Vừa qua, Bảo hiểm xã hội Thành phố Hồ Chí Minh ban hành đã ban hành Thông báo 1461/TB-BHXH ngày 05/4/2023 và Thông báo 1553/TB-BHXH ngày 11/4/2023 ban hành, điều chỉnh Quy trình và Phiếu giao nhận theo cơ chế một cửa, trong đó có các quy trình giải quyết các chế độ BHXH sau:
Quy trình giải quyết trợ cấp một lần đối với người đang hưởng lương hưu, trợ cấp BHXH hàng tháng ra nước ngoài để định cư, nộp hồ sơ tại BHXH quận huyện (Quy trình 209)
Bước 1: Bộ phận TN và TKQ. Thời hạn 0,5 ngày làm việc.
- Tiếp nhận hồ sơ và kiểm tra đảm bảo đầy đủ thành phần, tính toàn vẹn của hồ sơ theo Giấy tiếp nhận hồ sơ và hẹn trả kết quả 209. Hồ sơ không đúng, không đủ thành phần thì trả cho người nộp kèm theo phiếu hướng dẫn hoàn thiện hồ sơ.
Vào phần mềm TST, kiểm tra số chứng minh nhân dân, số thẻ căn cước công dân của người lao động:
Nếu dữ liệu TST chưa cập nhật số CCCD/số ĐDCN: đề nghị người tham gia bổ sung thẻ CCCD/giấy thông báo số ĐDCN (ảnh chụp bản chính hoặc bản sao) để đính kèm vào phần mềm TNHS.
Thực hiện tiếp nhận hồ sơ theo đúng nội dung hướng dẫn tại Công văn 2373/BHXH-VP ngày 29/8/2022 của BHXH Việt Nam về việc chấn chỉnh và hướng dẫn một số nội dung trong công tác tiếp nhận, giải quyết, trả kết quả TTHC.
- Đối với người lao động ủy quyền cho người khác làm thủ tục hưởng hoặc làm thủ tục hưởng và nhận thay chế độ BHXH thì phải kiểm soát chặt chẽ tính pháp lý của giấy tờ ủy quyền để đảm bảo giải quyết đúng đối tượng hưởng. Thực hiện việc tiếp nhận hồ sơ trên cơ sở nội dung của văn bản ủy quyền theo quy định của pháp luật.
Chuyển lên Bộ phận Chế độ BHXH văn bản Ủy quyền (bản chính) trong trường hợp người lao động nhận tiền qua tài khoản ATM hoặc nhận tiền mặt tại cơ quan BHXH.
- Thực hiện số hóa tất cả hồ sơ giấy đã tiếp nhận (bao gồm cả CMND/CCCD/Hộ chiếu (bản chính), Ủy quyền (bản chính)) trừ sổ BHXH.
- Chuyển hồ sơ cho Bộ phận Chế độ BHXH.
- Nhập thông tin giao, nhận hồ sơ vào phần mềm TNHS.
Bước 2: Bộ phận Chế độ BHXH; Thu-Sổ, Thẻ. Thời hạn 04 ngày làm việc.
Bước 2.1: Bộ phận Chế độ BHXH. Thời hạn 0,5 ngày làm việc.
- Tiếp nhận hồ sơ từ Bộ phận TN và TKQ chuyển đến.
- Truy cập vào dữ liệu hồ sơ lưu trữ của BHXH Việt Nam theo đường dẫn: https://luutruhsdt.baohiemxahoi.gov.vn để có thông tin lưu trữ của hồ sơ đang giải quyết.
Trường hợp không có thông tin hồ sơ trong phần mềm lưu trữ: BHXH quận, huyện lập danh sách kèm văn bản gửi về phòng QLHS. Phòng QLHS sẽ gửi file scan và chuyển cho BHXH quận, huyện thông qua hệ thống eoffice trong 0,5 ngày làm việc.
