thực của giấy tờ hộ tịch yêu cầu cấp bản sao trích lục (nếu có).

+ Trường hợp hồ sơ được nộp qua hệ thống bưu chính, thì phải kèm 01 bản sao có chứng thực các giấy tờ quy định tại mục (*) và giấy tờ chứng minh quan hệ tại mục (**) nêu trên.

+ Người có yêu cầu cấp bản sao Trích lục hộ tịch thực hiện việc nộp/xuất trình (theo hình thức trực tiếp) hoặc tải lên (theo hình thức trực tuyến) các giấy tờ nêu trên.

- Số lượng hồ sơ: Một (01) bộ

(2) Trình tự thực hiện:

Bước 1: Cá nhân chuẩn bị hồ sơ theo quy định và nộp hồ sơ tại Bộ phận Một cửa của Bộ Ngoại giao.

Bước 2: Bộ phận Một cửa tiếp nhận và kiểm tra tính hợp lệ, đầy đủ của hồ sơ:

- Trường hợp hồ sơ không thuộc phạm vi giải quyết, Bộ phận Một cửa hướng dẫn tổ chức, cá nhân liên hệ với cơ quan có thẩm quyền để giải quyết theo quy định.

- Trường hợp hồ sơ chưa hợp lệ, chưa đầy đủ, Bộ phận Một cửa hướng dẫn tổ chức, cá nhân bổ sung, hoàn thiện hồ sơ theo quy định và trả lại hồ sơ kèm “Phiếu yêu cầu bổ sung, hoàn thiện hồ sơ”. Việc yêu cầu bổ sung, hoàn thiện hồ sơ cần cụ thể, đầy đủ một lần để tổ chức, cá nhân bổ sung đầy đủ, chính xác. Thời hạn giải quyết TTHC được tính từ ngày hồ sơ được bổ sung, hoàn thiện đầy đủ theo quy định.

- Trường hợp hồ sơ không đủ điều kiện giải quyết theo quy định, Bộ phận Một cửa từ chối nhận hồ sơ và trả lại hồ sơ kèm “Phiếu từ chối tiếp nhận giải quyết hồ sơ” cho tổ chức, cá nhân.

- Trường hợp hồ sơ hợp lệ, đủ điều kiện giải quyết, Bộ phận Một cửa tiến hành nhận hồ sơ, in “Giấy tiếp nhận hồ sơ và hẹn trả kết quả” và chuyển hồ sơ đến Đơn vị chuyên môn để giải quyết theo thẩm quyền.

Bước 3: Đơn vị chuyên môn giải quyết và trả kết quả cho Bộ phận Một cửa theo quy định:

- Trường hợp hồ sơ phải bổ sung, hoàn thiện theo quy định, Đơn vị chuyên môn thông báo bằng văn bản, ghi rõ lý do, nội dung cần bổ sung theo mẫu “Phiếu yêu cầu bổ sung, hoàn thiện hồ sơ” để gửi cho tổ chức, cá nhân thông qua Bộ phận Một cửa. Việc yêu cầu bổ sung, hoàn thiện hồ sơ chỉ được thực hiện một (01) lần. Thời hạn giải quyết TTHC được tính lại từ đầu, sau khi nhận đầy đủ hồ sơ.

- Trường hợp không thể trả kết quả đúng thời hạn hoặc hồ sơ phải xác minh với Cơ quan đại diện Việt Nam ở nước ngoài: Đơn vị chuyên môn thông báo bằng văn bản cho Bộ phận Một cửa và gửi văn bản xin lỗi tổ chức, cá nhân, trong đó ghi rõ lý do quá hạn và thời gian sẽ trả kết quả theo mẫu “Phiếu xin lỗi và hẹn lại ngày trả kết quả”. Việc hẹn lại ngày trả kết quả được thực hiện không quá một (01) làn.

- Trường hợp hồ sơ không đủ điều kiện giải quyết: Đơn vị chuyên môn trả lại hồ sơ, kèm văn bản nêu rõ lý do không giải quyết hồ sơ theo mẫu “Phiếu từ chối tiếp nhận giải quyết hồ sơ” để gửi cho tổ chức, cá nhân thông qua Bộ phận Một cửa.

- Trường hợp hồ sơ đủ điều kiện giải quyết, Đơn vị chuyên môn giải quyết và trả kết quả cho Bộ phận Một cửa đúng thời gian quy định.

Bước 4: Sau khi nhận kết quả giải quyết TTHC từ Đơn vị chuyên môn, Bộ phận Một cửa kiểm tra lại các thông tin và trả kết quả cho tổ chức, cá nhân.

Trường hợp hồ sơ không đủ điều kiện giải quyết, Bộ phận Một cửa giải thích rõ cho tổ chức, cá nhân về lý do từ chối giải quyết hồ sơ theo nội dung trong “Phiếu từ chối tiếp nhận giải quyết hồ sơ” của Đơn vị chuyên môn.

(3) Cách thức thực hiện:

- Người có yêu cầu cấp bản sao Trích lục hộ tịch trực tiếp nộp hồ sơ hoặc ủy quyền cho người khác trực tiếp nộp tại Bộ phận Một cửa của Bộ Ngoại giao hoặc thông qua hệ thống bưu chính công ích.

- Qua môi trường điện tử trong trường hợp cơ sở hạ tầng kỹ thuật của Bộ Ngoại giao cho phép.

(4) Thời hạn giải quyết:

- Đối với hồ sơ hợp lệ, đủ điều kiện giải quyết: trong ngày làm việc. Trường hợp hồ sơ được nộp sau 15 giờ thì trả kết quả trong ngày làm việc tiếp theo.

- Đối với hồ sơ phải xác minh: không quá 02 ngày làm việc, kể từ ngày nhận được kết quả trả lời của Cơ quan đại diện Việt Nam ở nước ngoài.

(5) Đối tượng thực hiện thủ tục hành chính:

Công dân Việt Nam đã đăng ký hộ tịch tại Cơ quan đại diện Việt Nam ở nước ngoài nay về cư trú tại Việt Nam.

(6) Cơ quan giải quyết thủ tục hành chính: Cục Lãnh sự, Bộ Ngoại giao.

(7) Kết quả thực hiện thủ tục hành chính: Bản sao trích lục giấy tờ hộ tịch.

(8) Phí, lệ phí: 8,000 VNĐ/bản.

Trần Trọng Tín