Quy trình nội bộ giải quyết thủ tục hành chính công nhận tài liệu lưu trữ có giá trị đặc biệt từ ngày 12/9/2025

Bước thực hiện

Tên bước thực hiện

Trách nhiệm thực hiện

Nội dung công việc thực hiện

Biểu mẫu/ Kết quả

Thời gian (ngày)

Bước 1

Tiếp nhận hồ sơ

Văn thư Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước /Bộ phận Tiếp nhận và Trả kết quả của Cục (nếu có)

Văn thư Cục/Bộ phận Tiếp nhận hồ sơ và Trả kết quả của Cục (Nếu có) tiếp nhận hồ sơ của cơ quan/ tổ chức; vào sổ văn bản đến, scan văn bản đến và chuyển hồ sơ cho Phòng Quản lý Dịch vụ và Phát huy giá trị tài liệu lưu trữ (viết tắt là DVPH) của Cục.

Bản thuyết minh tài liệu lưu trữ (theo mẫu tại Phụ lục XII ban hành kèm theo Thông tư 06/2025/TT-BNV)

01 ngày

Bước 2

Nhận và kiểm tra hồ sơ

Công chức Phòng DVPH được giao nhiệm vụ

Công chức của Phòng DVPH nhận và kiểm tra hồ sơ:

- Trường hợp hồ sơ chưa đầy đủ, chưa chính xác, yêu cầu cơ quan/ tổ chức bổ sung, hoàn thiện hồ sơ.

- Trường hợp hồ sơ không đủ điều kiện, từ chối tiếp nhận và nêu rõ lý do bằng văn bản trả lời của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước.

- Trường hợp hồ sơ đúng đối tượng được xem xét giải quyết, thành phần hồ sơ đầy đủ, chính xác theo quy định, công chức Phòng DVPH tiếp nhận hồ sơ và gửi Phiếu tiếp nhận hồ sơ và hẹn trả kết quả cho cơ quan/tổ chức.

- Phiếu hướng dẫn hoàn thiện hồ sơ.

- Văn bản trả lời.

- Giấy tiếp nhận hồ sơ và hẹn trả kết quả.

05 ngày

Bước 3

Chuẩn bị hồ sơ trình Bộ trưởng thành lập Hội đồng Xác định tài liệu lưu trữ có giá trị đặc biệt

Công chức Phòng DVPH được giao nhiệm vụ

Công chức Phòng DVPH được giao nhiệm vụ chuẩn bị hồ sơ trình Cục trưởng trình Bộ trưởng Bộ Nội vụ thành lập Hội đồng Xác định tài liệu lưu trữ đặc biệt, hồ sơ gồm: Tờ trình của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước báo cáo Bộ trưởng, Thứ trưởng phụ trách về việc thành lập Hội đồng, dự thảo Quyết định thành lập Hội đồng, Danh sách thành viên Hội đồng theo quy định tại điểm a khoản 3 Điều 29, Thông tư 06/2025/TT-BNV ngày 15/5/2025 của Bộ trưởng Bộ Nội vụ quy định chi tiết một số điều của Luật Lưu trữ năm 2024.

08 ngày

Bước 4

Thành lập Hội đồng Xác định tài liệu lưu trữ có giá trị đặc biệt

Bộ trưởng Bộ Nội vụ

Bộ trưởng Bộ Nội vụ quyết định thành lập Hội đồng Xác định tài liệu lưu trữ có giá trị đặc biệt theo đề nghị của Cục trưởng Cục Văn thư và lưu trữ nhà nước

02 ngày

Bước 5

Thẩm định hồ sơ đề nghị công nhận tài liệu lưu trữ có giá trị đặc biệt

Hội đồng Xác định tài liệu lưu trữ có giá trị đặc biệt

Hội đồng Xác định tài liệu lưu trữ có giá trị đặc biệt:

- Xem xét hồ sơ đề nghị.

- Đánh giá giá trị của tài liệu dựa trên các tiêu chí về nội dung (khoản 2 Điều 38 Luật Lưu trữ 2024) và hình thức, xuất xứ (khoản 3 Điều 38 Luật Lưu trữ 2024).

- Kiểm tra trực tiếp tài liệu trong trường hợp cần thiết.

- Hội đồng làm việc theo nguyên tắc dân chủ, thảo luận, góp ý kiến và biểu quyết bằng phiếu kín hoặc công khai.

- Cuộc họp của Hội đồng phải có mặt ít nhất 2/3 số thành viên; các thành viên vắng mặt phải gửi ý kiến bằng văn bản.

