Công văn 1357/CVT<NN-NV: Hướng dẫn nghiệp vụ văn thư lưu trữ tại UBND cấp xã

Công văn 1357/CVT&LTNN-NV: Hướng dẫn nghiệp vụ văn thư lưu trữ tại UBND cấp xã (Hình từ Internet)

Ngày 12/9/2025, Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước đã ban hành Công văn 1357/CVT&LTNN-NV về việc hướng dẫn nghiệp vụ văn thư lưu trữ tại Ủy ban nhân dân cấp xã.

Công văn 1357/CVT&LTNN-NV năm 2025

Công văn 1357/CVT&LTNN-NV: Hướng dẫn nghiệp vụ văn thư lưu trữ tại UBND cấp xã

Theo đó, để trả lời Công văn 1790/SNV-TCPCP&VTLT năm 2025 của Sở Nội vụ tỉnh Phú Thọ về việc hướng dẫn nghiệp vụ văn thư lưu trữ tại Ủy ban nhân dân cấp xã, Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước đã có hướng dẫn cụ thể tại Công văn 1357/CVT&LTNN-NV năm 2025 như sau:

- Về công tác lưu trữ của các phòng chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân cấp xã

Hiện nay, các phòng chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân cấp xã có con dấu để thực hiện nhiệm vụ được giao, có tư cách pháp nhân. Do đó, mỗi phòng chuyên môn thành lập phông lưu trữ riêng và tổ chức lưu trữ hiện hành để thực hiện lưu trữ đối với tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của phòng và thực hiện nhiệm vụ nộp hồ sơ, tài liệu lưu trữ vĩnh viễn vào lưu trữ lịch sử.

- Về nộp hồ sơ, tài liệu của các cơ quan, tổ chức cấp xã vào lưu trữ lịch sử của Nhà nước ở cấp tỉnh

Phòng Văn hóa - Xã hội có chức năng tham mưu, giúp Ủy ban nhân dân cấp xã thực hiện chức năng quản lý nhà nước về văn thư lưu trữ, không có chức năng quản lý toàn bộ tài liệu lưu trữ hình thành trong quá trình hoạt động của Ủy ban nhân dân cấp xã. Mỗi phòng chuyên môn tổ chức lưu trữ hiện hành riêng, không tập trung tài liệu về kho lưu trữ của Ủy ban nhân dân cấp xã như trước đây. Việc quản lý Kho lưu trữ của Ủy ban nhân dân cấp xã hình thành trước khi vận hành chính quyền địa phương 2 cấp do Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp xã quyết định. 

Tuy nhiên, để thuận lợi cho công tác quản lý và sử dụng tài liệu lưu trữ, việc giao Văn phòng HĐND và Ủy ban nhân dân cấp xã quản lý Kho lưu trữ của Ủy ban nhân dân cấp xã là phù hợp.

Trên đây là ý kiến của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước, trân trọng gửi Sở Nội vụ tỉnh Phú Thọ để thực hiện.

Hướng dẫn quản lý tài liệu khi đơn vị hành chính cấp huyện kết thúc hoạt động, sáp nhập tỉnh, xã

Theo Điều 40 Thông tư 06/2025/TT-BNV, trường hợp thành lập, giải thể, nhập, chia, điều chỉnh địa giới đơn vị hành chính, việc quản lý tài liệu thực hiện như sau:

(1) Trường hợp đơn vị hành chính cấp huyện kết thúc hoạt động, tài liệu được quản lý như sau:

- Đối với tài liệu giấy và tài liệu trên vật mang tin khác, Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp tỉnh giao lưu trữ lịch sử của Nhà nước ở cấp tỉnh tiếp nhận, tổ chức chỉnh lý theo quy định tại Điều 65 Luật Lưu trữ 2024. Sau khi chỉnh lý, tài liệu lưu trữ vĩnh viễn được nộp vào lưu trữ lịch sử; tài liệu lưu trữ có thời hạn do Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp tỉnh giao cơ quan, tổ chức quản lý trực tiếp theo quy định của pháp luật.

- Đối với tài liệu số, Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp tỉnh giao cơ quan, tổ chức có chức năng xác định phạm vi tài liệu của từng cơ quan, tổ chức theo tài khoản hoặc theo mã định danh và trích xuất, bàn giao cho lưu trữ lịch sử của Nhà nước ở cấp tỉnh để lưu trữ, bảo đảm khả năng truy cập, sử dụng theo quy định của pháp luật; đồng thời, giao cơ quan, tổ chức có chức năng tiếp tục vận hành hệ thống để khai thác, sử dụng cho đến khi hoàn thành việc chuyển toàn bộ tài liệu sang hệ thống mới.

(2) Trường hợp sáp nhập đơn vị hành chính cấp tỉnh, cấp xã, tài liệu được quản lý như sau:

- Tài liệu lưu trữ vĩnh viễn được nộp vào lưu trữ lịch sử: Các cơ quan, tổ chức thuộc trường hợp nộp tài liệu vào lưu trữ lịch sử có trách nhiệm nộp tài liệu lưu trữ vĩnh viễn vào lưu trữ lịch sử có thẩm quyền trước thời điểm giải thể, phá sản, kết thúc hoạt động, tổ chức lại.

- Tài liệu khác được quản lý như sau:

+ Trường hợp chia cơ quan, tổ chức thành các cơ quan, tổ chức mới, đồng thời chấm dứt sự tồn tại của cơ quan, tổ chức, bàn giao tài liệu cho cơ quan, tổ chức cấp trên trực tiếp để quản lý.

+ Trường hợp tách đơn vị của một cơ quan, tổ chức mà không chấm dứt sự tồn tại của cơ quan, tổ chức, nộp tài liệu của đơn vị trước khi được tách ra vào lưu trữ hiện hành của cơ quan, tổ chức.

+ Trường hợp sáp nhập, hợp nhất các cơ quan, tổ chức hoặc chuyển đổi, điều chỉnh chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, tổ chức để hình thành cơ quan, tổ chức mới, bàn giao tài liệu cho cơ quan, tổ chức hình thành sau chuyển đổi, điều chỉnh, sáp nhập, hợp nhất quản lý.

Xem thêm tại Công văn 1357/CVT&LTNN-NV hướng dẫn nghiệp vụ văn thư lưu trữ tại UBND cấp xã ban hành ngày 12/9/2025.