- Truy cập vào Hệ thống TCS:
+ Đối chiếu dữ liệu, cập nhật giảm chi trả đối với người đang hưởng lương hưu, trợ cấp hàng tháng ra nước ngoài để định cư. Cuối tháng tổng hợp danh sách phát sinh giảm trong tháng trình Ban giám đốc ký số Danh sách 8-CBH chuyển Phòng Chế độ BHXH (Bộ phận Quản lý đối tượng).
+ Đối chiếu thông tin dữ liệu trên TCS với thông tin trên hồ sơ hưu trí hoặc trợ cấp BHXH hàng tháng:
Trường hợp thông tin dữ liệu trên hệ thống TCS và thông tin trên hồ sơ khớp đúng, không sai sót, dữ liệu quá trình tham gia đã được cập nhật đầy đủ trên hệ thống thì thực hiện chuyển tiếp Bước 2.3.
Trường hợp chưa có dữ liệu trên hệ thống, dữ liệu chưa đầy đủ, dữ liệu và thông tin trên hồ sơ hưu trí không thống nhất chưa đảm bảo căn cứ để giải quyết hưởng thì lập Phiếu đề nghị Mẫu số 21-HSB kèm hồ sơ chuyển Bộ phận Thu-Sổ, Thẻ trên phần mềm TNHS để thực hiện tiếp Bước 2.2 trước khi thực hiện việc xét duyệt hồ sơ hưởng BHXH một lần.
- Cập nhật thông tin giao, nhận hồ sơ vào phần mềm TNHS
Bước 2.2: Bộ phận Thu-Sổ, Thẻ. Thời hạn 1,5 ngày làm việc.
Tiếp nhận Mẫu 21-HSB kèm hồ sơ từ Bộ phận chế độ trên phần mềm TNHS:
* Trường hợp dữ liệu và hồ sơ khớp đúng:
- Trường hợp sổ BHXH chưa đồng bộ hoặc mã số BHXH đang có trạng thái GT: căn cứ số CCCD/số ĐDCN thực hiện rà soát, hoàn thiện mã số và đồng bộ mã số hoặc hủy GT theo đúng nguyên tắc chọn giữ lại là mã số BHXH đang hưởng hưu trí.
- Thu hồi xác nhận HT.
- Cập nhật bổ sung vào dữ liệu thu quá trình BHXH đúng theo dữ liệu chính sách đã duyệt hưu trí.
- Cập nhật dữ liệu in tờ rời sổ BHXH xác nhận tổng thời gian đóng BHXH theo phương án HT.
- Đính kèm vào phần mềm TNHS (nếu có): Mẫu D09a danh sách in tờ bìa, tờ rời sổ (nếu có).
- Thực hiện xác nhận tổng thời gian đóng BHXH theo phương án HT.
- Chuyển toàn bộ hồ sơ Bộ phận Chế độ BHXH.
* Trường hợp dữ liệu và hồ sơ không khớp đúng:
Lập phiếu Yêu cầu bổ sung, hoàn thiện hồ sơ (Mẫu số 02) ghi rõ nội dung yêu cầu, kèm hồ sơ chuyển trả cho Bộ phận Chế độ.
Bước 2.3: Bộ phận Chế độ BHXH. Thời hạn 2.0 ngày làm việc.
- Giải quyết hồ sơ:
+ Truy cập vào hệ thống TCS, cập nhật thông tin, đối chiếu dữ liệu để xét duyệt. Trình Ban giám đốc ký số Quyết định về việc hưởng trợ cấp một lần (Mẫu số 07D-HSB) kèm toàn bộ hồ sơ để Ban giám đốc kiểm tra lại lần cuối trước khi thực hiện ký số trên TCS.
+ Sau khi Ban giám đốc ký hồ sơ, thực hiện in 02 bản Quyết định về việc hưởng trợ cấp một lần (Mẫu 07D-HSB) chuyển văn thư đóng dấu.
