Công văn 4116 hướng dẫn kê khai người phụ thuộc và quyết toán thuế TNCN (Thuế Quảng Ngãi)

Công văn 4116 hướng dẫn kê khai người phụ thuộc và quyết toán thuế TNCN (Thuế Quảng Ngãi) (Hình từ Internet)

Thuế tỉnh Quảng Ngãi ban hành Công văn 4116/QNG-QLDN1 ngày 30/12/2025 về việc hướng dẫn kê khai người phụ thuộc, quyết toán thuế TNCN.

Công văn 4116/QNG-QLDN1

Công văn 4116 hướng dẫn kê khai người phụ thuộc và quyết toán thuế TNCN (Thuế Quảng Ngãi)

Thuế tỉnh Quảng Ngãi nhận được Công văn 141/VNPT-QNI-KTTH ngày 12/12/2025 của Viễn thông Quảng Ngãi – Chi nhánh Tập đoàn Bưu chính Viễn thông Việt Nam (gọi tắt là Công ty) về việc đề nghị hướng dẫn kê khai người phụ thuộc, quyết toán thuế TNCN. Về vấn đề này, Thuế tỉnh Quảng Ngãi có ý kiến như sau:

- Căn cứ điểm d1, d2 khoản 6 Điều 8 Nghị định 126/2020/NĐ-CP quy định về quyết toán thuế thu nhập cá nhân:

Thuế thu nhập cá nhân đối với tổ chức, cá nhân trả thu nhập chịu thuế thu nhập cá nhân từ tiền lương, tiền công; cá nhân có thu nhập từ tiền lương, tiền công ủy quyền quyết toán thuế cho tổ chức, cá nhân trả thu nhập; cá nhân có thu nhập từ tiền lương, tiền công trực tiếp quyết toán thuế với cơ quan thuế. Cụ thể như sau:

(d.1) Tổ chức, cá nhân trả thu nhập từ tiền lương, tiền công có trách nhiệm khai quyết toán thuế và quyết toán thay cho các cá nhân có ủy quyền do tổ chức, cá nhân trả thu nhập chi trả, không phân biệt có phát sinh khấu trừ thuế hay không phát sinh khấu trừ thuế. Trường hợp tổ chức, cá nhân không phát sinh trả thu nhập thì không phải khai quyết toán thuế thu nhập cá nhân. Trường hợp cá nhân là người lao động được điều chuyển từ tổ chức cũ đến tổ chức mới do tổ chức cũ thực hiện sáp nhập, hợp nhất, chia, tách, chuyển đổi loại hình doanh nghiệp hoặc tổ chức cũ và tổ chức mới trong cùng một hệ thống thì tổ chức mới có trách nhiệm quyết toán thuế theo ủy quyền của cá nhân đối với cả phần thu nhập do tổ chức cũ chi trả và thu lại chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân do tổ chức cũ đã cấp cho người lao động (nếu có).

(d.2) Cá nhân cư trú có thu nhập từ tiền lương, tiền công ủy quyền quyết toán thuế cho tổ chức, cá nhân trả thu nhập, cụ thể như sau:

Cá nhân có thu nhập từ tiền lương, tiền công ký hợp đồng lao động từ 03 tháng trở lên tại một nơi và thực tế đang làm việc tại đó vào thời điểm tổ chức, cá nhân trả thu nhập thực hiện việc quyết toán thuế, kể cả trường hợp không làm việc đủ 12 tháng trong năm. Trường hợp cá nhân là người lao động được điều chuyển từ tổ chức cũ đến tổ chức mới theo quy định tại điểm d.1 khoản 6 Điều 8 Nghị định 126/2020/NĐ-CP thì cá nhân được ủy quyền quyết toán thuế cho tổ chức mới.

Cá nhân có thu nhập từ tiền lương, tiền công ký hợp đồng lao động từ 03 tháng trở lên tại một nơi và thực tế đang làm việc tại đó vào thời điểm tổ chức, cá nhân trả thu nhập quyết toán thuế, kể cả trường hợp không làm việc đủ 12 tháng trong năm.

