Thủ tục chứng nhận xuất trình giấy tờ, tài liệu tại các cơ quan ở trong nước

Thủ tục chứng nhận xuất trình giấy tờ, tài liệu tại các cơ quan ở trong nước (Hình từ Internet)

Ngày 06/10/2025, Bộ Ngoại giao ban hành Quyết định 3657/QĐ-BNG về việc công bố thủ tục hành chính được sửa đổi, bổ sung trong lĩnh vực chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự thuộc phạm vi chức năng quản lý của Bộ Ngoại giao.

Quyết định 3657/QĐ-BNG

Thủ tục chứng nhận xuất trình giấy tờ, tài liệu tại các cơ quan ở trong nước

Thủ tục chứng nhận xuất trình giấy tờ, tài liệu tại các cơ quan ở trong nước được ban hành kèm theo Quyết định 3657/QĐ-BNG như sau:

(1) Trình tự thực hiện:

Bước 1: Nộp hồ sơ tại Cục Lãnh sự hoặc Sở Ngoại vụ Thành phố Hồ Chí Minh.

- Thời gian nộp hồ sơ: các ngày làm việc trong tuần và sáng thứ Bảy, trừ Chủ Nhật và các ngày lễ, Tết.

- Thời gian trả hồ sơ: các ngày làm việc trong tuần, trừ thứ Bảy, trừ Chủ Nhật và các ngày lễ, Tết.

Bước 2: Cục Lãnh sự, Sở Ngoại vụ thành phố Hồ Chí Minh xem xét giải quyết.

Bước 3: Nhận kết quả trực tiếp tại trụ sở cơ quan theo Giấy tiếp nhận hồ sơ và hẹn trả kết quả hoặc hồ sơ được gửi trả qua dịch vụ bưu chính cho đương sự.

(2) Cách thức thực hiện:

- Nộp hồ sơ trực tiếp tại trụ sở cơ quan hành chính; hoặc

- Gửi hồ sơ qua dịch vụ bưu chính đến Cục Lãnh sự, Sở Ngoại vụ TP. Hồ Chí Minh hoặc các Cơ quan địa phương được phân cấp thẩm quyền: quy được thực hiện tại tất cả các bưu điện thuộc hệ thống bưu chính Việt Nam theo thỏa thuận dịch vụ giữa Cục Lãnh sự Bộ Ngoại giao và Chi nhánh Tổng công ty Bưu điện Việt Nam – Bưu điện thành phố Hà Nội (VN-POST/hotline: 02438255948).

(3) Thành phần, số lượng hồ sơ:

- Thành phần hồ sơ:

+ 01 Tờ khai chứng nhận hợp pháp hóa lãnh sự trên Cổng Dịch vụ công của Bộ Ngoại giao dichvucong.mofa.gov.vn.

+ Xuất trình bản chính hoặc bản sao chứng thực Thẻ căn cước công dân Thẻ căn cước/Giấy chứng nhận căn cước hoặc Hộ chiếu, giấy tờ xuất nhập cảnh/giấy tờ có giá trị đi lại quốc tế còn giá trị sử dụng hoặc xuất trình Căn cước điện tử.

Đối với trường hợp nộp qua dịch vụ bưu chính : 01 bản sao Thẻ căn cước công dân/Thẻ căn cước/Giấy chứng nhận căn cước hoặc Hộ chiếu, giấy tờ xuất nhập cảnh/giấy tờ có giá trị đi lại quốc tế còn giá trị sử dụng. Bản sao các loại giấy tờ này là bản chụp từ bản chính và không phải chứng thực.

+ Giấy tờ, tài liệu của Việt Nam đề nghị được chứng nhận xuất trình để sử dụng ở nước ngoài.

+ 01 bản chụp giấy tờ, tài liệu đề nghị được chứng nhận xuất trình.

+ 01 phong bì có dán tem ghi rõ địa chỉ người nhận (nếu hồ sơ gửi qua dịch vụ bưu chính và yêu cầu trả kết quả qua dịch vụ bưu chính).

- Số lượng hồ sơ: Một (01) bộ.

(4) Thời hạn giải quyết:

- 01 ngày làm việc, kể từ ngày cơ quan có thẩm quyền giải quyết quyết nhận đủ hồ sơ hợp lệ đối với trường hợp hồ sơ có số lượng từ 01 đến 04 giấy tờ, tài liệu.

+ Trường hợp hồ sơ có số lượng từ 05 đến 09 giấy tờ, tài liệu thì thời hạn giải quyết không quá 02 ngày làm việc.

+ Trường hợp hồ sơ có số lượng từ 10 giấy tờ, tài liệu trở lên thì thời hạn giải quyết có thể dài hơn nhưng không quá 04 ngày làm việc.

- Trường hợp người đề nghị đã nộp hồ sơ đề nghị chứng nhận lãnh sự và có đề nghị thực hiện thủ tục chứng nhận xuất trình thì không phải nộp lại hồ sơ.

(5) Đối tượng thực hiện thủ tục hành chính: Cơ quan, cá nhân, tổ chức.

(6) Cơ quan thực hiện thủ tục hành chính: Cục Lãnh sự, Sở Ngoại vụ thành phố Hồ Chí Minh và các cơ quan địa phương được phân cấp thẩm quyền chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự theo quy định của pháp luật.

(7) Kết quả thực hiện thủ tục hành chính: Tem chứng nhận trên giấy tờ, tài liệu đề nghị chứng nhận xuất trình.

(8) Phí: Không thu phí.

(9) Tên mẫu đơn, mẫu tờ khai: Tờ khai chứng nhận hợp pháp hóa lãnh sự (Mẫu LS/HPH-2025/TKĐT).

(10) Yêu cầu, điều kiện thực hiện thủ tục hành chính: Yêu cầu cụ thể đối với các giấy tờ, tài liệu đề nghị chứng nhận xuất trình:

- Là giấy tờ, tài liệu của Việt Nam để được công nhận và sử dụng ở nước ngoài nhưng không thuộc diện được chứng nhận lãnh sự (để tạo điều kiện cho giấy tờ tài liệu đó được chấp nhận sử dụng ở nước ngoài và theo nguyện vọng của người đề nghị chứng nhận lãnh sự).

- Các giấy tờ, tài liệu có mẫu chữ ký, con dấu và chức danh không còn lưu tại cơ quan, tổ chức lập, công chứng, chứng thực giấy tờ, tài liệu đó hoặc không thể xác định được.

- Các giấy tờ, tài liệu do chính quyền cũ cấp trước ngày 30/4/1975.

(11) Căn cứ pháp lý của thủ tục hành chính:

- Nghị định 196/2025/NĐ-CP ngày 04/7/2025 sửa đổi, bổ sung Nghị định 111/2011/NĐ-CP ngày 05/12/2011 của Chính phủ về chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự.

- Nghị định 111/2011/NĐ-CP ngày 05/12/2011 của Chính phủ về chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự.

- Thông tư 11/2025/TT-BNG ngày 31/7/2025 về Biểu mẫu giấy tờ và hướng dẫn chi tiết một số quy định về chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự.

Nguyễn Thị Mỹ Quyền