Những lưu ý về cập nhật địa chỉ doanh nghiệp do thay đổi địa giới hành chính

Những lưu ý về cập nhật địa chỉ doanh nghiệp do thay đổi địa giới hành chính (Hình từ internet)

1. Doanh nghiệp không bắt buộc phải thay đổi địa chỉ mới do thay đổi địa giới hành chính

Theo Công văn 4370/BTC-DNTN năm 2025 về việc hướng dẫn công tác đăng ký kinh doanh trường hợp có thay đổi địa giới hành chính thì: 

- Doanh nghiệp tiếp tục sử dụng Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp; Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động chi nhánh/văn phòng đại diện/địa điểm kinh doanh đã được cấp.

- Cơ quan đăng ký kinh doanh không được yêu cầu doanh nghiệp đăng ký thay đổi thông tin về địa chỉ do thay đổi địa giới hành chính. Doanh nghiệp cập nhật thông tin về địa chỉ do thay đổi địa giới hành chính trên Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động chi nhánh/văn phòng đại diện/địa điểm kinh doanh khi có nhu cầu hoặc thực hiện đồng thời khi đăng ký thay đổi, thông báo thay đổi nội dung khác trong đăng ký doanh nghiệp.

Như vậy, theo quy định nêu trên, không bắt buộc doanh nghiệp phải đăng ký thay đổi thông tin về địa chỉ do thay đổi địa giới hành chính. Theo đó, doanh nghiệp chỉ thực hiện thay đổi địa giới hành chính khi có nhu cầu hoặc thực hiện đồng thời khi đăng ký thay đổi, thông báo thay đổi nội dung khác trong đăng ký doanh nghiệp.

2. Điều chỉnh Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp khi địa chỉ thay đổi do thay đổi địa giới hành chính

Việc thay đổi thông tin địa chỉ doanh nghiệp do thay đổi địa giới hành chính sẽ làm thay đổi nội dung Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp nhưng không thuộc trường hợp đăng ký thay đổi trụ sở chính của doanh nghiệp (chuyển sang địa chỉ khác).

Do đó, trong trường hợp này, doanh nghiệp cần thực hiện thủ tục cập nhật, bổ sung thông tin trong hồ sơ đăng ký doanh nghiệp với nội dung cập nhật địa chỉ của doanh nghiệp do thay đổi về địa giới hành chính theo quy định tại khoản 2 Điều 57 Nghị định 168/2025/NĐ-CP như sau: 

2. Trường hợp thay đổi địa giới hành chính làm thay đổi địa chỉ trụ sở chính, địa chỉ chi nhánh, văn phòng đại diện, địa điểm kinh doanh của doanh nghiệp thì doanh nghiệp không bắt buộc phải thực hiện thủ tục đăng ký thay đổi địa chỉ với Cơ quan đăng ký kinh doanh cấp tỉnh. Doanh nghiệp gửi thông báo đề nghị bổ sung, cập nhật thông tin đến Cơ quan đăng ký kinh doanh cấp tỉnh để được xem xét cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động chi nhánh, văn phòng đại diện, Giấy chứng nhận đăng ký địa điểm kinh doanh đã được cập nhật thông tin về địa chỉ khi có nhu cầu hoặc khi đăng ký thay đổi, thông báo thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp.

3. Doanh nghiệp không phải trả lệ phí khi cập nhật địa chỉ mới do thay đổi địa giới hành chính 

Theo khoản 3 Điều 57 Nghị định 168/2025/NĐ-CP, thì doanh nghiệp không phải trả lệ phí đăng ký doanh nghiệp và phí công bố nội dung đăng ký doanh nghiệp trong trường hợp doanh nghiệp cập nhật, bổ sung thông tin sau:

- Số điện thoại, số fax, thư điện tử, website của doanh nghiệp;

- Địa chỉ trụ sở chính của doanh nghiệp và địa chỉ chi nhánh, văn phòng đại diện, địa điểm kinh doanh do thay đổi về địa giới hành chính;

- Trường hợp doanh nghiệp cập nhật, bổ sung các thông tin trong hồ sơ đăng ký doanh nghiệp mà không làm thay đổi nội dung Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động chi nhánh, văn phòng đại diện, Giấy chứng nhận đăng ký địa điểm kinh doanh và không thuộc các trường hợp thông báo thay đổi quy định từ Điều 49 đến Điều 54 Nghị định 168/2025/NĐ-CP.

4. Về hóa đơn điện tử: Không bắt buộc cập nhật địa chỉ mới

Theo Công văn 11984/TB-CCTKV02 năm 2025, Chi Cục thuế Khu vực II đã có thông báo: 

Cơ quan thuế đã cập nhật lại thông tin địa chỉ của người nộp thuế trên hệ thống cơ sở dữ liệu của ngành thuế theo danh mục địa bàn hành chính mới (cấp tỉnh, cấp xã).

Việc thay đổi địa chỉ của người nộp thuế theo danh mục địa bàn hành chính mới không bắt buộc người nộp thuế phải điều chỉnh thông tin trên Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh. Do vậy, Thông báo này là căn cứ để người nộp thuế giải trình với cơ quan có liên quan hoặc giải thích với khách hàng trong trường hợp địa chỉ ghi trên hóa đơn là địa chỉ do cơ quan thuế đã cập nhật theo danh mục địa bàn hành chính mới nhưng thông tin trên Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh vẫn là địa chỉ theo danh mục địa bàn hành chính cũ. Trường hợp người nộp thuế có nhu cầu cập nhật Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh, đề nghị người nộp thuế thực hiện thủ tục theo quy định với cơ quan đăng ký kinh doanh.

Như vậy, doanh nghiệp không bắt buộc phải điều chỉnh địa chỉ trên Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh nếu không có nhu cầu.

Trường hợp địa chỉ trên hóa đơn là địa chỉ mới do cơ quan thuế cập nhật, doanh nghiệp có thể sử dụng thông báo của cơ quan thuế làm căn cứ giải trình với khách hàng hoặc cơ quan liên quan.

Theo khoản 4 và 5 Điều 10 Nghị định 123/2020/NĐ-CP (được sửa đổi, bổ sung tại Nghị định 70/2025/NĐ-CP) địa chỉ trên hóa đơn phải phù hợp với thông tin trên giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp. Tuy nhiên, nếu địa chỉ mới đã được cơ quan thuế cập nhật, doanh nghiệp vẫn có thể sử dụng hóa đơn mà không bị coi là sai phạm.

5. Về con dấu: Không bị ảnh hưởng bởi thay đổi địa chỉ

Theo Điều 43 Luật Doanh nghiệp 2020 quy định về dấu của doanh nghiệp như sau: 

- Dấu bao gồm dấu được làm tại cơ sở khắc dấu hoặc dấu dưới hình thức chữ ký số theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử.

- Doanh nghiệp quyết định loại dấu, số lượng, hình thức và nội dung dấu của doanh nghiệp, chi nhánh, văn phòng đại diện và đơn vị khác của doanh nghiệp.

- Việc quản lý và lưu giữ dấu thực hiện theo quy định của Điều lệ công ty hoặc quy chế do doanh nghiệp, chi nhánh, văn phòng đại diện hoặc đơn vị khác của doanh nghiệp có dấu ban hành. Doanh nghiệp sử dụng dấu trong các giao dịch theo quy định của pháp luật.

Như vậy, doanh nghiệp tự quản lý con dấu và không phải thông báo với cơ quan nhà nước. Do đó, khi thay đổi địa giới hành chính không ảnh hưởng đến tính hợp lệ của con dấu hiện tại.