Đã có Thông tư 05/2025/TT-BNV quy định nghiệp vụ lưu trữ tài liệu lưu trữ số từ 01/7/2025

Đã có Thông tư 05/2025/TT-BNV quy định nghiệp vụ lưu trữ tài liệu lưu trữ số từ 01/7/2025 (Hình từ văn bản)

Ngày 14/5/2025, Bộ trưởng Bộ Nội vụ ban hành Thông tư 05/2025/TT-BNV quy định nghiệp vụ lưu trữ tài liệu lưu trữ số.

Thông tư 05/2025/TT-BNV

Đã có Thông tư 05/2025/TT-BNV quy định nghiệp vụ lưu trữ tài liệu lưu trữ số

Theo đó, cấu trúc dữ liệu tài liệu lưu trữ số theo Điều 4 Thông tư 05/2025/TT-BNV như sau:

- Dữ liệu tài liệu lưu trữ số gồm dữ liệu của phông lưu trữ, dữ liệu của hồ sơ lưu trữ và dữ liệu của tài liệu lưu trữ

+ Dữ liệu của phông lưu trữ gồm: mã phông, công trình, sưu tập lưu trữ; tên phông, công trình, sưu tập lưu trữ; trạng thái (đóng, mở); lịch sử đơn vị hình thành phông; thời gian tài liệu; tổng số tài liệu; phương án phân loại hoặc các nhóm tài liệu chủ yếu; ngôn ngữ; chế độ dự phòng; ghi chú.

+ Dữ liệu của hồ sơ lưu trữ gồm: mã hồ sơ; tiêu đề hồ sơ; thời hạn lưu trữ; mức độ tiếp cận; ngôn ngữ; thời gian bắt đầu; thời gian kết thúc; từ khóa; tổng số tài liệu trong hồ sơ; số lượng tờ (đối với hồ sơ số hóa); số lượng trang; tình trạng vật lý (đối với hồ sơ số hóa); ký hiệu thông tin; mức độ tin cậy; mã hồ sơ gốc giấy (đối với hồ sơ số hóa); chế độ lập tài liệu lưu trữ dự phòng; tình trạng lập tài liệu lưu trữ dự phòng; tệp tin hồ sơ (trường hợp số hóa cả hồ sơ thành một tệp tin); ghi chú.

+ Dữ liệu của tài liệu lưu trữ gồm: mã định danh tài liệu; mã lưu trữ tài liệu; thời hạn lưu trữ; tên loại tài liệu; số của tài liệu; ký hiệu của tài liệu; ngày tháng năm ban hành tài liệu; tên cơ quan, tổ chức, cá nhân ban hành tài liệu; trích yếu nội dung; ngôn ngữ; số lượng trang; số lượng tờ (đối với tài liệu số hóa); ký hiệu thông tin; từ khóa; mức độ tiếp cận; mức độ tin cậy; bút tích (đối với tài liệu số hóa); tình trạng vật lý (đối với tài liệu số hóa); quy trình xử lý (đối với tài liệu  gốc điện tử); chế độ lập tài liệu lưu trữ dự phòng; tình trạng lập tài liệu lưu trữ dự phòng; tệp tin tài liệu; ghi chú.

+ Dữ liệu của tài liệu lưu trữ phim, ảnh (không bao gồm dữ liệu tại điểm c khoản 1 Điều 4 Thông tư 05/2025/TT-BNV) gồm: mã lưu trữ tài liệu; thời hạn lưu trữ; phân loại (âm bản gốc, dương bản); số lưu trữ; ký hiệu thông tin; tên sự kiện; tiêu đề phim, ảnh; tác giả; địa điểm chụp; thời gian chụp; màu sắc; cỡ phim, ảnh; tài liệu đi kèm; mức độ tiếp cận; tình trạng vật lý; chế độ lập tài liệu lưu trữ dự phòng; tình trạng lập tài liệu lưu trữ dự phòng; tệp tin tài liệu; ghi chú.

+ Dữ liệu của tài liệu lưu trữ ghi âm, ghi hình (không bao gồm dữ liệu tại điểm c khoản 1 Điều 4 Thông tư 05/2025/TT-BNV ) gồm: mã lưu trữ tài liệu; thời hạn lưu trữ; phân loại (âm thanh, video); số lưu trữ; ký hiệu thông tin; tên sự kiện; tiêu đề âm thanh, video; tác giả; địa điểm; thời gian; ngôn ngữ; thời lượng; tài liệu đi kèm; mức độ tiếp cận; chất lượng âm thanh, video; tình trạng vật lý; chế độ lập tài liệu lưu trữ dự phòng; tình trạng lập tài liệu lưu trữ dự phòng; tệp tin tài liệu; ghi chú.

- Dữ liệu của tài liệu lưu trữ số được đóng thành các gói khác nhau theo cấu trúc dữ liệu cụ thể phù hợp với từng nghiệp vụ lưu trữ. 

Xem thêm tại Thông tư 05/2025/TT-BNV có hiệu lực thi hành kể từ ngày 01/7/2025.

Bãi bỏ Thông tư 02/2019/TT-BNV quy định tiêu chuẩn dữ liệu thông tin đầu vào và yêu cầu bảo quản tài liệu lưu trữ điện tử.

Trường hợp hồ sơ, tài liệu lưu trữ số đã hình thành trong Hệ thống có cấu trúc dữ liệu theo quy định tại Thông tư 02/2019/TT-BNV vẫn tiếp tục được lưu trữ cho đến khi được chuyển đổi sang cấu trúc dữ liệu theo quy định tại Thông tư này.

Trường hợp Hệ thống đã được xây dựng đáp ứng yêu cầu quản lý tài liệu lưu trữ theo quy định tại Thông tư 02/2019/TT-BNV, cơ quan, tổ chức có trách nhiệm nâng cấp đáp ứng yêu cầu quy định tại Thông tư 05/2025/TT-BNV, bảo đảm thực hiện phục vụ độc giả sử dụng tài liệu lưu trữ trực tuyến toàn trình.

Trường hợp nghiệp vụ lưu trữ tài liệu lưu trữ số chưa được quy định tại Thông tư 05/2025/TT-BNV, cơ quan, tổ chức, cá nhân thực hiện theo quy định chung về nghiệp vụ lưu trữ tại Luật Lưu trữ, các quy định của pháp luật khác có liên quan và hướng dẫn nghiệp vụ của cơ quan có thẩm quyền.