Thủ tục sao y, sao lục, trích sao văn bản

Thủ tục sao y, sao lục, trích sao văn bản (Hình từ Internet)

Ngày 23/04/2025 Bộ văn hóa, Thể thao và Du lịch ban hành Quyết định 1139/QĐ-BVHTTDL Về việc công bố thủ tục hành chính nội bộ lĩnh vực văn phòng giữa các cơ quan, đơn vị thuộc Bộ Văn hóa, Thể thao và Du lịch.

Quyết định 1139/QĐ-BVHTTDL

1. Thủ tục sao y, sao lục, trích sao văn bản

Thủ tục sao y, sao lục, trích sao văn bản ban hành kèm Quyết định 1139/QĐ-BVHTTDL như sau:

(1) Trình tự thực hiện: 

- Các cá nhân, đơn vị có yêu cầu sao y, sao lục, trích sao văn bản gửi đề nghị đến người có thẩm quyền sao văn bản theo quy định sau: 

+ Chánh Văn phòng Bộ, Trưởng phòng phụ trách công tác văn thư (Văn phòng Bộ) được ký sao các văn bản do Bộ, Văn phòng Bộ phát hành và văn bản do các cơ quan, tổ chức khác gửi đến Bộ, Văn phòng Bộ. 

+ Chánh Văn phòng các Cục được ký sao các văn bản do Bộ phát hành (liên quan đến lĩnh vực được phân công) và văn bản do các cơ quan, tổ chức khác gửi đến Cục. 

- Việc sao, chụp tài liệu, vật chứa bí mật nhà nước được thực hiện theo quy định của pháp luật về bảo vệ bí mật nhà nước. 

(2) Cách thức thực hiện: Sao văn bản giấy hoặc văn bản điện tử. 

(3) Thành phần, số lượng hồ sơ: Không quy định. 

(4) Thời hạn giải quyết: Không quy định. 

(5) Đối tượng thực hiện: Các cơ quan, đơn vị thuộc Bộ. 

(6) Thẩm quyền giải quyết: Chánh Văn phòng Bộ, Trưởng phòng phụ trách công tác văn thư (Văn phòng Bộ), Chánh Văn phòng Cục. 

(7) Mẫu văn bản, tài liệu: Không quy định. 

(8) Kết quả thực hiện: Bản sao. 

(9) Yêu cầu, điều kiện: Không quy định. 

(10) Căn cứ pháp lý: 

- Nghị định 30/2020/NĐ-CP ngày 05/3/2020 của Chính phủ về công tác văn thư.

- Quyết định 3568/QĐ-BVHTTDL ngày 30/11/2020 của Bộ trưởng Bộ Văn hóa, Thể thao và Du lịch ban hành quy chế công tác văn thư của Bộ Văn hóa, Thể thao và Du lịch.

2. Giá trị pháp lý của văn bản sao y, sao lục, trích sao

Tại Điều 25 Nghị định 30/2020/NĐ-CP quy định các hình thức bản sao như sau:

- Sao y gồm: Sao y từ văn bản giấy sang văn bản giấy, sao y từ văn bản điện tử sang văn bản giấy, sao y từ văn bản giấy sang văn bản điện tử.

+ Sao y từ văn bản giấy sang văn bản giấy được thực hiện bằng việc chụp từ bản gốc hoặc bản chính văn bản giấy sang giấy.

+ Sao y từ văn bản điện tử sang văn bản giấy được thực hiện bằng việc in từ bản gốc văn bản điện tử ra giấy.

+ Sao y từ văn bản giấy sang văn bản điện tử được thực hiện bằng việc số hóa văn bản giấy và ký số của cơ quan, tổ chức.

- Sao lục

+ Sao lục gồm: Sao lục từ văn bản giấy sang văn bản giấy, sao lục từ văn bản giấy sang văn bản điện tử, sao lục từ văn bản điện tử sang văn bản giấy.

+ Sao lục được thực hiện bằng việc in, chụp từ bản sao y.

- Trích sao

+ Trích sao gồm: Trích sao từ văn bản giấy sang văn bản giấy, trích sao từ văn bản giấy sang văn bản điện tử, trích sao từ văn bản điện tử sang văn bản điện tử, trích sao từ văn bản điện tử sang văn bản giấy.

+ Bản trích sao được thực hiện bằng việc tạo lập lại đầy đủ thể thức, phần nội dung văn bản cần trích sao.

- Thể thức và kỹ thuật trình bày bản sao y, sao lục, trích sao được thực hiện theo quy định tại Phụ lục I Nghị định 30/2020/NĐ-CP.

Ngoài ra Điều 26 Nghị định 30/2020/NĐ-CP quy định như sau:

Bản sao y, bản sao lục và bản trích sao được thực hiện theo đúng quy định tại Nghị định này có giá trị pháp lý như bản chính.

Như vậy, bản trích sao văn bản cũng như bản sao y hay bản sao lục nếu được thực hiện theo đúng quy định của pháp luật thì có giá trị pháp lý tương đương như bản chính.

Nguyễn Thị Mỹ Quyền