Nghị định 27/2026: Sử dụng số định danh cá nhân làm mã hồ sơ điện tử cán bộ, công chức, viên chức

Từ 01/7/2026, sử dụng số định danh cá nhân làm mã hồ sơ điện tử cán bộ, công chức, viên chức

Ngày 19/01/2026, Chính phủ ban hành Nghị định 27/2026/NĐ-CP quy định về Cơ sở dữ liệu quốc gia về cán bộ, công chức, viên chức.

Cụ thể, tại Điều 16 Nghị định 27/2026/NĐ-CP quy định về hồ sơ điện tử cán bộ, công chức, viên chức bao gồm:

- Sơ yếu lý lịch điện tử;

- Các thành phần hồ sơ khác được tạo lập từ dữ liệu cán bộ, công chức, viên chức.

Theo đó thì mỗi cán bộ, công chức, viên chức có một hồ sơ điện tử được gắn mã định danh duy nhất (mã định danh hồ sơ điện tử) phục vụ công tác quản lý, tra cứu trên môi trường điện tử.

Đồng thời thống nhất sử dụng số định danh cá nhân làm mã định danh hồ sơ điện tử cán bộ, công chức, viên chức.

Thời hạn lưu trữ hồ sơ điện tử thực hiện theo quy định của pháp luật về văn thư, lưu trữ; pháp luật về cán bộ, công chức, viên chức và pháp luật về dữ liệu, bảo đảm duy trì tính toàn vẹn, tính sẵn sàng và khả năng truy cập của dữ liệu.

Như vậy, từ ngày 01/7/2026 thì mỗi cán bộ, công chức, viên chức có một hồ sơ điện tử được gắn mã định danh duy nhất, và mã định danh này cũng chính là số định danh cá nhân. Góp phần tạo thuận lợi cho công tác quản lý cán bộ, công chức, viên chức trong kỷ nguyên số.

Từ 01/7/2026, sử dụng số định danh cá nhân làm mã hồ sơ điện tử cán bộ, công chức, viên chức (Hình từ internet)

Hồ sơ điện tử của cán bộ, công chức được sử dụng thay thế hồ sơ giấy từ 01/7/2026

Một trong những điểm khác đáng chú ý của Nghị định 27/2026/NĐ-CP là quy định thành phần hồ sơ điện tử trong Cơ sở dữ liệu quốc gia về cán bộ, công chức, viên chức được sử dụng thay thế các thành phần hồ sơ giấy, cụ thể:

Khoản 1, 2 Điều 20 Nghị định 27/2026/NĐ-CP quy định thành phần hồ sơ điện tử trong Cơ sở dữ liệu quốc gia về cán bộ, công chức, viên chức được sử dụng thay thế các thành phần hồ sơ giấy trong công tác quản lý cán bộ, công chức, viên chức theo quy định của pháp luật và cấp có thẩm quyền.

Trường hợp do yêu cầu nghiệp vụ phải sử dụng hồ sơ giấy, cơ quan quản lý hoặc cơ quan, đơn vị sử dụng cán bộ, công chức, viên chức khai thác hồ sơ điện tử của cán bộ, công chức, viên chức trên Cơ sở dữ liệu quốc gia về cán bộ, công chức, viên chức, chuyển đổi sang bản giấy để sử dụng.

Việc chuyển đổi sang bản giấy từ hồ sơ điện tử thực hiện theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử. Cán bộ, công chức, viên chức không phải chuẩn bị lại các thành phần hồ sơ đã có trong hồ sơ điện tử.

Cơ sở dữ liệu quốc gia về cán bộ, công chức, viên chức từ 01/7/2026

Căn cứ khoản 1 Điều 3 Nghị định 27/2026/NĐ-CP quy định:

Cơ sở dữ liệu quốc gia về cán bộ, công chức, viên chức là cơ sở dữ liệu dùng chung quốc gia, chứa dữ liệu phản ánh các thông tin chung nhất về cán bộ, công chức, viên chức trong công tác quản lý của các cơ quan, tổ chức, đơn vị; được lưu trữ tập trung, chia sẻ, khai thác sử dụng trên phạm vi toàn quốc.

Cơ sở dữ liệu quốc gia về cán bộ, công chức, viên chức được kết nối, đồng bộ với các hệ thống thông tin quản lý cán bộ, công chức, viên chức để thu thập, cập nhật và thống nhất dữ liệu.

Căn cứ khoản 1 Điều 13 Nghị định 27/2026/NĐ-CP, cơ sở dữ liệu quốc gia về cán bộ, công chức, viên chức có thể được sử dụng cho các trường hợp sau:

- Các cơ quan quản lý, sử dụng cán bộ, công chức, viên chức khai thác và sử dụng Cơ sở dữ liệu quốc gia về cán bộ, công chức, viên chức phục vụ công tác lãnh đạo, chỉ đạo, điều hành của cơ quan có thẩm quyền; công tác định hướng, hoạch định chính sách, chiến lược phát triển; công tác giải quyết thủ tục hành chính, nâng cao chất lượng dịch vụ công và công tác quản lý cán bộ, công chức, viên chức thuộc phạm vi quản lý.

- Bộ Nội vụ khai thác và sử dụng Cơ sở dữ liệu quốc gia về cán bộ, công chức, viên chức phục vụ công tác quản lý nhà nước; công tác thống kê, tổng hợp về biên chế, tổ chức bộ máy, cán bộ, công chức, viên chức; công tác giải quyết thủ tục hành chính, nâng cao chất lượng dịch vụ công; công tác lãnh đạo, chỉ đạo, điều hành của cơ quan có thẩm quyền và công tác hoạch định chính sách, pháp luật, chiến lược phát triển về cán bộ, công chức, viên chức.

- Cán bộ, công chức, viên chức khai thác và sử dụng Cơ sở dữ liệu quốc gia về cán bộ, công chức, viên chức theo quy định tại Nghị định 27/2026/NĐ-CP và quy định của pháp luật về khai thác và sử dụng Cơ sở dữ liệu quốc gia, Cơ sở dữ liệu tổng hợp quốc gia, bao gồm:

+ Tra cứu, trích xuất thông tin, dữ liệu, hồ sơ điện tử cán bộ, công chức, viên chức; Sơ yếu lý lịch điện tử, trích ngang, trích lục hồ sơ điện tử, thông tin quá trình công tác, diễn biến tiền lương, kết quả thực hiện nhiệm vụ; thi đua, khen thưởng; quá trình đào tạo, bồi dưỡng;

+ Thông báo về việc thực hiện quyền, nghĩa vụ của cán bộ, công chức, viên chức: nâng lương theo niên hạn, hết thời hạn bổ nhiệm, cập nhật hồ sơ điện tử; khảo sát ý kiến cán bộ, công chức, viên chức; thông tin văn bản, chính sách liên quan tới cán bộ, công chức, viên chức và các nội dung khác theo quy định.

- Cơ quan, tổ chức liên quan khác được khai thác và sử dụng Cơ sở dữ liệu quốc gia về cán bộ, công chức, viên chức theo quy định của pháp luật.

Xem thêm tại Nghị định 27/2026/NĐ-CP có hiệu lực từ ngày 01/7/2026.