Thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự tài liệu tại các cơ quan ở trong nước

Thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự tài liệu tại các cơ quan ở trong nước (Hình từ Internet)

Ngày 06/10/2025, Bộ Ngoại giao ban hành Quyết định 3657/QĐ-BNG về việc công bố thủ tục hành chính được sửa đổi, bổ sung trong lĩnh vực chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự thuộc phạm vi chức năng quản lý của Bộ Ngoại giao.

Quyết định 3657/QĐ-BNG

Thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự tài liệu tại các cơ quan ở trong nước

Thủ tục chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự giấy tờ, tài liệu tại các cơ quan ở trong nước được ban hành kèm theo Quyết định 3657/QĐ-BNG như sau:

(1) Trình tự thực hiện:

(i) Nộp hồ sơ trực tiếp:

- Tại Cục Lãnh sự hoặc Sở Ngoại vụ Thành phố Hồ Chí Minh².

+ Thời gian nộp hồ sơ: các ngày làm việc trong tuần và sáng thứ Bảy, trừ Chủ Nhật và các ngày lễ, Tết.

+ Thời gian trả hồ sơ: các ngày làm việc trong tuần, trừ thứ Bảy, trừ Chủ Nhật và các ngày lễ, Tết.

- Tại trụ sở của cơ quan địa phương được phân cấp thẩm quyền chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự (tên cơ quan, địa chỉ, thời gian nhận và trả kết quả của các cơ quan này đề nghị xem tại Cổng Dịch vụ công Cổng Thông tin điện tử của Bộ Ngoại giao).

(ii) Nộp hồ sơ trực tuyến: Trên Cổng dịch vụ công quốc gia

(iii) Các cơ quan có thẩm quyền trong nước xem xét, giải quyết.

- Nhận kết quả trực tiếp tại trụ sở cơ quan theo Giấy tiếp nhận hồ sơ và hẹn trả kết quả hoặc hồ sơ được gửi trả qua đường bưu điện cho đương sự.

(2) Thành phần, số lượng hồ sơ:

(i) Thành phần hồ sơ:

- Đối với việc chứng nhận lãnh sự giấy tờ, tài liệu của Việt Nam để được công nhận và sử dụng ở nước ngoài:

Trường hợp nộp hồ sơ trực tiếp và qua dịch vụ bưu chính

+ 01 Tờ khai chứng nhận hợp pháp hóa lãnh sự trên Cổng Dịch vụ công của Bộ Ngoại giao dichvucong.mofa.gov.vn.

+ Xuất trình bản chính hoặc bản sao Thẻ căn cước công dân/Thẻ căn cước/Giấy chứng nhận căn cước hoặc Hộ chiếu, giấy tờ xuất nhập cảnh/giấy tờ có giá trị đi lại quốc tế còn giá trị sử dụng hoặc xuất trình Căn cước điện tử.

Đối với trường hợp nộp qua dịch vụ bưu chính : 01 bản sao Thẻ căn cước công dân Thẻ căn cước/Giấy chứng nhận căn cước hoặc Hộ chiếu, giấy tờ xuất nhập cảnh/giấy tờ có giá trị đi lại quốc tế còn giá trị sử dụng. Bản sao các loại giấy tờ này là bản chụp từ bản chính và không phải chứng thực.

+ Giấy tờ, tài liệu đề nghị được chứng nhận lãnh sự.

+ 01 bản chụp giấy tờ, tài liệu đề nghị được chứng nhận lãnh sự.

+ 01 phong bì có dán tem và ghi rõ địa chỉ người nhận (nếu hồ sơ gửi qua dịch vụ bưu chính và yêu cầu trả kết quả qua dịch vụ bưu chính).

Trường hợp nộp hồ sơ trực tuyến trên Cổng Dịch vụ công quốc gia Cổng Dịch vụ công của Bộ Ngoại giao

+ Đăng nhập tài khoản trên Cổng dịch vụ công quốc gia bằng tài khoản định danh điện tử theo quy định pháp luật về định danh và xác thực điện tử.

+ Cung cấp thông tin theo biểu mẫu điện tử tương tác, đăng tải bản điện tử giấy tờ, tài liệu đề nghị được chứng nhận lãnh sự.

