Các loại văn bản trao đổi qua MOIT Mail

Các loại văn bản trao đổi qua MOIT Mail

Quy chế quản lý và sử dụng Hệ thống Thư điện tử của Bộ Công Thương được ban hành kèm theo Quyết định 1877/QĐ-BCT.

Trong đó, ‘Tài khoản MOIT Mail’ được hiểu là định danh thư điện tử cụ thể được cấp cho mỗi đơn vị, cá nhân khi tham gia hệ thống theo khoản 4 Điều 3 của Quy chế quản lý và sử dụng Hệ thống Thư điện tử.

Các loại văn bản trao đổi qua MOIT Mail được quy định tại Điều 9 trong Quy chế quản lý và sử dụng Hệ thống thư điện tử như sau:

Sử dụng MOIT Mail để gửi, nhận các loại văn bản phục vụ công tác quản lý nhà nước của các đơn vị, cá nhân trong các đơn vị thuộc Bộ như tài liệu trao đổi, phục vụ công việc; tài liệu phục vụ các cuộc họp; văn bản để biết, để báo cáo; dự thảo đề nghị góp ý; giấy mời...hoặc các văn bản tương tự, trừ những văn bản thuộc chế độ mật và các văn bản đã được triển khai trên hệ thống thông tin điện tử khác (như hệ thống quản lý văn bản). Những văn bản được chuyển qua MOIT Mail phù hợp với quy định của pháp luật về giao dịch điện tử có giá trị pháp lý tương đương với văn bản giấy trong giao dịch giữa các cơ quan nhà nước.

Sử dụng MOIT Mail được quy định tại Điều 10 trong Quy chế quản lý và sử dụng Hệ thống thư điện tử như sau:

- Không sử dụng email cá nhân gửi vào MOIT Mail những thông tin có tính chất thông báo tới toàn thể các đơn vị, người sử dụng như các khóa đào tạo, tin buồn... Những thông tin có nội dung này cần đăng trên eMOIT.

- Sử dụng bộ mã các ký tự chữ Việt theo tiêu chuẩn TCVN 6909:2001 - Unicode để thể hiện các nội dung trao đổi trong MOIT Mail.

- Mật khẩu của tài khoản điện tử phải đặt tối thiểu 8 ký tự (bao gồm chữ in hoa, chữ thường, có sử dụng các ký hiệu đặc biệt (@, !,>,...). Sáu (06) tháng một lần phải đổi mật khẩu để đảm bảo an toàn cho hệ thống.

Dung lượng của tài khoản thư điện tử và xử lý thư có dung lượng lớn được quy định tại Điều 11 trong Quy chế quản lý và sử dụng Hệ thống thư điện tử như sau:

- Dung lượng của mỗi tài khoản thư điện tử cụ thể là:

+ Lãnh đạo Bộ: không giới hạn;

+ Lãnh đạo cấp đơn vị: 20 GB;

+ Cá nhân khác trong các đơn vị thuộc Bộ: 10 GB;

Trường hợp tổng dung lượng các thư điện tử trong tài khoản bị vượt dung lượng cho phép thì hệ thống sẽ tự động khóa tạm thời các thư được gửi đi từ tài khoản đó.

- Đối với những thư gửi đi từ MOIT Mail có tổng dung lượng bao gồm cả nội dung và tệp gửi kèm (attached file) từ 20 MB trở lên sẽ không được gửi ra khỏi hệ thống và có thông báo tới người gửi lý do thư không được gửi ra khỏi hệ thống qua thư điện tử.

- Đối với những thư gửi đến MOIT Mail có tổng dung lượng bao gồm cả nội dung và tệp gửi kèm (attached file) từ 36 MB trở lên sẽ không được gửi vào hệ thống và có thông báo tới người gửi, người nhận lý do thư không được gửi vào MOIT Mail qua thư điện tử.

- Mỗi đơn vị, cá nhân cần thường xuyên rà soát tài khoản được cấp của đơn vị, cá nhân để xóa những thư rác, thư không chính thức, thư quảng cáo, thư không cần thiết lưu trữ khác (kể cả xóa trong thư mục “Thư đã xóa (Deleted)”) để giải phóng dung lượng trống cho tài khoản.

Các hành vi bị cấm khi sử dụng MOIT Mail

Các hành vi bị cấm khi sử dụng MOIT Mail được quy định được quy định tại Điều 11 trong Quy chế quản lý và sử dụng Hệ thống thư điện tử như sau:

- Sử dụng MOIT Mail để gửi những thông tin không được gửi đi cụ thể như sau:

+ Thông tin thuộc bí mật nhà nước;

+ Thông tin có nội dung vi phạm pháp luật, có nội dung xấu, gây phương hại đến an ninh quốc gia, trật tự, an toàn xã hội, thuần phong mỹ tục…;

+ Thông tin xuyên tạc, vu khống, xúc phạm uy tín, danh dự của tổ chức, cá nhân;

+ Thông tin rác, thông tin quảng cáo;

+ Các thông tin khác không được gửi bằng thư điện tử theo quy định của Nhà nước; thông tin ngoài chức năng, nhiệm vụ được giao và ngoài các quy định tại khoản 1 Điều 11 Quy chế quản lý và sử dụng Hệ thống Thư điện tử.

- Truy cập vào tài khoản thư điện tử của đơn vị hoặc cá nhân của người khác khi không được phép.

- Sử dụng tài khoản MOIT Mail được cấp để đăng ký sử dụng các mạng xã hội, diễn đàn, các trang thông tin điện tử trên internet và các hệ thống thông tin khác, ngoại trừ các trang thông tin điện tử, hệ thống thông tin khác do các cơ quan nhà nước xây dựng để phục vụ quản lý nhà nước.

Bùi Nguyễn Duy Khánh