- Lập danh sách chi trả:
+ Hàng ngày, căn cứ dữ liệu giải quyết hưởng BHXH một lần, quyết định của cơ quan nhà nước có thẩm quyền về việc khấu trừ tiền BHXH (nếu có), lập Danh sách C97-HD theo phân cấp với các hình thức: Chi trả qua tài khoản cá nhân, chi trả trực tiếp bằng tiền mặt tại cơ quan BHXH, trình lãnh đạo phê duyệt.
+ Thực hiện in 02 danh sách C97-HD kèm đơn đề nghị mẫu 14-HSB (bản photo) của các trường hợp trong danh sách và văn bản ủy quyền bản chính (trường hợp nhận tiền mặt tại cơ quan BHXH) chuyển đến Bộ phận kế toán. Đồng thời bấm chuyển danh sách C97-HD tương ứng từ phần mềm TCS sang phần mềm KTTT.
- Kết xuất báo cáo:
+ Ngày làm việc đầu tiên hàng tháng thực hiện khóa số liệu và kết xuất báo cáo theo mẫu số 20-HSB, trình Ban Giám đốc ký số để lưu trên Hệ thống và gửi Phòng Chế độ BHXH.
+ Ngày làm việc đầu tiên của tháng 7, tháng 01 hàng năm hoặc theo yêu cầu đột xuất, lập báo cáo chỉ tiêu thống kê của 6 tháng đầu năm và của năm trước hoặc theo kỳ thống kê đột xuất theo các mẫu số 22-HSB, trình Ban Giám đốc ký số để lưu trên Hệ thống và gửi Phòng Chế độ BHXH.
Việc luân chuyển các quyết định, danh sách, biểu mẫu báo cáo, văn bản trao đổi giữa các bộ phận nghiệp vụ, giữa bộ phận nghiệp vụ đến cán bộ quản lý cấp trên phải thực hiện trên Hệ thống phần mềm quản lý và phải lưu giữ trên Hệ thống; việc phê duyệt phải được thực hiện bằng chữ ký số.
+ Bàn giao hồ sơ: Thời hạn 0,5 ngày làm việc.
++ Bàn giao hồ sơ đã giải quyết cho Bộ phận TN và TKQ gồm: 01 bản Quyết định về việc hưởng trợ cấp một lần (Mẫu số 07D-HSB).
++ Lưu trữ hồ sơ hưởng BHXH một lần gồm: 01 Quyết định hưởng BHXH một lần; Đơn đề nghị mẫu số 14-HSB; Văn bản ủy quyền (Bản chính đối với trường hợp chi qua ATM, bản photo đối với trường hợp nhận bằng tiền mặt) và các giấy tờ khác (nếu có).
Thực hiện chuyển toàn bộ hồ sơ hưởng BHXH một lần cho Phòng quản lý hồ sơ lưu cùng hồ sơ hưu trí theo quy định.
++ Cập nhật thông tin giao, nhận hồ sơ vào phần mềm TNHS.
Bước 3: Bộ phận TN và TKQ, Kế toán. Thời hạn 0,5 ngày làm việc.
- Bộ phận TN và TKQ:
+ Tiếp nhận hồ sơ đã được giải quyết từ Bộ phận Chế độ BHXH.
+ Trả hồ sơ cho người lao động theo hình thức đã đăng ký nhận hồ sơ: trực tiếp theo Phiếu giao nhận hoặc thông qua Bưu điện.
+ Cập nhật thông tin giao, nhận hồ sơ vào phần mềm TNHS.
- Bộ phận Kế toán.
Tiếp nhận hồ sơ giấy kèm danh sách chi trả mẫu C97-HD từ Bộ phận Chế độ BHXH.
+ Đối với trường hợp chi bằng Tiền mặt:
++ Căn cứ vào Quyết định hưởng BHXH một lần; Văn bản ủy quyền bản chính (nếu có); CCCD/ CMND và Danh sách C97-HD.
++ Đề nghị người hưởng ký tên vào Danh sách C97-HD; Đối chiếu chữ ký người hưởng trên Danh sách C97-HD và chữ ký người hưởng trên Đơn đề nghị Mẫu 14-HSB;
++ Đóng dấu đã chi tiền trên quyết định và trả lại quyết định cho người hưởng.
