Hướng dẫn xuất hóa đơn quà tặng cho nhân viên, khách hàng 2026 (Hình từ internet)
Tại khoản 1 Điều 4 Nghị định 123/2020/NĐ-CP (được sửa đổi, bổ sung tại Nghị định 70/2025/NĐ-CP) quy định như sau:
1. Khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, người bán phải lập hóa đơn để giao cho người mua (bao gồm cả các trường hợp hàng hóa, dịch vụ dùng để khuyến mại, quảng cáo, hàng mẫu; hàng hóa, dịch vụ dùng để cho, biếu, tặng, trao đổi, trả thay lương cho người lao động và tiêu dùng nội bộ (trừ hàng hóa luân chuyển nội bộ để tiếp tục quá trình sản xuất); xuất hàng hóa dưới các hình thức cho vay, cho mượn hoặc hoàn trả hàng hóa) và các trường hợp lập hóa đơn theo quy định tại Điều 19 Nghị định này. Hóa đơn phải ghi đầy đủ nội dung theo quy định tại Điều 10 Nghị định này. Trường hợp sử dụng hóa đơn điện tử phải theo định dạng chuẩn dữ liệu của cơ quan thuế theo quy định tại Điều 12 Nghị định này.
Như vậy, khi tặng quà cho nhân viên, khách hàng thì doanh nghiệp phải xuất hoá đơn theo quy định.
Theo quy định tại điểm a.3 khoản 6 Điều 10 Nghị định 123/2020/NĐ-CP (được sửa đổi, bổ sung tại Nghị định 70/2025/NĐ-CP): Trường hợp cho, biếu, tặng hàng hóa, dịch vụ phù hợp với quy định pháp luật thì doanh nghiệp phải lập hóa đơn tổng giá trị khuyến mại, cho, biếu, tặng kèm theo danh sách chi tiết về chương trình khuyến mại, cho, biếu, tặng.
Tổ chức lưu giữ hồ sơ có liên quan về chương trình khuyến mại, cho, biếu, tặng và cung cấp khi cơ quan có thẩm quyền yêu cầu và phải chịu trách nhiệm về tính chính xác nội dung thông tin giao dịch và cung cấp bảng tổng hợp chi tiết hàng hóa, dịch vụ khi cơ quan có thẩm quyền yêu cầu. Trường hợp khách hàng yêu cầu lấy hóa đơn theo từng giao dịch thì người bán phải lập hóa đơn giao cho khách hàng.
Hóa đơn phải ghi rõ “kèm theo bảng kê số…, ngày... tháng... năm”. Bảng kê phải có tên, mã số thuế và địa chỉ của người bán, tên hàng hóa, dịch vụ, số lượng, đơn giá, thành tiền hàng hóa, dịch vụ bán ra, ngày lập, tên và chữ ký người lập bảng kê. Trường hợp người bán nộp thuế giá trị gia tăng theo phương pháp khấu trừ thì Bảng kê phải có tiêu thức “thuế suất thuế giá trị gia tăng” và “tiền thuế giá trị gia tăng”.
Tổng cộng tiền thanh toán đúng với số tiền ghi trên hóa đơn giá trị gia tăng. Hàng hóa, dịch vụ bán ra ghi trên Bảng kê theo thứ tự bán hàng trong ngày. Bảng kê phải ghi rõ “kèm theo hóa đơn số...ngày... tháng... năm”.
* Thời điểm lập hóa đơn quà tặng cho nhân viên, khách hàng
Căn cứ Điều 9 Nghị định 123/2020/NĐ-CP (được sửa đổi, bổ sung tại Nghị định 70/2025/NĐ-CP) quy định thời điểm lập hóa đơn quà tặng cho nhân viên, khách hàng là thời điểm chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng hóa, tặng quà ngày nào thì trên hóa đơn sẽ ghi ngày đó.
* Giá tính thuế GTGT đối với hàng hóa tặng cho nhân viên, khách hàng
Theo khoản 1 Điều 6 Nghị định 181/2025/NĐ-CP quy định đối với hàng hóa dùng để biếu, tặng, cho là giá tính thuế giá trị gia tăng của hàng hóa cùng loại hoặc tương đương tại thời điểm phát sinh các hoạt động này.
Theo quy định tại Điều 10 Nghị định 123/2020/NĐ-CP (được sửa đổi, bổ sung tại Nghị định 70/2025/NĐ-CP) hóa đơn điện tử phải có các nội dung sau đây:
(i) Tên hóa đơn
(ii) Ký hiệu mẫu số hóa đơn và ký hiệu hóa đơn
(iii) Số hóa đơn
(iv) Tên, địa chỉ, mã số thuế của người bán
(v) Tên, địa chỉ, mã số thuế của người mua
(vi) Tên, đơn vị tính, số lượng, đơn giá hàng hóa, dịch vụ; thành tiền chưa có thuế GTGT, thuế suất thuế GTGT, tổng số tiền thuế GTGT, tổng tiền thanh toán
(vii) Chữ ký của người bán, chữ ký của người mua
(viii) Thời điểm lập hóa đơn
(ix) Thời điểm ký số trên hóa đơn điện tử
(x) Mã của cơ quan thuế
(xi) Phí, lệ phí thuộc ngân sách nhà nước, chiết khấu thương mại, khuyến mại và các nội dung khác liên quan
(xii) Chữ viết, chữ số và đồng tiền thể hiện trên hóa đơn
31
(028) 3930 3279
Hỗ trợ trực tuyến
0906 22 99 66
