Chỉ thị 04: Tăng cường quản lý công tác văn thư lưu trữ khi sắp xếp tổ chức bộ máy tại TPHCM

Chỉ thị 04: Tăng cường quản lý công tác văn thư lưu trữ khi sắp xếp tổ chức bộ máy tại TPHCM (Hình từ Internet)

UBND TPHCM ban hành Chỉ thị 04/CT-UBND ngày 18/4/2025 về tăng cường quản lý công tác văn thư, lưu trữ trong quá trình sắp xếp tổ chức bộ máy của hệ thống chính trị theo Kết luận 127-KL/TW ngày 28/02/2025 của Bộ Chính trị tại TPHCM.

Chỉ thị 04/CT-UBND

Chỉ thị 04: Tăng cường quản lý công tác văn thư lưu trữ khi sắp xếp tổ chức bộ máy tại TPHCM

Thực hiện Công văn 414/BNV-VTLTNN ngày 19/3/2025 của Bộ Nội vụ về việc tăng cường quản lý công tác văn thư, lưu trữ trong quá trình sắp xếp tổ chức bộ máy của hệ thống chính trị theo Kết luận 127-KL/TW ngày 28/02/2025 của Bộ Chính trị;

Để bảo đảm công tác văn thư, lưu trữ được thông suốt, liên tục, bảo đảm quản lý an toàn tài liệu trước, trong và sau khi hoàn thành việc sắp xếp tổ chức bộ máy của hệ thống chính trị trên địa bàn Thành phố, Chủ tịch Ủy ban nhân dân Thành phố yêu cầu Thủ trưởng các sở, ban, ngành Thành phố, Chủ tịch Ủy ban nhân dân thành phố Thủ Đức, quận, huyện khẩn trương chỉ đạo thực hiện một số nhiệm vụ cấp bách nhằm tăng cường quản lý công tác văn thư, lưu trữ trong quá trình sắp xếp tổ chức bộ máy của hệ thống chính trị trên địa bàn TPHCM.

Về nhiệm vụ chung, trong quá trình sắp xếp tổ chức bộ máy của hệ thống chính trị, người đứng đầu cơ quan, tổ chức, đơn vị hành chính và toàn thể công chức, viên chức, người lao động trên địa bàn Thành phố thực hiện nghiêm các quy định của pháp luật về văn thư, lưu trữ đáp ứng các yêu cầu sau đây:

- Toàn bộ tài liệu, cơ sở dữ liệu tài liệu hình thành trong hoạt động của cơ quan, tổ chức phải được quản lý tập trung, thống nhất, an toàn theo từng phông lưu trữ; tài liệu, cơ sở dữ liệu tài liệu của cơ quan, tổ chức nào phải được thống kê, tập hợp theo phông lưu trữ của cơ quan, tổ chức đó.

- Thực hiện việc đóng phông lưu trữ của cơ quan, tổ chức kể từ ngày kết thúc hoạt động. Cơ quan, tổ chức không ban hành văn bản hành chính theo thẩm quyền kể từ ngày quyết định của cơ quan có thẩm quyền về việc hợp nhất hoặc kết thúc hoạt động có hiệu lực.

- Trước và trong khi sắp xếp tổ chức bộ máy, tài liệu và cơ sở dữ liệu tài liệu phải được tiếp tục bảo quản tại kho lưu trữ của Trung tâm Lưu trữ lịch sử Thành phố và Lưu trữ cơ quan (hoặc địa điểm đang bảo quản) của đơn vị hành chính trước khi sắp xếp.

- Nghiêm cấm việc chiếm giữ, chuyển giao, hủy trái phép tài liệu và cơ sở dữ liệu tài liệu; không được làm hỏng, thất lạc tài liệu và cơ sở dữ liệu tài liệu trong quá trình sắp xếp tổ chức bộ máy.

- Sở Nội vụ có trách nhiệm tiếp nhận, phối hợp người đứng đầu cơ quan, tổ chức, đơn vị hành chính tiếp tục bảo quản tại chỗ hoặc tạm thời bảo quản tập trung toàn bộ tài liệu, cơ sở dữ liệu tài liệu trên địa bàn Thành phố và bàn giao tài liệu theo thẩm quyền quản lý cho cơ quan, tổ chức, đơn vị hành chính mới sau sắp xếp tổ chức bộ máy.

- Việc bàn giao tài liệu, cơ sở dữ liệu tài liệu sau khi sắp xếp tổ chức bộ máy được thực hiện đúng quy định của pháp luật lưu trữ về thẩm quyền quản lý.

- Thực hiện nghiêm quy định của pháp luật về quản lý, sử dụng con dấu, chứng thư chữ ký số chuyên dùng công vụ; bảo vệ bí mật nhà nước và bảo đảm an toàn thông tin, tài liệu, dữ liệu khi thực hiện nhiệm vụ thống kê, đóng gói, bàn giao, bảo quản, sử dụng trong quá trình sắp xếp tổ chức bộ máy.

- Ngay sau khi hoàn thành việc sắp xếp tổ chức bộ máy, người đứng đầu cơ quan, tổ chức mới cần kịp thời chỉ đạo:

+ Đăng ký mở mới hoặc mở lại tài khoản của tổ chức, lãnh đạo, văn thư trên Hệ thống để bảo đảm việc phát hành và tiếp nhận văn bản; đăng ký cấp con dấu và chứng thư chữ ký số chuyên dùng công vụ theo quy định.

+ Phối hợp với Sở Nội vụ, Sở Khoa học và Công nghệ, Trung tâm Chuyển đổi số và các đơn vị, cá nhân có liên quan tiếp nhận tài liệu và cơ sở dữ liệu tài liệu những công việc chưa hoàn thành thuộc thẩm quyền quản lý để tiếp tục giải quyết.

+ Tiếp nhận tài liệu, cơ sở dữ liệu tài liệu thuộc thẩm quyền quản lý và tài liệu tại các phòng, kho tập kết trên địa bàn quản lý; phối hợp với Sở Nội vụ xây dựng phương án xử lý nghiệp vụ đối với khối tài liệu đó.

- Tài liệu của Đảng được thực hiện theo hướng dẫn của các cơ quan có thẩm quyền của Đảng. Tài liệu mật được thực hiện theo hướng dẫn của Bộ Công an.

Xem thêm tại Chỉ thị 04/CT-UBND ban hành ngày 18/4/2025.