+ Đối với trường hợp chi qua ATM:
++ Trước khi thực hiện chuyển tiền vào tài khoản, liên hệ với người hưởng theo số điện thoại ghi trên Đơn đề nghị Mẫu 14-HSB để kiểm tra lại thông tin và thông báo việc chuyển tiền chế độ BHXH một lần để xác nhận.
++ Căn cứ thông tin trên danh sách C97-HD thực hiện chuyển tiền vào tài khoản cho người hưởng.
Bước 4: Bưu điện:
- Tiếp nhận hồ sơ do cơ quan BHXH chuyển sang.
- Bàn giao hồ sơ cho người lao động theo địa chỉ ghi trên hồ sơ.
Tổng hợp quy trình giải quyết các chế độ BHXH theo cơ chế một cửa tại TPHCM (Hình từ internet)
Bước 1: Bộ phận một cửa. Thời hạn trong ngày làm việc.
- Tiếp nhận hồ sơ theo Giấy tiếp nhận hồ sơ và hẹn trả kết quả 801, Giấy đề nghị nhận chế độ BHXH khi người hưởng từ trần (mẫu số 03-CBH) đối với người hưởng từ trần, số lượng 01 bản chính.
- Kiểm tra hồ sơ theo Giấy tiếp nhận hồ sơ và hẹn trả kết quả: Mẫu số 03-CBH có đầy đủ chữ ký, đúng tên người hưởng, nếu không đúng người được hưởng phải có Giấy ủy quyền làm thủ tục hưởng, nhận thay chế độ BHXH, BHYT, BHTN (mẫu 13-HSB) có chứng thực chữ ký của người ủy quyền của các cơ quan có thẩm quyền.
Trường hợp người hưởng bị phạt tù giam uỷ quyền cho người khác lĩnh thay lập Giấy ủy quyền làm thủ tục hưởng, nhận thay chế độ BHXH, BHYT, BHTN (mẫu 13- HSB) lấy xác nhận của Giám đốc trại giam.
Trường hợp người hưởng chế độ BHXH hàng tháng đang định cư, cư trú tại nước ngoài, hoặc đang đi du lịch, khám chữa bệnh ở nước ngoài không trực tiếp nhận tiền uỷ quyền cho người khác lĩnh thay lập Giấy ủy quyền làm thủ tục hưởng, nhận thay chế độ BHXH, BHYT, BHTN (mẫu 13-HSB) lấy xác nhận của Đại sứ quán hoặc Cơ quan đại diện Việt Nam hoặc chính quyền địa phương ở nước nơi người hưởng đang cư trú.
Giấy ủy quyền bằng tiếng nước ngoài phải kèm theo bản dịch sang tiếng Việt của phòng công chứng để cơ quan BHXH biết, giải quyết.
- Cập nhật vào phần mềm TNHS.
- Chuyển ngay hồ sơ cho bộ phận Chế độ BHXH.
Bước 2: Bộ phận Chế độ BHXH. Thời hạn trong ngày làm việc
- Tiếp nhận Giấy tiếp nhận hồ sơ và hẹn trả kết quả 801 và toàn bộ hồ sơ từ bộ phận một cửa và xác nhận giao nhận hồ sơ trên phần mềm TNHS.
- Kiểm tra, đối chiếu với sổ theo dõi số tiền còn phải trả cho người hưởng lương hưu, trợ cấp BHXH hàng tháng (mẫu S01-CBH) đối với người hưởng chế độ BHXH hàng tháng; kiểm tra, đối chiếu với Sổ tổng hợp chi lương hưu và trợ cấp BHXH (mẫu S84-HD đính kèm theo Công văn 1944/BHXH-KHTC ngày 03/08/2016 về sửa đổi một số chứng từ kế toán) đối với người hưởng chế độ BHXH một lần của năm trước .
- Kiểm tra các thông tin trên các mẫu và tính hợp pháp của hồ sơ.
