Quy trình giải quyết TTHC cấp và cấp lại Chứng chỉ hành nghề lưu trữ theo Quyết định 1029/QĐ-BNV

Bước thực hiện

Tên bước thực hiện

Trách nhiệm thực hiện

Nội dung công việc thực hiện

Biểu mẫu (nếu có)

Thời gian (ngày)

Cấp Chứng chỉ hành nghề lưu trữ

Cấp lại Chứng chỉ hành nghề lưu trữ

Bước 1

Tiếp nhận và kiểm tra hồ sơ

Bộ phận Tiếp nhận hồ sơ và Trả kết quả

- Tiếp nhận hồ sơ và kiểm tra hồ sơ:

- Trường hợp hồ sơ không đủ điều kiện, nêu rõ lý do không được tiếp nhận, hồ sơ được chuyển đến bước 9.

- Trường hợp hồ sơ chưa đầy đủ, chính xác yêu cầu cá nhân bổ sung, hoàn thiện hồ sơ. (Mẫu phiếu yêu cầu bổ sung, hoàn thiện hồ sơ theo quy định hiện hành).

- Trường hợp hồ sơ đúng, đủ theo quy định được tiếp nhận và chuyển cho Bộ phận xử lý hồ sơ giải quyết. Yêu cầu cá nhân nộp lệ phí (300.000 đồng đối với cấp mới, 200.000 đồng đối với cấp lại) và trả Phiếu tiếp nhận và hẹn trả kết quả cho công dân; nếu công dân đăng ký hình thức nhận kết quả qua dịch vụ bưu chính đề nghị cá nhân cung cấp thông tin họ và tên người nhận, số điện thoại người nhận và địa chỉ cụ thể, phí bưu chính cá nhân tự thanh toán khi nhận kết quả.

Đơn đề nghị cấp Chứng chỉ hành nghề lưu trữ theo mẫu tại Phụ lục XIV, Đơn đề nghị cấp lại CCHNLT theo mẫu tại Phụ lục XVI, Thông tư 06/2025/TT-BNV

01 ngày

01 ngày

Bước 2

Xử lý hồ sơ

Công chức Phòng Quản lý Dịch vụ và Phát huy giá trị tài liệu lưu trữ

Kiểm tra, rà soát, đối chiếu các thông tin, thành phần tài liệu trong hồ sơ theo quy định:

- Trường hợp hồ sơ đúng đủ theo quy định, công chức được giao nhiệm vụ tổng hợp thông tin của hồ sơ, dự thảo Quyết định cấp/ cấp lại Chứng chỉ hành nghề lưu trữ trình Trưởng phòng xem xét.

- Trường hợp hồ sơ không đạt yêu cầu, công chức được giao nhiệm vụ dự thảo Thông báo nêu rõ lý do không được cấp/cấp lại Chứng chỉ hành nghề lưu trữ trình Trưởng phòng xem xét.

- Phiếu hướng dẫn hoàn thiện hồ sơ.

- Văn bản trả lời.

- Giấy tiếp nhận hồ sơ và hẹn trả kết quả.

03 ngày

1.5 ngày

Bước 3

Xét duyệt kết quả xử lý hồ sơ của công chức

Trưởng phòng Quản lý Dịch vụ và Phát huy giá trị tài liệu lưu trữ

Xem xét hồ sơ xử lý của công chức:

- Trường hợp nhất trí với hồ sơ xử lý của công chức, Trưởng phòng trình lãnh đạo Cục xem xét, ký duyệt.

- Trường hợp có ý kiến chỉ đạo khác, hồ sơ được chuyển về bước 2 để xử lý theo ý kiến chỉ đạo của Trưởng phòng.

01 ngày

0.5 ngày

Bước 4

Ký duyệt văn bản

Lãnh đạo Cục

Xem xét, ký duyệt văn bản

01 ngày

01 ngày

Bước 5

Lấy số văn bản và ký số cơ quan

Văn thư Cục

Lấy số văn bản và ký số cơ quan cho văn bản

- Thư ký Hội đồng ghi biên bản cuộc họp.

