Công văn 7197: Quy trình 06 bước thực hiện số hoá hồ sơ tài liệu thống nhất trong hệ thống chính trị

Công văn 7197: Quy trình 06 bước thực hiện số hoá hồ sơ tài liệu thống nhất trong hệ thống chính trị (Hình từ Internet)

Ngày 29/11/2025, Bộ Khoa học và Công nghệ đã ban hành Công văn 7197/BKHCN-CĐSQG về việc hướng dẫn việc số hoá hồ sơ, tài liệu thống nhất trong hệ thống chính trị.

Công văn 7197/BKHCN-CĐSQG năm 2025

Công văn 7197: Quy trình 06 bước thực hiện số hoá hồ sơ tài liệu thống nhất trong hệ thống chính trị

Theo đó, tại tiểu mục 2.3 Mục II Phụ lục kèm theo Công văn 7197/BKHCN-CĐSQG năm 2025 Bộ Khoa học và Công nghệ đã hướng dẫn về quy trình 06 bước thực hiện số hoá hồ sơ tài liệu thống nhất trong hệ thống chính trị bao gồm:

Quy trình số hoá tài liệu lưu trữ thực hiện theo quy định tại các Điều 9, 10, 11, 12 Thông tư 05/2025/TT-BNV.

Đối với các loại tài liệu cần số hóa chưa được quy định cụ thể trong các văn bản quy định hiện hành, thực hiện việc số hóa tài liệu theo quy trình sau:

Bước 1. Chuẩn bị và phân loại tài liệu

Cơ quan thực hiện số hóa thực hiện các hoạt động sau:

- Phân loại mức độ ưu tiên số hóa để lựa chọn những tài liệu số hóa phù hợp với nhu cầu, quy mô và nguồn lực cụ thể.

- Đánh giá các tài liệu trước khi số hóa theo các hướng dẫn trên để quyết định việc số hóa với từng loại tài liệu.

- Tổng hợp các hồ sơ, tài liệu quyết định số hóa và đưa vào kế hoạch thực hiện. Lập Danh mục hồ sơ tài liệu cần số hóa cho từng đơn vị, cán bộ.

- Thiết lập quy trình số hóa, đảm bảo bảo các tài liệu được thực hiện theo quy trình từng bước, phân công nhân lực chịu trách nhiệm phù hợp. Các tác vụ được thực hiện rõ ràng.

- Quản lý vận chuyển bản giao: Khí lấy tài liệu từ kho để số hóa, phải bảo đảm trật tự sắp xếp tài liệu lưu trữ, không làm hỏng tài liệu. Việc giao tài liệu cho bộ phận số hóa phải được kiểm đếm số lượng và lập biên bản giao nhận

- Kiểm tra sơ bộ trước khi thực hiện số hóa.

Bước 2. Chuẩn kỹ thuật trước khi số hóa

Cơ quan thực hiện số hỏa thực hiện các hoạt động sau:

- Thiết lập thông số kỹ thuật: Thiết lập các thông số kỹ thuật đầu ra cho tải liệu số hóa:

+ Độ phân giải (Resolution): Tối thiểu 300 dpi. Tối thiểu 200 dpi đối với tài liệu hành chính thông thường (chỉ phục vụ nhu cầu tra cứu và có thời gian lưu giữ ngắn/trung bình).

+ Định dạng tệp: Ảnh quét gốc: TIFF hoặc PNG (nền không mất dữ liệu); Tài liệu lưu trữ chính: PDF/A-1 hoặc PDF/A-2 (hai lớp).

+ Màu sắc: Văn bản thông thường quét đen trắng (B/W) hoặc thang xám (Grayscale); tài liệu có đầu, ảnh, bút phê, hoặc yêu cầu nhận dạng thông tin sinh trắc phải quét màu. Khuyến khích quét máu (full color) đối với tài liệu có giá trị đặc biệt để lưu giữ toàn bộ thông tin vật lý của bản gốc (tình trạng giấy, vết ố....) trước khi chuyển thành bản lưu trữ chính PDF/A.

- Thiết lập tên tệp đầu ra theo hướng dẫn tại tiểu mục 2.4 Mục II Phụ lục kèm theo Công văn 7197/BKHCN-CĐSQG năm 2025.

- Thực hiện số hóa: Đưa tài liệu vào máy quét hoặc thiết bị chụp ảnh phù hợp.

- Nhận dạng ký tự quang học (OCR): Thực hiện nhận dạng ký tự quang học tiếng Việt (đối với văn bản in). Độ chính xác tối thiểu là 98% trên tổng số ký tự của tài liệu được kiểm tra bằng công cụ hoặc xác suất.

- Xử lý và kiểm tra sơ bộ: Sau khi quét, cần kiểm tra chất lượng ảnh quét và so sánh với tài liệu lưu trữ gốc. Nều tài liệu số hóa không đạt yêu cầu, phải hiệu chỉnh cấu hình máy quét hoặc chuyển đổi phương pháp số hóa lại tài liệu. Xử lý ảnh: tự động kiểm tra độ nghiêng, độ mở, xóa viền đen.