- Xác nhận, xét duyệt số tiền được hưởng vào mẫu số 03-CBH và trình lãnh đạo ký tên.
- Sau đó, chuyển toàn bộ hồ sơ gồm cho bộ phận KHTC.
Bước 3: Bộ phận KHTC. Thời hạn trong ngày làm việc
- Tiếp nhận hồ sơ đã giải quyết gồm có mẫu số 03-CBH đã được xét duyệt từ bộ phận Chế độ BHXH.
- Cập nhật vào phần mềm TNHS.
- Kiểm tra kỹ CMND hoặc căn cước công dân và thực hiện chi trả ngay cho người hưởng.
- Lưu hồ sơ.
Bước 1: Bộ phận KHTC/Đại lý chi trả. Thời hạn trong ngày làm việc.
- Tiếp nhận hồ sơ theo Giấy tiếp nhận hồ sơ và hẹn trả kết quả 802, Giấy ủy quyền làm thủ tục hưởng, nhận thay chế độ BHXH, BHYT, BHTN (mẫu số 13-HSB ban hành kèm theo Quyết định 166/QĐ-BHXH ngày 31/01/2019) hoặc lập Hợp đồng ủy quyền theo quy định của pháp luật và lấy xác nhận:
+ Người hưởng đang cư trú tại Việt Nam lấy xác nhận của chính quyền địa phương nơi cư trú.
+ Trường hợp người hưởng đang bị tạm giam, phạt tù giam thì lấy xác nhận của chính quyền địa phương nơi cư trú, hoặc xác nhận của cơ quan có thẩm quyền theo quy định của pháp luật.
+ Trường hợp người hưởng đã xuất cảnh, định cư tại nước ngoài hoặc đang cư trú tại nước ngoài lấy xác nhận của: Đại sứ quán Việt Nam hoặc Cơ quan đại diện Việt Nam hoặc chính quyền địa phương ở nước nơi người hưởng đang cư trú (nếu là bản bằng tiếng nước ngoài, khi nộp cho cơ quan BHXH giải quyết phải kèm theo bản dịch sang tiếng Việt của phòng công chứng).
+ Đối với nhận chế độ BHXH hàng tháng: Đến kỳ chi trả, người lĩnh thay nộp Giấy ủy quyền (Mẫu 13-HSB) hoặc Hợp đồng ủy quyền cho đại diện chi trả, xuất trình Chứng minh nhân dân hoặc giấy tờ tùy thân có ảnh và ký nhận tiền trên Danh sách chi trả. Trường hợp người hưởng chế độ BHXH xuất cảnh trái phép hoặc bị Tòa án tuyên bố là mất tích hoặc chết hoặc có căn cứ xác định việc hưởng BHXH không đúng quy định của pháp luật thì người lĩnh thay có trách nhiệm thông báo kịp thời cho đại diện chi trả hoặc BHXH huyện, nếu vi phạm phải hoàn trả số tiền đã nhận và bị xử lý theo quy định của pháp luật.
- Đối với nhận chế độ BHXH một lần, chế độ thai sản: Người lĩnh thay nộp Giấy ủy quyền (mẫu 13-HSB) cho cơ quan BHXH nơi giải quyết, chi trả hoặc Bưu điện huyện để nhận chế độ.
Lưu ý:
- Thời hạn của Giấy ủy quyền theo thỏa thuận của người ủy quyền và người được ủy quyền, nếu không thỏa thuận thì thời hạn ủy quyền là 01 năm kể từ ngày xác lập việc ủy quyền theo quy định của Luật Dân sự.
- Bộ phận KHTC/ đại lý chi trả: kiểm tra nội dung ủy quyền có ghi rõ các thông tin của người được ủy quyền (tên chủ tài khoản, số tài khoản cá nhân, ngân hàng nơi mở tài khoản) đối với trường hợp khi người hưởng có yêu cầu chuyển tiền lương hưu, trợ cấp BHXH của mình vào tài khoản người khác theo hướng dẫn tại mục 1 Công văn 1817/BHXH-TCKT ngày 27/05/2019 về việc hướng dẫn chuyển tiền vào tài khoản người khác. Trường hợp không ghi rõ và cụ thể thì trả cho người nộp kèm theo Phiếu hướng dẫn hoàn thiện hồ sơ.