01 ngày

01 ngày

Bước 6

Hoàn thiện bản in Chứng chỉ hành nghề lưu trữ

Công chức Phòng Quản lý Dịch vụ và Phát huy giá trị tài liệu lưu trữ

Đối với trường hợp được cấp Chứng chỉ hành nghề lưu trữ, công chức Phòng Quản lý Dịch vụ và Phát huy giá trị tài liệu lưu trữ, tạo Mã QR, hoàn thiện các thông tin trên Chứng chỉ và in Chứng chỉ hành nghề, kiểm tra, rà soát thông tin tin trên bản in, dán ảnh Chứng chỉ, trình Cục trưởng ký bản Giấy Chứng chỉ.

Mẫu Chứng chỉ hành nghề lưu trữ theo Phụ lục XIII ban hành kèm theo Thông tư 06/2025/TT-BNV

03 ngày

1.5 ngày

Bước 7

Ký bản giấy Chứng chỉ hành nghề lưu trữ

Lãnh đạo Cục

Ký bản giấy Chứng chỉ hành nghề lưu trữ

01 ngày

01 ngày

Bước 8

Đóng dấu và thực hiện số hóa Chứng chỉ hành nghề lưu trữ

Văn thư Cục

- Đóng dấu giáp lai ảnh trên Chứng chỉ hành nghề lưu trữ và đóng dấu của cơ quan cho bản giấy Chứng chỉ hành nghề lưu trữ.

- Thực hiện số hóa bản giấy Chứng chỉ hành nghề lưu trữ theo quy định gửi file số hóa cho công chức Phòng Quản lý Dịch vụ và Phát huy giá trị tài liệu lưu trữ.

02 ngày

01 ngày

Bước 9

Trả kết quả, kết thúc hồ sơ và lưu trữ hồ sơ

Công chức Phòng Quản lý Dịch vụ và Phát huy giá trị tài liệu lưu trữ/Bộ phận Tiếp nhận hồ sơ và Trả kết quả

- Trả kết quả thủ tục hành chính cho công dân trực tiếp tại Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước hoặc gửi qua đường bưu chính theo địa chỉ của công dân đã cung cấp.

- Công chức Phòng Quản lý Dịch vụ và Phát huy giá trị tài liệu lưu trữ thực hiện lưu hồ sơ, kết quả giải quyết thủ tục hành chính theo quy định.

02 ngày

1.5 ngày

Tổng thời gian giải quyết TTHC:

- Đối với cấp Chứng chỉ hành nghề lưu trữ: Trong thời hạn 15 ngày kể từ ngày nhận hồ sơ đầy đủ, chính xác theo quy định.

- Đối với cấp lại Chứng chỉ hành nghề lưu trữ: Trong thời hạn 10 ngày kể từ ngày nhận hồ sơ đầy đủ, chính xác theo quy định

Bước thực hiện

Tên bước thực hiện

Trách nhiệm thực hiện

Nội dung công việc thực hiện

Biểu mẫu (nếu có)

Thời gian thực hiện của từng bước

Bước 1

Xây dựng kế hoạch tổ chức kiểm tra nghiệp vụ lưu trữ

Phòng Quản lý Dịch vụ và Phát huy giá trị tài liệu lưu trữ

Căn cứ Quyết định giao kế hoạch hàng năm, Phòng Quản lý Dịch vụ và Phát huy giá trị tài liệu lưu trữ xây dựng, trình Cục ban hành Kế hoạch tổ chức kiểm tra nghiệp vụ lưu trữ.

Bước 2

Thông báo tiếp nhận hồ sơ

Hội đồng kiểm tra

Hội đồng kiểm tra Thông báo tiếp nhận hồ sơ đăng ký kiểm tra và đề nghị cấp chứng chỉ hành nghề lưu trữ, gồm: thời gian, địa điểm tổ chức kiểm tra; điều kiện thí sinh tham dự kiểm tra.

Theo Kế hoạch hàng năm

Bước 3

Tiếp nhận hồ sơ, tổng hợp thông tin thí sinh

Thư ký Hội đồng kiểm tra

- Tiếp nhận hồ sơ gồm những giấy tờ sau:

+ Đơn đăng ký kiểm tra nghiệp vụ lưu trữ và đề nghị cấp Chứng chỉ hành nghề lưu trữ.

+ Thẻ căn cước hoặc giấy tờ tùy thân hợp pháp khác

+ Bằng tốt nghiệp trung cấp ngành lưu trữ hoặc bằng tốt nghiệp trung cấp trở lên thuộc nhóm ngành phù hợp với hoạt động dịch vụ lưu trữ cá nhân đăng ký hành nghề, gồm: máy tính và công nghệ thông tin, toán học, sinh học, hóa học.

