Hướng dẫn kê khai thuế TNCN 2026 trên phần mềm HTKK chi tiết

Hướng dẫn kê khai thuế TNCN 2026 trên phần mềm HTKK chi tiết (Hình từ internet)

1. Hướng dẫn kê khai thuế TNCN 2026 trên phần mềm HTKK chi tiết

Từ năm 2026, việc kê khai thuế thu nhập cá nhân đối với thu nhập từ tiền lương, tiền công sẽ chính thức áp dụng theo Luật Thuế thu nhập cá nhân 2025 và Nghị quyết 110/2025/UBTVQH.

Theo đó, dưới đây là hướng dẫn kê khai thuế TNCN trên phần mềm HTKK mới nhất hiện nay:

Bước 1: Truy cập vào phần mềm HTKK và nhập mã số thuế của tổ chức

Bước 2: Chọn tờ khai khấu trừ thuế TNCN

Chọn “Thuế Thu nhập cá nhân” >>> chọn mẫu tờ khai “05/KK-TNCN Tờ khai khấu trừ thuế TNCN (TT80/2021)”

Bước 3: Chọn kỳ kê khai 

Theo tháng: Chọn tháng/năm (ví dụ: Tháng 01/2026).

Theo quý: Chọn quý/năm (ví dụ: Quý I/2026).

-  Chọn trạng thái tờ khai:

+ Tích chọn vào ô “Tờ khai lần đầu”: Nếu đây là lần đầu doanh nghiệp thực hiện kê khai thuế TNCN cho kỳ tính thuế này

+ Tích chọn vào ô “Tờ khai bổ sung” trong trường hợp: Sau khi doanh nghiệp nộp tờ khai lần đầu và đã nhận được Thông báo chấp nhận hồ sơ khai thuế đối với Tờ khai thuế “Lần đầu"

=> Sau đó, doanh nghiệp phát hiện ra hồ sơ khai thuế lần đầu đã nộp cho cơ quan thuế có sai, sót

=> Doanh nghiệp tiến hành làm tờ khai điều chỉnh bổ sung cho tờ khai thuế có sai sót đó thì sẽ thực hiện chọn trạng thái tờ khai là “Tờ khai bổ sung” để kê khai điều chỉnh bổ sung cho sai đó.

- Chọn phụ lục kê khai (nếu có phát sinh): 

Phụ lục 05-1/PBT-KK-TNCN là phụ lục bảng xác định số thuế thu nhập cá nhân phải nộp đối với thu nhập từ tiền lương, tiền công và trúng thưởng đối với trường hợp thực hiện khấu trừ thuế TNCN từ tiền lương tiền công của người lao động làm việc tại đơn vị phụ thuộc, địa điểm kinh doanh khác tỉnh thì phải kê khai thêm phụ lục này để xác định số thuế TNCN phải nộp cho các địa phương được hưởng nguồn thu và nộp số thuế TNCN đã khấu trừ đó vào ngân sách nhà nước cho từng tỉnh nơi người lao động làm việc theo quy định tại khoản 4 Điều 12 Thông tư 80/2021/TT-BTC.

Bước 4: Điền thông tin tờ khai thuế TNCN mẫu 05/KK-TNCN

Chi tiết cách nhập các chỉ tiêu như sau:

- Chỉ tiêu [16] Tổng số người lao động: Là tổng số cá nhân có thu nhập từ tiền lương, tiền công mà tổ chức, cá nhân trả thu nhập trong kỳ. 

- Chỉ tiêu [17] Cá nhân cư trú có hợp đồng lao động: Là tổng số cá nhân cư trú nhận thu nhập từ tiền lương, tiền công theo Hợp đồng lao động từ 03 tháng trở lên mà tổ chức, cá nhân trả thu nhập trong kỳ. 

Lưu ý, số liệu điền vào chỉ tiêu [16] cần lớn hơn hoặc bằng (≥) số liệu điền vào chỉ tiêu [17]. 

- Chỉ tiêu [18] Tổng số cá nhân đã khấu trừ thuế: [18] = [19] + [20]: Phần mềm tự động cập nhật.

- Chỉ tiêu [19] Cá nhân cư trú: Là số cá nhân cư trú có thu nhập từ tiền lương, tiền công mà tổ chức, cá nhân trả thu nhập đã khấu trừ thuế. Kế toán cần điền vào chỉ tiêu này số người lao động cư trú mà doanh nghiệp đã khấu trừ thuế TNCN của họ trong kỳ.

- Chỉ tiêu [20] Cá nhân không cư trú: Là số cá nhân không cư trú có thu nhập từ tiền lương, tiền công mà tổ chức, cá nhân trả thu nhập đã khấu trừ thuế. 

- Chỉ tiêu [21] Tổng thu nhập chịu thuế trả cho cá nhân [21] = [22] + [23]: Phần mềm tự động cập nhật.

- Chỉ tiêu [22] – Cá nhân cư trú: Là các khoản thu nhập chịu thuế từ tiền lương, tiền công và các khoản thu nhập chịu thuế khác có tính chất tiền lương, tiền công mà tổ chức, cá nhân trả thu nhập đã trả cho cá nhân cư trú trong kỳ.

