Quy tắc thiết lập tài khoản thư điện tử Bộ Công Thương

Quy tắc thiết lập tài khoản thư điện tử Bộ Công Thương

Quy chế quản lý và sử dụng Hệ thống Thư điện tử của Bộ Công Thương được ban hành kèm theo Quyết định 1877/QĐ-BCT năm 2025.

Trong đó, ‘Tài khoản MOIT Mail’ được hiểu là định danh thư điện tử cụ thể được cấp cho mỗi đơn vị, cá nhân khi tham gia hệ thống theo khoản 4 Điều 3 Quy chế quản lý và sử dụng Hệ thống Thư điện tử.

Quy tắc thiết lập tài khoản thư điện tử tại Điều 5 Quy chế quản lý và sử dụng Hệ thống Thư điện tử được quy định như sau:

Mỗi tài khoản MOIT Mail (sau đây gọi tắt là tài khoản) được đặt tên duy nhất trong Bộ có dạng xyz@moit.gov.vn.

Quy tắc đặt tên tài khoản:

- Lấy “Tên người sử dụng - viết bằng tiếng Việt không dấu” + chữ cái đầu của họ + chữ cái đầu của tên đệm (nếu có). Ví dụ: nếu người sử dụng tên Huỳnh Đức Nghĩa thì tài khoản được tạo đúng quy tắc sẽ là Nghĩa + H + D = NghiaHD.

- Trong trường hợp tài khoản của người sử dụng trùng với tài khoản của người đã có trước đó mặc dù tên của người sử dụng có thể khác nhau (ví dụ: Nguyễn Thu Hà và Ngô Tuyết Hà, theo quy tắc cùng có tài khoản là HaNT) thì người được tạo tài khoản sau không được trùng với người được tạo tài khoản trước đó và được đặt theo quy tắc “Tên người sử dụng - viết bằng tiếng Việt không dấu” + 02 (hoặc 01) chữ cái đầu của họ + 01 (hoặc 02) chữ cái đầu của tên đệm (nếu có). Ví dụ: HaNgT hoặc HaNTh hoặc HaNgTh.

- Người đăng ký tài khoản trước được đặt theo quy định của khoản 1 điều này, người đăng ký tài khoản sau được áp dụng theo quy định của khoản 2 điều này.

- Trong trường hợp không đặt được tên tài khoản theo các quy định ở khoản 1 và 2, đơn vị quản lý MOIT Mail có trách nhiệm đặt tên tài khoản trên nguyên tắc thuận tiện nhất cho người sử dụng.

- Tài khoản đơn vị được đặt theo quy tắc <tên_đơn_vị>@moit.gov.vn, trong đó <tên_đơn_vị> là tên viết tắt của đơn vị được quy định tại văn bản quy định hiện hành về ký hiệu viết tắt tên các đơn vị thuộc Bộ Công Thương.

Nguyên tắc cấp mới, thay đổi, hủy bỏ tài khoản thư điện tử Điều 6 Quy chế quản lý và sử dụng Hệ thống Thư điện tử được quy định như sau:

- Cấp mới tài khoản: áp dụng đối với các cá nhân mới vào làm việc tại Bộ, đã ký hợp đồng làm việc từ 1 năm trở lên và chưa từng được cấp tài khoản MOIT Mail.

- Thay đổi thông tin tài khoản: áp dụng đối với các cá nhân trong các đơn vị thuộc Bộ đã được cấp tài khoản MOIT Mail trong trường hợp chuyển đổi đơn vị công tác trong nội bộ Bộ Công Thương (thuộc các đối tượng quy định tại Điều 2 Quy chế quản lý và sử dụng Hệ thống Thư điện tử), thay đổi chức danh công tác.

- Hủy bỏ tài khoản: áp dụng đối với các cá nhân trong các đơn vị thuộc Bộ nghỉ hưu, chuyển công tác ra khỏi các đơn vị thuộc Bộ và các tài khoản thư điện tử đã được cấp cho các cá nhân không nằm trong phạm vi điều chỉnh tại Điều 2 Quy chế quản lý và sử dụng Hệ thống Thư điện tử.

Quy trình cấp mới, thay đổi, hủy bỏ tài khoản thư điện tử Điều 7 Quy chế quản lý và sử dụng Hệ thống Thư điện tử được quy định như sau:

- Các đơn vị có trách nhiệm thông báo những thông tin về tạo mới, sửa đổi, thay thế, xóa bỏ tài khoản thư điện tử của cá nhân thuộc đơn vị mình cho đơn vị quản lý MOIT Mail trong trường hợp tuyển dụng mới, chuyển công tác hoặc nghỉ hưu (theo mẫu kèm theo có xác nhận của đơn vị).

- Chậm nhất sau hai (02) ngày làm việc kể từ khi nhận được thông báo của các đơn vị, đơn vị quản lý MOIT Mail sẽ thực hiện việc tạo mới, sửa đổi, thay thế, xóa tài khoản thư điện tử theo yêu cầu và thông báo lại cho các đơn vị biết.

- Trường hợp người sử dụng nghỉ hưu hoặc chuyển công tác khỏi các đơn vị thuộc Bộ Công Thương, tài khoản thư điện tử sẽ được chuyển ra khỏi nhóm của đơn vị mà người sử dụng đó đã công tác và được duy trì trong vòng một (01) tháng tính từ thời điểm nghỉ hưu hoặc chuyển công tác; trong thời gian này, người sử dụng có trách nhiệm chuyển tiếp những thư có nội dung liên quan đến công tác của đơn vị tới người có thẩm quyền.

Bùi Nguyễn Duy Khánh