+ Ảnh chân dung của người đề nghị cấp Chứng chỉ hành nghề lưu trữ: ảnh màu, cỡ 4x6 cm, nền trắng, được chụp trong thời gian không quá 06 tháng.

- Tổng hợp, cập nhật thông tin thí sinh vào cơ sở dữ liệu.

 Đơn đăng ký kiểm tra nghiệp vụ lưu trữ và đề nghị cấp Chứng chỉ hành nghề lưu trữ (theo mẫu tại Phụ lục XV, Thông tư 06/2025/TT-BNV

Bước 4

Kiểm tra, duyệt hồ sơ

Hội đồng kiểm tra

Duyệt danh sách thí sinh đủ điều kiện tham dự kiểm tra.

Bước 5

Thông báo danh sách thí sinh đủ và không đủ điều kiện tham dự kiểm tra; triệu tập thí sinh tham dự kiểm tra

Hội đồng kiểm tra; Thư ký Hội đồng

- Trên cơ sở danh sách tổng hợp thí sinh tham dự kiểm tra, Thư ký Hội đồng trình Hội đồng kiểm tra xem xét, ban hành Thông báo danh sách thí sinh đủ điều kiện và không đủ điều kiện tham dự kiểm tra.

- Đối với những thí sinh không đủ điều kiện chuyển hồ sơ được chuyển đến Bước 18.

- Đối với các thí sinh đủ điều kiện tham dự kiểm tra, Hội đồng kiểm tra ban hành Thông báo triệu tập thí sinh tham dự kiểm tra.

Bước 6

Tổ chức kiểm tra

Hội đồng kiểm tra

- Tổ chức khai mạc kỳ kiểm tra: phổ biến Quyết định thành lập Hội đồng kiểm tra, Quy chế và Nội quy kỳ kiểm tra.

- Thí sinh đủ điều kiện tham dự kiểm tra.

Dự thảo Quyết định công nhận tài liệu lưu trữ có giá trị đặc biệt

Bước 7

Chấm bài kiểm tra

Các ban giúp việc của Hội đồng kiểm tra

Các ban giúp việc của Hội đồng kiểm tra (Ban phách, Ban chấm) làm việc theo quy chế làm việc của Hội đồng kiểm tra.

Dự thảo Quyết định công nhận tài liệu lưu trữ có giá trị đặc biệt

Bước 8

Tổng hợp điểm

Thư ký Hội đồng kiểm tra

Bộ trưởng Bộ Nội vụ xem xét hồ sơ:

- Trường hợp nhất trí với hồ sơ trình của Hội đồng, Bộ trưởng ký số Quyết định công nhận tài liệu lưu trữ có giá trị đặc biệt.

- Trường hợp có ý kiến chỉ đạo khác, hồ sơ được chuyển về bước 7 để xử lý theo ý kiến chỉ đạo của Bộ trưởng.

Tổng hợp, lên danh sách điểm kiểm tra của thí sinh.

Bước 9

Thông báo kết quả kiểm tra

Thư ký Hội đồng kiểm tra; Hội đồng kiểm tra

- Thư ký Hội đồng kiểm tra trình Hội đồng danh sách kết quả kiểm tra của thí sinh. - Hội đồng kiểm tra ban hành Thông báo kết quả kiểm tra.

- Thí sinh có kết quả kiểm tra không đạt nếu có đơn phúc khảo bài kiểm tra gửi về Hội đồng, Thư ký Hội đồng kiểm tra sẽ tiếp nhận và báo cáo Chủ tịch Hội đồng kiểm tra để tổ chức chấm phúc khảo. Trường hợp thí sinh không phúc khảo, hồ sơ chuyển đến Bước 18.

- Sau khi có kết quả chấm phúc khảo bài kiểm tra, Hội đồng kiểm tra ban hành Thông báo kết quả chấm bài kiểm tra phúc khảo. Trường hợp kết quả phúc khảo không đạt, hồ sơ chuyển đến Bước 18.