Trường hợp cần kiểm tra tính xác thực của giấy tờ, tài liệu đề nghị được chứng nhận lãnh sự, cán bộ tiếp nhận hồ sơ có thể yêu cầu người đề nghị chứng nhận lãnh sự xuất trình bổ sung bản chính giấy tờ, tài liệu có liên quan và nộp 01 bản chụp giấy tờ, tài liệu này.

- Đối với việc hợp pháp hóa lãnh sự giấy tờ, tài liệu của nước ngoài để được công nhận và sử dụng ở Việt Nam:

Trường hợp nộp hồ sơ trực tiếp và qua dịch vụ bưu chính

+ 01 Tờ khai chứng nhận hợp pháp hóa lãnh sự trên Cổng Dịch vụ công của Bộ Ngoại giao dichvucong.mofa.gov.vn.

+ Xuất trình bản chính hoặc bản sao Thẻ căn cước công dân Thẻ căn cước/Giấy chứng nhận căn cước hoặc Hộ chiếu, giấy tờ xuất nhập cảnh/giấy tờ có giá trị đi lại quốc tế còn giá trị sử dụng hoặc xuất trình Căn cước điện tử.

Đối với trường hợp nộp qua dịch vụ bưu chính : 01 bản sao Thẻ căn cước công dân/Thẻ căn cước/Giấy chứng nhận căn cước hoặc Hộ chiếu, giấy tờ xuất nhập cảnh/giấy tờ có giá trị đi lại quốc tế còn giá trị sử dụng. Bản sao các loại giấy tờ này là bản chụp từ bản chính và không phải chứng thực.

+ Giấy tờ, tài liệu đề nghị được hợp pháp hóa lãnh sự (đã được cơ quan đại diện ngoại giao, cơ quan lãnh sự hoặc cơ quan khác được ủy quyền thực hiện chức năng lãnh sự của nước ngoài chứng nhận).

+ 01 bản dịch giấy tờ, tài liệu đề nghị hợp pháp hóa lãnh sự sang tiếng Việt hoặc tiếng Anh (nếu giấy tờ, tài liệu đó không được lập bằng các thứ tiếng này). Bản dịch không phải chứng thực và được lập theo mẫu quy định.

+ 01 bản chụp giấy tờ, tài liệu đề nghị được hợp pháp hóa lãnh sự.

+ 01 phong bì có dán tem và ghi rõ địa chỉ người nhận (nếu hồ sơ gửi qua dịch vụ bưu chính và yêu cầu trả kết quả qua dịch vụ bưu chính).

+ Đăng nhập tài khoản trên Cổng dịch vụ công quốc gia bằng tài khoản định danh điện tử theo quy định pháp luật về định danh và xác thực điện tử.

+ Cung cấp thông tin theo biểu mẫu điện tử tương tác, đăng tải bản điện tửgiấy tờ, tài liệu đề nghị được chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự.

Trường hợp nộp hồ sơ trực tuyến trên Cổng Dịch vụ công quốc gia/Cổng Dịch vụ công của Bộ Ngoại giao

+ Đăng nhập tài khoản trên Cổng dịch vụ công quốc gia bằng tài khoản định danh điện tử theo quy định pháp luật về định danh và xác thực điện tử.

+ Cung cấp thông tin theo biểu mẫu điện tử tương tác, đăng tải bản điện tử giấy tờ, tài liệu đề nghị được hợp pháp hóa lãnh sự.

+ Đăng tải kèm theo bản điện tử của bản dịch giấy tờ, tài liệu đề nghị được hợp pháp hóa lãnh sự sang tiếng Việt hoặc tiếng Anh, nếu giấy tờ, tài liệu đó không được lập bằng các thứ tiếng trên.

Trường hợp cần kiểm tra tính xác thực của giấy tờ, tài liệu đề nghị được hợp pháp hóa lãnh sự, cán bộ tiếp nhận hồ sơ có thể yêu cầu người đề nghị hợp pháp hóa lãnh sự xuất trình bổ sung bản chính giấy tờ, tài liệu có liên quan và nộp 01 bản chụp giấy tờ, tài liệu này.

(ii) Số lượng hồ sơ: Một (01) bộ.

Xem thêm tại Quyết định 3657/QĐ-BNG ban hành ngày 06/10/2025.

Nguyễn Thị Mỹ Quyền