Công văn 7440: Hướng dẫn quản lý tài liệu lưu trữ hình thành sau sáp nhập đơn vị hành chính tại TPHCM

Công văn 7440: Hướng dẫn quản lý tài liệu lưu trữ hình thành sau sáp nhập đơn vị hành chính tại TPHCM (Hình từ Internet)

Ngày 23/10/2025, Ủy ban nhân dân thành phố Hồ Chí Minh đã ban hành Công văn 7440/SNV-QLVTLT về việc quản lý kho và tài liệu lưu trữ của Ủy ban nhân dân phường, xã, đặc khu trên địa bàn Thành phố Hồ Chí Minh.

Công văn 7440/SNV-QLVTLT năm 2025

Công văn 7440: Hướng dẫn quản lý tài liệu lưu trữ hình thành sau sáp nhập đơn vị hành chính tại TPHCM

Theo kết quả tổng hợp những kiến nghị, khó khăn, vướng mắc của các cơ quan, tổ chức trong quá trình thực hiện Luật Lưu trữ 2024 và các văn bản liên quan, Sở Nội vụ hướng dẫn công tác quản lý kho và tài liệu lưu trữ của Ủy ban nhân dân phường, xã, đặc khu trên địa bàn Thành phố Hồ Chí Minh được quy định tại Công văn 7440/SNV-QLVTLT năm 2025.

Trong đó, tại Mục 2 Công văn 7440/SNV-QLVTLT năm 2025 thì Ủy ban nhân dân thành phố Hồ Chí Minh đã hướng dẫn quản lý tài liệu lưu trữ hình thành sau sáp nhập đơn vị hành chính như sau:

- Tại Điều 1 Nghị quyết 190/NQ-CP năm 2025 về con dấu của các cơ quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân xã, phường, đặc khu thuộc tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương, quy định:

"Điều 1. Các cơ quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân xã, phường, đặc khu thuộc tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương có con dấu để thực hiện nhiệm vụ được giao."

- Theo Công văn 1357/CVT&LTNN-NV năm 2025, hướng dẫn:

"Hiện nay, các phòng chuyên môn thuộc UBND cấp xã có con dầu để thực hiện nhiệm vụ được giao, có tư cách pháp nhân. Do đó, mỗi phòng chuyên môn thành lập phông lưu trữ riêng và tổ chức lưu trữ hiện hành để thực hiện lưu trữ đối với tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của phòng và thực hiện nhiệm vụ nộp hồ sơ, tài liệu lưu trữ vĩnh viễn vào lưu trữ lịch sử."

Đối với tài liệu lưu trữ hình thành từ ngày 01/7/2025:

- Văn phòng Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân trực tiếp quản lý kho và tài liệu lưu trữ của Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân, Văn phòng Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân và thực hiện nhiệm vụ nộp hồ sơ, tài liệu lưu trữ vĩnh viễn vào lưu trữ lịch sử.

- Các phòng chuyên môn còn lại thuộc Ủy ban nhân dân thực hiện bố trí kho lưu trữ hiện hành riêng để quản lý tài liệu lưu trữ của phòng và thực hiện nhiệm vụ nộp hồ sơ, tài liệu lưu trữ vĩnh viễn vào lưu trữ lịch sử.

Trên đây là ý kiến của Sở Nội vụ về công tác quản lý kho và tài liệu lưu trữ, đề nghị Chủ tịch Ủy ban nhân dân phường, xã, đặc khu triển khai thực hiện. Trong quá trình thực hiện nếu có khó khăn, vướng mắc phản hồi bằng văn bản gửi về Sở Nội vụ (Phòng Quản lý Văn thư - Lưu trữ) để được hướng dẫn

Quản lý tài liệu khi đơn vị hành chính cấp huyện kết thúc hoạt động, sáp nhập tỉnh, xã

Theo Điều 40 Thông tư 06/2025/TT-BNV, trường hợp thành lập, giải thể, nhập, chia, điều chỉnh địa giới đơn vị hành chính, việc quản lý tài liệu thực hiện như sau:

- Trường hợp sáp nhập đơn vị hành chính cấp tỉnh, cấp xã, tài liệu được quản lý theo quy định tại Điều 39 Thông tư 06/2025/TT-BNV.

- Trường hợp đơn vị hành chính cấp huyện kết thúc hoạt động, tài liệu được quản lý như sau:

+ Đối với tài liệu giấy và tài liệu trên vật mang tin khác, Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp tỉnh giao lưu trữ lịch sử của Nhà nước ở cấp tỉnh tiếp nhận, tổ chức chỉnh lý theo quy định tại Điều 65 Luật Lưu trữ 2024. Sau khi chỉnh lý, tài liệu lưu trữ vĩnh viễn được nộp vào lưu trữ lịch sử; tài liệu lưu trữ có thời hạn do Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp tỉnh giao cơ quan, tổ chức quản lý trực tiếp theo quy định của pháp luật.

+ Đối với tài liệu số, Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp tỉnh giao cơ quan, tổ chức có chức năng xác định phạm vi tài liệu của từng cơ quan, tổ chức theo tài khoản hoặc theo mã định danh và trích xuất, bàn giao cho lưu trữ lịch sử của Nhà nước ở cấp tỉnh để lưu trữ, bảo đảm khả năng truy cập, sử dụng theo quy định của pháp luật; đồng thời, giao cơ quan, tổ chức có chức năng tiếp tục vận hành hệ thống để khai thác, sử dụng cho đến khi hoàn thành việc chuyển toàn bộ tài liệu sang hệ thống mới.

Xem thêm tại Công văn 7440/SNV-QLVTLT về quản lý kho và tài liệu lưu trữ của Ủy ban nhân dân cấp xã tại TPHCM ban hành ngày 23/10/2025.