Quyết định công nhận tài liệu lưu trữ có giá trị đặc biệt

Bước 10

Quyết định công nhận kết quả kiểm tra nghiệp vụ lưu trữ

Cục trưởng

Trên cơ sở thông báo kết quả kiểm tra, Hồi đồng kiểm tra trình Cục trưởng Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước ký ban hành Quyết định công nhận kết quả kiểm tra nghiệp vụ lưu trữ cho thí sinh đạt yêu cầu.

Bước 11

Tổng hợp danh sách và dự thảo Quyết định cấp Chứng chỉ hành nghề lưu trữ

Thư ký Hội đồng kiểm tra

Trên cơ sở danh sách cá nhân đạt kết quả kiểm tra nghiệp vụ lưu trữ, Thư ký Hội đồng kiểm tra tổng hợp, lập danh sách đề cấp Chứng chỉ hành nghề lưu trữ và dự thảo Quyết định cấp Chứng chỉ hành nghề lưu trữ cho các cá nhân đạt yêu cầu.

03 ngày

Bước 12

Xem xét kết quả tổng hợp

Trưởng phòng Quản lý Dịch vụ và Phát huy giá trị tài liệu lưu trữ

Xem xét kết quả tổng hợp do thư ký Hội đồng kiểm tra trình:

- Trường hợp nhất trí với hồ sơ xử lý của công chức, Trưởng phòng trình lãnh đạo Cục xem xét, ký duyệt.

- Trường hợp có ý kiến chỉ đạo khác, hồ sơ được chuyển về bước 11 để xử lý theo ý kiến chỉ đạo của Trưởng phòng.

1.5 ngày

Bước 13

Ký duyệt văn bản

Lãnh đạo Cục

Ký duyệt Quyết định cấp Chứng chỉ hành nghề lưu trữ

01 ngày

Bước 14

Cho số văn bản và ký số cơ quan

Văn thư Cục

Cho số và ký số cơ quan vào Quyết định cấp Chứng chỉ hành nghề lưu trữ

01 ngày

Bước 15

Hoàn thiện các thông tin trên bản in Chứng chỉ hành nghề lưu trữ

Công chức Phòng Quản lý Dịch vụ và Phát huy giá trị tài liệu lưu trữ

Đối với trường hợp được cấp Chứng chỉ hành nghề lưu trữ, công chức Phòng Quản lý Dịch vụ và Phát huy giá trị tài liệu lưu trữ, tạo Mã QR, hoàn thiện các thông tin trên Chứng chỉ và in Chứng chỉ hành nghề, kiểm tra, rà soát thông tin tin trên bản in, dán ảnh Chứng chỉ, trình Cục trưởng ký bản Giấy Chứng chỉ.

Mẫu Chứng chỉ hành nghề lưu trữ theo Phụ lục XIII ban hành kèm theo Thông tư 06/2025/TT-BNV

03 ngày

Bước 16

Ký bản giấy Chứng chỉ hành nghề lưu trữ

Cục trưởng

Ký bản giấy Chứng chỉ hành nghề lưu trữ

01 ngày

Bước 17

Đóng dấu cơ quan và thực hiện số hóa Chứng chỉ hành nghề lưu trữ

Văn thư Cục

- Đóng dấu giáp lai ảnh và đóng dấu của cơ quan cho bản giấy Chứng chỉ hành nghề lưu trữ.

- Thực hiện số hóa bản giấy Chứng chỉ hành nghề lưu trữ theo quy định; gửi file đã số hóa cho công chức Phòng Quản lý Dịch vụ và Phát huy giá trị tài liệu lưu trữ.

2.5 ngày

Bước 18

Trả kết quả, kết thúc hồ sơ và lưu trữ hồ sơ

Công chức Phòng Quản lý Dịch vụ và Phát huy giá trị tài liệu lưu trữ/Bộ phận Tiếp nhận hồ sơ và Trả kết quả

- Trả kết quả thủ tục hành chính cho công dân trực tiếp tại Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước hoặc gửi qua đường bưu chính theo địa chỉ của công dân đã cung cấp.

- Công chức Phòng Quản lý Dịch vụ và Phát huy giá trị tài liệu lưu trữ thực hiện lưu hồ sơ, kết quả giải quyết thủ tục hành chính theo quy định.

02 ngày

Tổng thời gian giải quyết TTHC: Trong thời hạn 15 ngày kể từ ngày có quyết định công nhận kết quả kiểm tra nghiệp vụ lưu trữ.