Quy trình giải quyết thủ tục sử dụng tài liệu lưu trữ tại lưu trữ lịch sử của Nhà nước theo Quyết định 1029/QĐ-BNV

Bước thực hiện

Tên bước thực hiện

Trách nhiệm thực hiện

Nội dung công việc thực hiện

Biểu mẫu (nếu có)

Thời gian (ngày)

Bước 1

Kiểm tra giấy tờ và hướng dẫn độc giả viết Phiếu đăng ký sử dụng tài liệu lưu trữ

Viên chức phục vụ độc giả của Trung tâm Lưu trữ quốc gia

- Kiểm tra giấy tờ xuất trình của độc giả bao gồm một trong các giấy tờ sau: thẻ căn cước, thẻ Căn cước công dân, căn cước điện tử, hộ chiếu hoặc giấy tờ có dán ảnh do cơ quan nhà nước có thẩm quyền cấp; trường hợp sử dụng tài liệu để phục vụ công tác phải có giấy giới thiệu hoặc văn bản đề nghị của cơ quan, tổ chức nơi công tác.

- Hướng dẫn độc giả điền các thông tin vào Phiếu đăng ký sử dụng tài liệu lưu trữ và đề nghị độc giả cung cấp các văn bản liên quan về mục đích sử dụng, đối tượng ưu tiên

Mẫu Phiếu đăng ký sử dụng tài liệu lưu trữ tại Phụ lục V ban hành kèm theo Thông tư 06/2025/TT-BNV hướng dẫn chi tiết một số điều của Luật Lưu trữ

Bước 2

Duyệt Phiếu đăng ký sử dụng tài liệu lưu trữ

Lãnh đạo Trung tâm Lưu trữ quốc gia

Xem xét, phê duyệt Phiếu đăng ký sử dụng tài liệu lưu trữ của độc giả

Bước 3

Cập nhật thông tin đăng ký sử dụng tài liệu lưu trữ

Viên chức phục vụ độc giả Trung tâm Lưu trữ quốc gia

Cập nhật thông tin đăng ký sử dụng tài liệu lưu trữ của độc giả vào hệ thống hoặc Sổ đăng ký độc giả

 Mẫu Sổ đăng ký độc giả tại Phụ lục VI ban hành kèm theo Thông tư 06/2025/TT-BNV

Bước 4

Hướng dẫn độc giả viết Phiếu yêu cầu đọc tài liệu lưu trữ hoặc Phiếu yêu cầu sao và xác thực tài liệu lưu trữ

Viên chức phục vụ độc giả Trung tâm Lưu trữ quốc gia

Hướng dẫn độc giả tra tìm và điền Phiếu yêu cầu đọc tài liệu lưu trữ hoặc Phiếu yêu cầu sao và xác thực tài liệu lưu trữ. Phiếu yêu cầu đọc tài liệu lưu trữ, Phiếu yêu cầu sao và xác thực tài liệu lưu trữ được quản lý trên hệ thống hoặc Sổ đăng ký theo mẫu tại Phụ lục VIII.

 - Mẫu Phiếu yêu cầu đọc tài liệu lưu trữ hoặc Phiếu yêu cầu sao và xác thực tài liệu lưu trữ tại Phụ lục VII ban hành kèm theo Thông tư 06/2025/TT-BNV

- Mẫu Sổ xác thực tài liệu lưu trữ tại Phụ lục VIII ban hành kèm theo Thông tư 06/2025/TT-BNV

Bước 5

Duyệt Phiếu yêu cầu đọc tài liệu lưu trữ hoặc Phiếu yêu cầu sao và xác thực tài liệu lưu trữ

Lãnh đạo Trung tâm lưu trữ quốc gia

Xem xét, phê duyệt Phiếu yêu cầu đọc tài liệu lưu trữ hoặc Phiếu yêu cầu sao và xác thực tài liệu lưu trữ của độc giả. Đối với tài liệu lưu trữ tiếp cận có điều kiện, người đứng đầu lưu trữ lịch sử của Nhà nước ở trung ương quyết định việc sử dụng tài liệu lưu trữ của độc giả sau khi có sự phê duyệt của cơ quan tham mưu quản lý nhà nước về lưu trữ.

Bước 6

Cung cấp tài liệu theo Phiếu yêu cầu đã được phê duyệt

Viên chức phục vụ độc giả Trung tâm Lưu trữ quốc gia

- Cung cấp tài liệu theo Phiếu yêu cầu đọc tài

liệu lưu trữ đã được phê duyệt:

+ Đối với tài liệu số hóa, viên chức Phục vụ độc giả cấp quyền đọc tài liệu cho độc giả.

+ Đối với tài liệu giấy, độc giả kiểm tra tài liệu và ký nhận vào Sổ giao nhận tài liệu lưu trữ theo mẫu tại Phụ lục IX.

- Trả bản sao tài liệu lưu trữ không có xác thực

hoặc bản sao tài liệu lưu trữ có xác thực trên định dạng giấy hoặc định dạng số theo Phiếu yêu cầu sao và xác thực tài liệu lưu trữ đã được phê duyệt.

Mẫu sổ giao nhận tài liệu lưu trữ tại Phụ lục IX ban hành kèm theo Thông tư 06/2025/TT-BNV hướng dẫn chi tiết một số điều của Luật Lưu trữ.

Bước 7

Thu phí sử dụng tài liệu lưu trữ

Viên chức Trung tâm Lưu trữ quốc gia

Tính phí, hướng dẫn độc giả nộp phí sử dụng tài liệu lưu trữ theo quy định.

Bước 8

Lưu hồ sơ giải quyết thủ tục hành chính

Viên chức phục vụ độc giả Trung tâm Lưu trữ quốc gia

Lưu hồ sơ giải quyết thủ tục tục hành chính theo quy định.

Thời gian giải quyết TTHC:

- Thời hạn cung cấp tài liệu chậm nhất là 01 ngày làm việc kể từ ngày tiếp nhận Phiếu yêu cầu đọc tài liệu lưu trữ; chậm nhất là 02 ngày làm việc kể từ ngày tiếp nhận Phiếu yêu cầu sao và xác thực tài liệu lưu trữ.

- Đối với tài liệu lưu trữ tiếp cận có điều kiện, thời hạn cung cấp tài liệu chậm nhất là 07 ngày làm việc kể từ ngày tiếp nhận Phiếu yêu cầu đọc tài liệu lưu trữ, Phiếu yêu cầu sao và xác thực tài liệu lưu trữ.