- Chỉ tiêu [23]: Cá nhân không cư trú: Là các khoản thu nhập chịu thuế từ tiền lương, tiền công và các khoản thu nhập chịu thuế khác có tính chất tiền lương, tiền công mà tổ chức, cá nhân trả thu nhập đã trả cho cá nhân không cư trú trong kỳ.

- Chỉ tiêu [26] Tổng thu nhập chịu thuế trả cho cá nhân thuộc diện phải khấu trừ thuế: [26] = [27] + [28]: Phần mềm tự động cập nhật.

- Chỉ tiêu 27 – Cá nhân cư trú: Là các khoản thu nhập chịu thuế từ tiền lương, tiền công và các khoản thu nhập chịu thuế khác có tính chất tiền lương, tiền công mà tổ chức, cá nhân trả thu nhập đã trả cho cá nhân cư trú thuộc diện phải khấu trừ thuế theo trong kỳ.

Lưu ý:

- Số liệu điền vào chỉ tiêu [27] luôn nhỏ hơn hoặc bằng (≤) số liệu điền vào chỉ tiêu [22].

- Chỉ tiêu [22] là Tổng thu nhập chịu thuế của tất cả người lao động. Chỉ tiêu [27] chỉ là Tổng thu nhập chịu thuế của những người lao động thuộc diện phải nộp thuế TNCN.

- Chỉ tiêu [28] Cá nhân không cư trú: Là các khoản thu nhập chịu thuế từ tiền lương, tiền công và các khoản thu nhập chịu thuế khác có tính chất tiền lương, tiền công mà tổ chức, cá nhân trả thu nhập đã trả cho cá nhân không cư trú thuộc diện phải khấu trừ thuế trong kỳ.

- Chỉ tiêu [29] Tổng số thuế thu nhập cá nhân đã khấu trừ [29] = [30] + [31]: Phần mềm tự động cập nhật.

- Chỉ tiêu [30] Cá nhân cư trú: Là số thuế thu nhập cá nhân mà tổ chức, cá nhân trả thu nhập đã khấu trừ của các cá nhân cư trú trong kỳ. Đây là tổng số tiền thuế TNCN của các người lao động trong quý mà doanh nghiệp đã khấu trừ.

- Chỉ tiêu [31] Cá nhân không cư trú: Là số thuế thu nhập cá nhân mà tổ chức, cá nhân trả thu nhập đã khấu trừ của các cá nhân không cư trú trong kỳ.

- Chỉ tiêu 32: Là tổng số thuế thu nhập cá nhân mà tổ chức, cá nhân trả thu nhập đã khấu trừ trên khoản tiền phí mua bảo hiểm nhân thọ, bảo hiểm không bắt buộc khác có tích lũy về phí bảo hiểm của doanh nghiệp bảo hiểm không thành lập tại Việt Nam cho người lao động.

Bước 5: Lưu tờ khai và kết xuất file xml

Sau khi đã nhập xong dữ liệu lên tờ khai HTKK, bấm “Ghi”, chọn “Kết xuất XML” để kết xuất file lưu trữ dạng xml.

2. Cách tính thuế thu nhập cá nhân 2026 từ tiền lương, tiền công

(1) Đối với cá nhân cư trú

Căn cứ Điều 8 Luật Thuế thu nhập cá nhân 2025 quy định thuế thu nhập cá nhân đối với thu nhập từ tiền lương, tiền công như sau: 

Căn cứ tính thuế đối với thu nhập từ tiền lương, tiền công là thu nhập tính thuế và thuế suất, cụ thể như sau:

Thuế thu nhập cá nhân = thu nhập tính thuế x thuế suất

Theo đó, để tính được số thuế phải nộp cần phải tính được thu nhập tính thuế và thuế suất, cụ thể:

- Thu nhập tính thuế:

Thu nhập tính thuế = Thu nhập chịu thuế - Các khoản giảm trừ 

Trong đó,

Thu nhập chịu thuế = Tổng thu nhập - Các khoản được miễn 

Các khoản giảm trừ gồm giảm trừ cá nhân (15,5 triệu/tháng) và giảm trừ người phụ thuộc (6,2 triệu/tháng/người phụ thuộc), các khoản bảo hiểm bắt buộc.

- Thuế suất tại Biểu thuế lũy tiến từng phần quy định tại Điều 9 Luật Thuế thu nhập cá nhân 2025. Cụ thể: 

- Thời điểm xác định thu nhập tính thuế từ tiền lương, tiền công là thời điểm tổ chức, cá nhân trả thu nhập cho người nộp thuế hoặc thời điểm người nộp thuế nhận được thu nhập.

(2) Đối với cá nhân không cư trú

Thuế thu nhập cá nhân đối với thu nhập từ tiền lương, tiền công của cá nhân không cư trú được xác định bằng tổng số tiền lương, tiền công mà cá nhân không cư trú nhận được do thực hiện công việc tại Việt Nam nhân (x) với thuế suất 20%, không phân biệt nơi trả thu nhập.

Thuế thu nhập cá nhân = tổng số tiền lương, tiền công x 20%

(Điều 21 Luật Thuế thu nhập cá nhân 2025)