Bước 2: Bộ phận KHTC/Đại lý chi trả. Thời hạn trong ngày làm việc.
Bộ phận KHTC/Đại lý chi trả tiếp nhận Giấy ủy quyền (Mẫu 13-HSB) hoặc Hợp đồng ủy quyền, kiểm tra Chứng minh nhân dân hoặc Căn cước công dân hoặc giấy tờ tùy thân có ảnh, Phiếu lĩnh lương hưu và chi tiền cho người lĩnh thay.
Đối với trường hợp ủy quyền lĩnh thay lương hưu, trợ cấp BHXH hàng tháng, trợ cấp thất nghiệp bằng tiền mặt: Bộ phận KHTC/ Đại lý chi trả lưu giữ giấy ủy quyền theo Mẫu 13/HSB hoặc hợp đồng ủy quyền cùng danh sách chi trả.
Đối với trường hợp ủy quyền lĩnh thay lương hưu, trợ cấp BHXH hàng tháng, trợ cấp thất nghiệp qua tài khoản cá nhân: Bộ phận KHTC/Đại lý chi trả chuyển giấy ủy quyền theo Mẫu 13-HSB/Hợp đồng ủy quyền cho Bộ phận Chế độ BHXH.
Bước 3: Bộ phận Chế độ BHXH. Thời hạn trong ngày làm việc.
Tiếp nhận giấy ủy quyền theo Mẫu 13-HSB/Hợp đồng ủy quyền từ Bộ phận KHTC/Đại lý chi trả đối với trường hợp ủy quyền lĩnh thay lương hưu, trợ cấp BHXH hàng tháng, trợ cấp thất nghiệp qua tài khoản cá nhân.
Cập nhật thông tin chi trả vào Hệ thống quản lý chính sách.
Bước 1: Bộ phận một cửa. Thời hạn trong ngày làm việc.
- Tiếp nhận hồ sơ theo Giấy tiếp nhận hồ sơ và hẹn trả kết quả 803, thông báo thay đổi thông tin người hưởng (Mẫu 2-CBH).
- Bộ phận một cửa kiểm tra hồ sơ theo Giấy tiếp nhận hồ sơ và hẹn trả kết quả và mẫu 2-CBH phải đúng tên người hưởng, có đầy đủ chữ ký và ghi rõ họ tên.
- Trường hợp người đang hưởng lương hưu, trợ cấp BHXH hàng tháng có hưởng phụ cấp khu vực chuyển sang nơi cư trú mới thuộc địa bàn có phụ cấp khu vực thì phải gửi kèm theo 01 bản phôtô đồng thời xuất trình bản chính sổ hộ khẩu để đối chiếu, xác nhận.
- Nếu có chi phí phát hành thẻ ATM lần đầu, người hưởng nộp chứng từ cho bộ phận kế toán để thanh toán theo quy định.
- Cập nhật vào phần mềm TNHS.
- Chuyển ngay hồ sơ cho bộ phận chế độ BHXH.
Bước 2: Bộ phận Chế độ BHXH:
- Tiếp nhận Giấy tiếp nhận hồ sơ và hẹn trả kết quả 803 và toàn bộ hồ sơ từ bộ phận một cửa và xác nhận giao nhận hồ sơ trên phần mềm TNHS.
- Kiểm tra, đối chiếu hồ sơ. Căn cứ mẫu số 2-CBH để tổng hợp vào mẫu số 9- CBH.
- Trình Giám đốc xét duyệt ký, đóng dấu mẫu số 9-CBH.
- Lưu hồ sơ.
4,062
(028) 3930 3279
Hỗ trợ trực tuyến
0906 22 99 66
