Hướng dẫn lập chứng từ khấu trừ thuế TNCN với cá nhân không ủy quyền quyết toán thuế (Thuế Quảng Ngãi)

Hướng dẫn lập chứng từ khấu trừ thuế TNCN với cá nhân không ủy quyền quyết toán thuế (Thuế Quảng Ngãi) (Hình từ Internet)

Ngày 19/01/2026, Thuế tỉnh Quảng Ngãi ban hành Công văn 740/QNG-QLDN1 về việc sử dụng chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân.

Công văn 740/QNG-QLDN1

Hướng dẫn lập chứng từ khấu trừ thuế TNCN với cá nhân không ủy quyền quyết toán thuế (Thuế Quảng Ngãi)

Thuế tỉnh Quảng Ngãi nhận được Công văn số 07/2026/CV-BGSQN ngày 08/01/2026 đề nghị hướng dẫn về việc cấp chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân (TNCN) cho người lao động. Về vấn đề này, Thuế tỉnh Quảng Ngãi có ý kiến như sau:

- Căn cứ khoản 3 Điều 1 Nghị định 70/2025/NĐ-CP sửa đổi, bổ sung Điều 4 Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định về nguyên tắc lập, quản lý, sử dụng hóa đơn, chứng từ:

“3. Sửa đổi, bổ sung khoản 1, khoản 2, khoản 3, khoản 6, khoản 7 và bổ sung khoản 9 vào Điều 4 như sau:

a) Sửa đổi, bổ sung khoản 1, khoản 2, khoản 3, khoản 6 và khoản 7 như sau:

…

2. Khi khấu trừ thuế thu nhập cá nhân, khi thu thuế, phí, lệ phí, tổ chức, cá nhân khấu trừ thuế, tổ chức thu thuế, phí, lệ phí phải lập chứng từ khấu trừ thuế, biên lai thu thuế, phí, lệ phí giao cho người có thu nhập bị khấu trừ thuế, người nộp thuế, nộp phí, lệ phí và phải ghi đầy đủ các nội dung theo quy định tại Điều 32 Nghị định này. Trường hợp sử dụng chứng từ điện tử thì phải theo định dạng chuẩn dữ liệu của cơ quan thuế. Trường hợp cá nhân ủy quyền quyết toán thuế thì không cấp chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân.

Đối với cá nhân không ký hợp đồng lao động hoặc ký hợp đồng lao động dưới 03 tháng thì tổ chức, cá nhân trả thu nhập cấp chứng từ khấu trừ thuế cho mỗi lần khấu trừ thuế hoặc cấp một chứng từ khấu trừ cho nhiều lần khấu trừ thuế trong một năm tính thuế khi cá nhân yêu cầu. Đối với cá nhân ký hợp đồng lao động từ 03 tháng trở lên, tổ chức, cá nhân trả thu nhập chỉ cấp cho cá nhân một chứng từ khấu trừ thuế trong một năm tính thuế…”

- Căn cứ khoản 17 Điều 1 Nghị định 70/2025/NĐ-CP sửa đổi, bổ sung Điều 31 Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định về thời điểm lập chứng từ:

“17. Sửa đổi, bổ sung Điều 31 như sau:

“Điều 31. Thời điểm lập chứng từ

1. Tại thời điểm khấu trừ thuế thu nhập cá nhân, thời điểm thu thuế, phí, lệ phí, tổ chức khấu trừ thuế thu nhập cá nhân, tổ chức thu thuế, phí, lệ phí, phải  lập chứng từ, biên lai giao cho người có thu nhập bị khấu trừ thuế, người nộp các khoản thuế, phí, lệ phí ...”.

- Căn cứ khoản 22 Điều 1 Nghị định 70/2025/NĐ-CP bổ sung Điều 34b sau Điều 34 Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định về trách nhiệm của tổ chức, cá nhân khấu trừ thuế thu nhập cá nhân, tổ chức thu thuế, phí, lệ phí khi sử dụng chứng từ điện tử:

“Điều 34b. Trách nhiệm của tổ chức, cá nhân khấu trừ thuế thu nhập cá nhân, tổ chức thu thuế, phí, lệ phí khi sử dụng chứng từ điện tử

3. Chuyển dữ liệu chứng từ điện tử đến cơ quan quản lý thuế

a) Chuyển dữ liệu chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân điện tử

Tổ chức, cá nhân khấu trừ thuế sau khi lập đầy đủ các nội dung trên chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân điện tử gửi cho người bị khấu trừ thuế và đồng thời gửi cho cơ quan thuế ngay trong ngày lập chứng từ …”

Trên cơ sở nội dung công văn hỏi của Công ty, Thuế tỉnh Quảng Ngãi hướng dẫn về nguyên tắc như sau:

Khi tổ chức chi trả thu nhập có thực hiện khấu trừ thuế TNCN của cá nhân không ủy quyền quyết toán thuế thì phải lập chứng từ khấu trừ thuế TNCN và giao cho người có thu nhập bị khấu trừ thuế theo các quy định nêu trên.

Trường hợp tổ chức chi trả đã khấu trừ thuế của các cá nhân không ủy quyền quyết toán thuế (bao gồm trường hợp cá nhân đã ủy quyền cho tổ chức trả thu nhập đã thực hiện quyết toán thuế thay cho cá nhân sau đó phát hiện cá nhân thuộc diện trực tiếp quyết toán thuế với cơ quan thuế) nhưng tổ chức chi trả thu nhập chưa lập chứng từ khấu trừ thuế TNCN giao cho người có thu nhập bị khấu trừ thuế thì tổ chức chi trả thu nhập thực hiện lập chứng từ khấu trừ thuế TNCN và giao cho người có thu nhập bị khấu trừ thuế để cá nhân trực tiếp thực hiện quyết toán thuế với cơ quan thuế theo quy định.

Đề nghị Công ty căn cứ quy định nêu trên, đối chiếu với thực tế phát sinh tại đơn vị để thực hiện lập chứng từ khấu trừ thuế TNCN và giao cho người có thu nhập bị khấu trừ thuế đúng theo quy định.

Xem thêm tại Công văn 740/QNG-QLDN1 ban hành ngày 19/01/2026.