- Căn cứ tiết c.2 điểm c, tiết h.2.1 điểm h, điểm i khoản 1 Điều 9 Thông tư 111/2013/TT-BTC quy định:

“c.2) Giảm trừ gia cảnh cho người phụ thuộc

c.2.2) Khi người nộp thuế đăng ký giảm trừ gia cảnh cho người phụ thuộc sẽ được cơ quan thuế cấp mã số thuế cho người phụ thuộc và được tạm tính giảm trừ gia cảnh trong năm kể từ khi đăng ký.

h.2.1) Đối với người nộp thuế có thu nhập từ tiền lương, tiền công

h.2.1.1) Đăng ký người phụ thuộc

h.2.1.1.1) Đăng ký người phụ thuộc lần đầu:

Người nộp thuế có thu nhập từ tiền lương, tiền công đăng ký người phụ thuộc theo mẫu ban hành kèm theo văn bản hướng dẫn về quản lý thuế và nộp hai (02) bản cho tổ  chức, cá nhân trả thu nhập để làm căn cứ tính giảm trừ cho người phụ thuộc.

Tổ chức, cá nhân trả thu nhập lưu giữ một (01) bản đăng ký và nộp một (01) bản đăng ký cho cơ quan thuế trực tiếp quản lý cùng thời điểm nộp tờ khai thuế thu nhập cá nhân của kỳ khai thuế đó theo quy định của luật quản lý thuế.

Riêng đối với cá nhân trực tiếp khai thuế với cơ quan thuế thì cá nhân nộp một (01) bản đăng ký người phụ thuộc theo mẫu ban hành kèm theo văn bản hướng dẫn về quản lý thuế cho cơ quan thuế trực tiếp quản lý tổ chức trả thu nhập cùng thời điểm nộp tờ khai thuế thu nhập cá nhân của kỳ khai thuế đó theo quy định của Luật Quản lý thuế…

i) Người nộp thuế chỉ phải đăng ký và nộp hồ sơ chứng minh cho mỗi một người phụ thuộc một lần trong suốt thời gian được tính giảm trừ gia cảnh.

Trường hợp người nộp thuế thay đổi nơi làm việc, nơi kinh doanh thì thực hiện đăng ký và nộp hồ sơ chứng minh người phụ thuộc như trường hợp đăng ký người phụ thuộc lần đầu theo hướng dẫn tại tiết h.2.1.1.1, điểm h, khoản 1, Điều này.”

Trên cơ sở nội dung công văn hỏi của Viễn thông Quảng Ngãi – Chi nhánh Tập đoàn Bưu chính Viễn thông Việt Nam, Thuế tỉnh Quảng Ngãi hướng dẫn về nguyên tắc kê khai người phụ thuộc, quyết toán thuế TNCN như sau:

Trường hợp Viễn thông Quảng Ngãi – Chi nhánh Tập đoàn Bưu chính Viễn thông Việt Nam do tổ chức lại doanh nghiệp, dẫn đến phát sinh người lao động được điều chuyển từ đơn vị bàn giao sang đơn vị nhận bàn giao trong cùng Tập đoàn VNPT, thì đơn vị nhận bàn giao (Viễn thông Quảng Ngãi – Chi nhánh Tập  đoàn Bưu chính Viễn thông Việt Nam) có trách nhiệm quyết toán thuế thu nhập cá nhân theo ủy quyền của cá nhân đối với cả phần thu nhập do đơn vị bàn giao đã chi trả theo quy định tại điểm d khoản 6 Điều 8 Nghị định 126/2020/NĐ-CP nêu trên.

Đồng thời, khi thay đổi nơi làm việc, người nộp thuế phải thực hiện đăng ký lại người phụ thuộc để được tính giảm trừ gia cảnh ngay tại kỳ khai thuế trong năm tại đơn vị nhận bàn giao theo quy định tại điểm i khoản 1 Điều 9 Thông tư 111/2013/TT-BTC.

Đề nghị Viễn thông Quảng Ngãi – Chi nhánh Tập đoàn Bưu chính Viễn thông Việt Nam căn cứ các quy định nêu trên, đối chiếu với các quy định nêu trên để kê khai người phụ thuộc, quyết toán thuế thu nhập cá nhân đúng theo quy định của pháp luật.

Xem thêm tại Công văn 4116/QNG-QLDN1 ban hành ngày 30/12/2025.