- Tài liệu được đề nghị công nhận tài liệu lưu trữ có giá trị đặc biệt phải được ít nhất 2/3 số thành viên Hội đồng đồng ý.

- Thư ký Hội đồng ghi biên bản cuộc họp.

15 ngày

Bước 6

Hoàn thiện hồ sơ trình các cấp có thẩm quyền

Thư ký Hội đồng Xác định tài liệu lưu trữ có giá trị đặc biệt

Thư ký Hội đồng hoàn thiện hồ sơ để Cục trình Hội đồng trình Bộ trưởng xem xét, quyết định. Hồ sơ trình gồm: dự thảo Tờ trình của Hội đồng để trình Bộ trưởng Bộ Nội vụ xem xét, quyết định; dự thảo Quyết định của Bộ trưởng công nhận tài liệu lưu trữ có giá trị đặc biệt; Biên bản họp Hội đồng; các ý kiến bằng văn bản của thành viên Hội đồng (nếu có); hồ sơ đề nghị công nhận tài liệu lưu trữ có giá trị đặc biệt của cơ quan/tổ chức.

Dự thảo Quyết định công nhận tài liệu lưu trữ có giá trị đặc biệt

15 ngày

Bước 7

Trình Bộ trưởng hồ sơ đề nghị công nhận tài liệu có giá trị đặc biệt

Hội đồng Xác định tài liệu lưu trữ có giá trị đặc biệt

Hội đồng Xác định tài liệu lưu trữ có giá trị đặc biệt trình Bộ trưởng Bộ Nội vụ hồ sơ đề nghị công nhận tài liệu có giá trị đặc biệt.

Hồ sơ trình gồm: Tờ trình của Hội đồng; dự thảo Quyết định của Bộ trưởng công nhận tài liệu lưu trữ có giá trị đặc biệt; Biên bản họp của Hội đồng; văn bản ý kiến của các thành viên Hội đồng (nếu có) và hồ sơ đề nghị công nhận tài liệu lưu trữ có giá trị đặc biệt của cơ quan/tổ chức.

Dự thảo Quyết định công nhận tài liệu lưu trữ có giá trị đặc biệt

05 ngày

Bước 8

Ký duyệt hồ sơ

Bộ trưởng Bộ Nội vụ

Bộ trưởng Bộ Nội vụ xem xét hồ sơ:

- Trường hợp nhất trí với hồ sơ trình của Hội đồng, Bộ trưởng ký số Quyết định công nhận tài liệu lưu trữ có giá trị đặc biệt.

- Trường hợp có ý kiến chỉ đạo khác, hồ sơ được chuyển về bước 7 để xử lý theo ý kiến chỉ đạo của Bộ trưởng.

Quyết định công nhận tài liệu lưu trữ có giá trị đặc biệt

04 ngày

Bước 9

Làm thủ tục phát hành văn bản

Văn thư Bộ Nội vụ

Sau khi Lãnh đạo Bộ Nội vụ đã ký duyệt, Văn Thư Bộ Nội vụ lấy số Quyết định, ký số cơ quan đối với văn bản điện tử, đóng dấu cơ quan đối với bản giấy, phát hành văn bản.

Quyết định công nhận tài liệu lưu trữ có giá trị đặc biệt

01 ngày

Bước 10

Trả kết quả

Văn thư Cục/Bộ phận Tiếp nhận hồ sơ và Trả kết quả của Cục (nếu có)

Văn thư Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước/Bộ phận Tiếp nhận hồ sơ và Trả kết quả của Cục (nếu có) gửi trả Quyết định cho cơ quan/ tổ chức đề nghị công nhận.

Quyết định công nhận tài liệu lưu trữ có giá trị đặc biệt

03 ngày

Bước 11

Công bố kết quả

Cổng Thông tin của Bộ Nội vụ

Công bố kết quả xét công nhận tài liệu lưu trữ có giá trị đặc biệt trên Cổng thông tin điện tử của Bộ Nội vụ.

Quyết định công nhận tài liệu lưu trữ có giá trị đặc biệt

01 ngày

Bước 12

Giải quyết khiếu nại (nếu có)

Hội đồng Xác định tài liệu lưu trữ có giá trị đặc biệt.

- Tiếp nhận đơn khiếu nại (nếu có).

- Giải quyết đơn khiếu nại và báo cáo người có thẩm quyền xem xét, quyết định.

Thời hạn nhận đơn khiếu nại là 15 ngày kể từ ngày công bố kết quả.

Tổng thời gian giải quyết TTHC: 60 ngày kể từ ngày nhận được hồ sơ đầy đủ, chính xác theo quy định.