- Hoàn trả tài liệu gốc: Sau khi số hóa, phải kiểm đếm số lượng tài liệu và kiểm tra tình trạng khi trả lại, ghi biên bản và vận chuyển tài liệu lưu trữ gốc về kho bảo quản.

Bước 3. Tạo lập dữ liệu đặc tả (Metadata)

Đối với việc số hóa văn bản phục vụ văn bản đi, văn bản đến dữ liệu đặc tả tuân thủ quy định chuẩn thông tin đầu vào của hệ thống (thông tin đầu vào của dữ liệu quản lý văn bản đi, thông tin đầu vào của dữ liệu quản lý văn bản đền, thông tin đầu vào của dữ liệu quản lý hồ sơ) được quy định tại Phần II. Phụ lục VI Nghị định số 30/2020/NĐ-CP.

Đối với các loại tài liệu chưa được quy định cụ thể, dữ liệu đặc tả cần có tối thiểu như sau:

Trong đó, mã định danh văn bản được sử dụng thống nhất theo hướng dẫn tại tiểu mục 2.4 Mục II Phụ lục kèm theo Công văn 7197/BKHCN-CĐSQG năm 2025.

Bước 4. Kỷ số

Đồi với dữ liệu yêu cầu giá trị pháp lý của tài liệu điện tử, cân thực hiện ký số của đơn vị số hóa lên bàn điện từ được tạo lập.

Thông tin chữ ký số trên tệp tin tài liệu lưu trữ số hóa phải hiển thị tên cơ quan cá nhân, thời gian ký (ngày, tháng, năm, giờ, phút, giây, múi giờ Việt Nam). Vị trí hiển thị chữ ký số là góc trên, bên phải, trang đầu tệp tin tài liệu số hỏa.

Bước 5. Lưu trữ, bảo quản và sao lưu

Đối với tài liệu lưu trữ số hoá được lưu giữ trên Hệ thống quản lý tài liệu lưu trữ số được quy định tại Mục 2 Chương IV Nghị định 113/2025/NĐ-CP và Chương V Thông tư 05/2025/TT-BNV.

Đảm bảo tài liệu số hỏa được lưu trữ an toàn, bảo mật và khả năng truy cập lâu dài.

Đóng gói văn bản điện tử. Đối với tài liệu lưu trữ, việc đóng gói tài liệu theo cấu trúc gói tin lưu trữ chuẩn quy định tại Phụ lục 1 Thông tư 05/2025/TT-BNV và chuyển vào hệ thống.

Lưu trữ an toàn: Lưu trữ trên Hệ thống quản lý tài liệu điện từ đạt cấp độ an toàn hệ thống thông tin theo quy định.

Bảo mật thông tin: đối với tài liệu mật, việc lưu trữ thực hiện theo quy định của của Bộ Công an đối với tài liệu mặt.

Sao lưu: Tài liệu lưu trữ số và cơ sở dữ liệu phải được sao lưu ít nhất hai bộ trên phương tiện lưu trữ độc lập để đảm bảo an toàn.

Bước 6. Tích hợp, liên thông và khai thác dữ liệu

Dữ liệu số hỏa khi đưa vào kho phải được kết nối với các Hệ thống trung gian trong kết nối phục vụ chia sẻ dữ liệu theo quy định tại Điều 20 Nghị định 194/2025/NĐ-CP về cơ sở dữ liệu quốc gia, kết nối và chia sẻ dữ liệu, dữ liệu mở phục vụ giao dịch điện tử của cơ quan nhà nước.

Các dịch vụ truy cập văn bản số hóa tối thiểu bao gồm các API sau:

Ghi chú: v1 là phiên bản API, trường hợp nâng cấp tạo thành các phiên bản API được sử dụng đồng thời đề nghị đặt tăng dần số phiên bản: v2, v3....

Cơ quan chủ quản kho dữ liệu số hoả lập tài liệu kỹ thuật mô tả dịch vụ, phối hợp với cơ quan quản lý Hệ thống trung gian trong kết nối phục vụ chia sẻ để công bố đặc tả dịch vụ cho các cơ quan có liên quan khai thác, sử dụng.

Khai thác tài liệu số hỏa:

+ Sử dụng tài liệu lưu trữ số được quy định tại Chương VI Thông tư 05/2025/TT-BNV.

+ Đối với các loại tài liệu khác: việc sử dụng tài liệu số hóa phục vụ tra cứu tham khảo hoặc thay thế văn bản giấy trong các thủ tục hành chính, nghiệp vụ hành chính thực hiện theo quy định có liên quan và phụ thuộc vào giá trị pháp lý của tài liệu số hóa.

+ Các hệ thống kết nối đến kho dữ liệu lưu trữ tài liệu số hóa (đối với các hệ thống trong cùng phạm vi cơ quan) hoặc kết nối đến các hệ thống trung gian phục vụ mục đích kết nối chia sẻ dữ liệu để khai thác, chia sẻ dữ liệu để khai thác văn bản số hỏa.

Xem thêm tại Công văn 7197/BKHCN-CĐSQG hướng dẫn số hóa hồ sơ, tài liệu thống nhất trong hệ thống chính trị ban hành ngày 29/11/2025.