Chấn chỉnh tình trạng lạm dụng bản sao chứng thực

Thưa Bộ trưởng, xin bắt đầu với một lá thư khán giả gửi đến chương trình: "Tôi thấy đa số các thông báo tuyển sinh, tuyển dụng đều yêu cầu các giấy tờ có trong thành phần hồ sơ phải là bản sao có chứng thực. Thậm chí một số trường hợp mặc dù người dân đã nộp bản sao có chứng thực nhưng cán bộ, công chức tiếp nhận hồ sơ vẫn yêu cầu xuất trình kèm bản chính để đối chiếu? Xin hỏi Bộ trưởng cho biết như vậy là đúng hay sai? Nếu sai thì xử lý, giải quyết như thế nào"?

Bộ trưởng Hà Hùng Cường: Việc các thông báo tuyển sinh, tuyển dụng chỉ yêu cầu bản sao có chứng thực là chưa đầy đủ và phù hợp với quy định của pháp luật.

Cụ thể ở đây là Nghị định số 79/2007 của Chính phủ. Theo quy định của Nghị định này thì khi thực hiện thủ tục hành chính, người dân có quyền lựa chọn, hoặc nộp bản sao, giấy tờ đã được chứng thực; hoặc nộp bản photocopy xuất trình kèm bản chính để người tiếp nhận hồ sơ có trách nhiệm tự kiểm tra, đối chiếu, chứng thực bản sao đó y như bản chính.

Vế thứ hai của Nghị định 79/2007/NĐ-CP chưa được quán triệt, tổ chức thực hiện tốt nên đã dẫn đến tình trạng lạm dụng bản sao có chứng thực.

Theo thống kê, hằng năm có khoảng 100 triệu bản sao có chứng thực được thực hiện trên toàn quốc. Đây là sự lãng phí, tốn kém tiền của của người dân, của xã hội.

Với những trường hợp đã có bản sao có chứng thực trong hồ sơ nhưng cán bộ, công chức tiếp nhận hồ sơ vẫn yêu cầu người dân mang bản chính đến đối chiếu có đúng với quy định của pháp luật?

Bộ trưởng Hà Hùng Cường: Trường hợp này theo quy định của Chính phủ là sai vì bản sao đã có chứng thực được xem như bản chính, có giá trị sử dụng như bản chính.

Tuy nhiên ở đây tôi cũng chia sẻ là chất lượng chứng thực ở nước ta chưa thực sự tốt. Tình trạng tùy tiện trong chứng thực các bản sao vẫn còn, tình trạng giấy tờ giả trong xã hội chúng ta không phải là ít nên người tiếp nhận hồ sơ giải quyết thủ tục hành chính muốn chắc chắn (liên quan đến trách nhiệm sau này) nên họ có yêu cầu như vậy. Nhưng chia sẻ là chia sẻ còn yêu cầu đó tôi khẳng định là sai.

Nếu sai thì chúng ta sẽ xử lý như thế nào, thưa Bộ trưởng?

Bộ trưởng Hà Hùng Cường: Ngày 20/6/2014, Thủ tướng Chính phủ đã có Chỉ thị số 17/CT-TTg yêu cầu chấn chỉnh tình trạng lạm dụng yêu cầu nộp bản sao có chứng thực đối với giấy tờ, văn bản khi thực hiện thủ tục hành chính. Chỉ thị đã giao cho Bộ Tư pháp, các Bộ, ngành, địa phương tập trung thực hiện các nhóm nhiệm vụ chủ yếu và đều phải hoàn thành trước ngày 31/3/2015.

Có tình trạng rất phổ biến hiện nay là tại một số UBND cấp xã, khi thực hiện bản sao từ bản chính giấy tờ/văn bản cho dân thì người tiếp nhận hồ sơ không chấp nhận bản photocopy từ bản chính do người dân tự mang đến mà yêu cầu phải photocopy tại trụ sở UBND và thu tiền, rồi sau đó mới tiến hành chứng thực. Ý kiến của Bộ trưởng về vấn đề này như thế nào?

Bộ trưởng Hà Hùng Cường: Không chấp nhận bản photocopy của người dân mang đến và yêu cầu phải photocopy tại cơ quan mình là sai. Tuy nhiên tôi cũng phải chia sẻ, photocopy có những tài liệu chỉ 1 trang giấy thì rất dễ kiểm tra, đối chiếu. Nhưng đối với những tài liệu nhiều trang giấy, phức tạp mà chỉ cần sai một câu chữ nào đó, số liệu, dữ liệu nào đó, cũng có thể dẫn đến trách nhiệm. Vì vậy, một số cán bộ, công chức chọn giải pháp không chấp nhận bản photocopy của người dân mang đến và yêu cầu phải photocopy tại chỗ, với độ tin tưởng cao hơn, bảo đảm hơn.

Vì lý do như vậy, nên chăng chúng ta quy định các loại giấy tờ không nên photocopy từ trước mà nên mang tới để photocopy ngay tại nơi công chứng?

Bộ trưởng Hà Hùng Cường: Hiện nay, tất cả các phòng tư pháp cấp huyện, đa phần các xã đều có máy photocopy nên nếu người dân cần chứng thực bản sao thì nên mang bản chính đến nơi công chứng và yêu cầu bộ phận tư pháp photocopy, sau đó chứng thực cho mình. Vừa thuận tiện cho người dân, vừa đảm bảo an toàn cho công tác chứng thực.

Xin gửi tới Bộ trưởng trường hợp của một khán giả trẻ: “Cháu đến UBND xã yêu cầu chứng thực bản sao từ bản chính bằng tốt nghiệp đại học cùng với giấy khai sinh nhưng chỉ được chứng thực bản sao giấy khai sinh và hướng dẫn cháu đến phòng tư pháp để chứng thực bản sao bằng tốt nghiệp đại học với lý do đây là văn bản song ngữ, không thuộc thẩm quyền của UBND xã. Cháu thật sự không hiểu vì sao lại có sự phân biệt như vậy”?

Bộ trưởng Hà Hùng Cường: Theo suy đoán của tôi, giấy khai sinh của cháu do cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam cấp bằng tiếng Việt nên UBND cấp xã có thẩm quyền chứng thực. Rắc rối ở đây là bằng tốt nghiệp đại học của cháu, theo tôi hình dung, là do một trường đại học của Việt Nam cấp, bên cạnh đó lại ghi thêm bằng 1 ngoại ngữ. Do pháp luật hiện hành về chứng thực chưa quy định rõ ràng về văn bản song ngữ nên các UBND cấp xã rất ngại chứng thực việc đó, nên họ đẩy lên cấp huyện là như vậy.

Để khắc phục tình trạng này, Bộ Tư pháp đã có công văn hướng dẫn chung cho các tỉnh về cách hiểu, nhận diện thế nào là “giấy tờ/văn bản song ngữ”. Theo đó, giấy tờ/văn bản song ngữ phải là giấy tờ/văn bản được thể hiện đầy đủ bằng hai ngôn ngữ. Thứ hai là do cơ quan thẩm quyền của nước ngoài cấp hoặc cơ quan thẩm quyền của nước ngoài có liên kết với tổ chức ở Việt Nam cấp.

Để căn cơ hơn, Bộ Tư pháp đã phối hợp với các Bộ, ngành liên quan xây dựng, đưa nội dung hướng dẫn này vào Nghị định mới của Chính phủ quy định vấn đề chứng thực bản sao.

Minh Khôi (ghi)

(Chinhphu.vn)