Quy trình tiếp nhận và xử lý tờ khai đăng ký, thay đổi thông tin sử dụng hóa đơn điện tử của NNT (Quyết định 2799)

Quy trình tiếp nhận và xử lý tờ khai đăng ký, thay đổi thông tin sử dụng hóa đơn điện tử của NNT (Quyết định 2799) (Hình từ internet)

Ngày 06/8/2025, Cục Thuế ban hành Quyết định 2799/QĐ-CT về ban hành Quy trình quản lý hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử.

Quy trình tiếp nhận và xử lý tờ khai đăng ký, thay đổi thông tin sử dụng hóa đơn điện tử của NNT (Quyết định 2799)

Tiếp nhận và xử lý Tờ khai đăng ký/thay đổi thông tin sử dụng HĐĐT của NNT (Mẫu số 01/ĐKTĐ-HĐĐT) quy định tại Điều 7 Quy trình ban hành kèm theo Quyết định 2799/QĐ-CT năm 2025 như sau: 

Bước 1.

Trong thời gian 15 phút kể từ khi nhận được Tờ khai Mẫu số 01/ĐKTĐ-HĐĐT theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP của NNT, Cổng thông tin HĐĐT- CTĐT tự động đối chiếu các thông tin cơ bản trên Tờ khai Mẫu số 01/ĐKTĐ-HĐĐT, bao gồm:

- CQT quản lý trên tờ khai đăng ký sử dụng HĐĐT đúng với cơ quan quản lý thuế trên phân hệ đăng ký thuế của Hệ thống TMS.

- Mã số thuế có trạng thái 00.

- Hệ thống tự động kiểm tra loại hóa đơn đăng ký sử dụng phù hợp với phương pháp tính thuế của NNT.

- Các chỉ tiêu trên Mẫu số 01/ĐKTĐ-HĐĐT đúng chuẩn dữ liệu.

- Chữ ký số của NNT theo đúng quy định của Bộ Khoa học và Công nghệ.

- Kiểm tra các thông tin của người đại diện theo pháp luật trên cổng thông tin Bộ Công an/thông tin đăng ký thuế trên TMS bao gồm: Tên NNT; Số CC/CCCD/số định danh/Hộ chiếu; Ngày tháng năm sinh; Giới tính.

- NNT không thuộc trường hợp ngừng sử dụng HĐĐT theo quy định tại khoản 12 Điều 1 Nghị định 70/2025/NĐ-CP.

- NNT đăng ký hình thức gửi dữ liệu và phương thức chuyển dữ liệu HĐĐT phải phù hợp với hình thức hóa đơn đã lựa chọn.

- NNT đăng ký sử dụng HĐĐT “Có mã của CQT” và chọn hình thức gửi dữ liệu là “Trường hợp sử dụng HĐĐT có mã không phải trả tiền dịch vụ” phải đáp ứng điều kiện quy định tại khoản 1 Điều 14 Nghị định 123/2020/NĐ-CP (đã được sửa đổi, bổ sung tại khoản 11 Điều 1 Nghị định 70/2025/NĐ-CP), khoản 1 Điều 15 Nghị định 123/2020/NĐ-CP (đã được sửa đổi bổ sung tại khoản 11 Điều 1 Nghị định 70/2025/NĐ-CP).

- Kiểm tra thông tin đề nghị tạm ngừng sử dụng HĐĐT:

+ Tên NNT đề nghị.

+ Thời gian tạm ngừng sử dụng HĐĐT: kiểm tra thời gian của việc tạm ngừng.

+ Tổ chức cung cấp giải pháp HĐĐT thuộc danh sách tổ chức cung cấp giải pháp HĐĐT được công khai trên Cổng thông tin điện tử của Cục Thuế.

+ Kiểm tra số seri chứng thư đã đăng ký.

- Kiểm tra thông tin của tổ chức cung cấp dịch vụ mà NNT kê khai trên tờ khai có thuộc danh sách tổ chức cung cấp dịch vụ HĐĐT đáp ứng điều kiện theo quy định như:

+ Tên tổ chức cung cấp dịch vụ.

+ Mã số thuế ở trạng thái 00, 02.

Trường hợp NNT gửi Tờ khai Mẫu số 01/ĐKTĐ-HĐĐT qua tổ chức truyền nhận, Cổng thông tin HĐĐT-CTĐT tự động đối chiếu thêm các thông tin đối với tổ chức truyền nhận theo hướng dẫn tại điểm b khoản 2 Điều 6 Quy trình ban hành kèm theo Quyết định 2799/QĐ-CT. Cụ thể:

- Kiểm tra thông tin của đơn vị truyền nhận mà NNT kê khai trên tờ khai có thuộc danh sách tổ chức truyền nhận đáp ứng điều kiện theo quy định:

+ Tên đơn vị truyền nhận.

+ Mã số thuế ở trạng thái 00, 02.

+ Thời gian cung cấp truyền nhận: kiểm tra thời gian hiệu lực của hợp đồng.

- Kiểm tra thông tin đăng ký tích hợp HĐĐT với CTĐT:

+ MST của tổ chức được tích hợp/nhận tích hợp có trạng thái 00.

+ Thực hiện kiểm tra tổ chức được hoặc nhận tích hợp đã được chấp nhận đăng ký sử dụng HĐĐT, BLĐT.

+ NNT đăng ký loại hóa đơn sử dụng là “Hóa đơn GTGT tích hợp biên lai thu thuế, phí, lệ phí”; “Hóa đơn bán hàng tích hợp biên lai thu thuế, phí, lệ phí” hoặc đồng thời cả hai loại hóa đơn trên.

+ Tên loại hóa đơn tích hợp: “Hóa đơn GTGT tích hợp biên lai thu thuế, phí, lệ phí”; “Hóa đơn bán hàng tích hợp biên lai thu thuế, phí, lệ phí” hoặc đồng thời cả hai loại hóa đơn trên.

+ Kí hiệu mẫu hóa đơn tích hợp, kí hiệu hóa đơn tích hợp: chuẩn kí tự theo quy định tại khoản 1 Điều 5 Thông số 32/2025/TT-BTC.

+ Thời hạn tích hợp: kiểm tra thời hạn của việc tích hợp.

Căn cứ kết quả đối chiếu, Cổng thông tin HĐĐT-CTĐT tự động tạo thông báo tiếp nhận/không tiếp nhận theo Mẫu số 01/TB-TNĐT ban hành theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP, ký và gửi NNT theo quy định tại điểm b khoản 4 Điều 6 Quy trình ban hành kèm theo Quyết định 2799/QĐ-CT.

Bước 2.

Trong thời gian 01 ngày làm việc kể từ ngày Cổng thông tin HĐĐT-CTĐT gửi thông báo về việc tiếp nhận Mẫu số 01/TB-TNĐT (Bước 1):

Hệ thống HĐĐT-CTĐT tự động đối chiếu các nội dung thông tin trên Mẫu số 01/ĐKTĐ-HĐĐT (theo hướng dẫn tại bước này) gồm:

- NNT được đăng ký hình thức HĐĐT là “Không có mã của CQT” hoặc đồng thời cả hai/ba hình thức “Có mã của CQT” và “Không có mã của CQT”; hoặc “Hóa đơn khởi tạo từ máy tính tiền” theo quy định tại khoản 1, khoản 2 Điều 91 Luật Quản lý thuế 2019 nếu NNT không thuộc danh sách NNT sử dụng HĐĐT có mã của CQT.

- NNT có ngành nghề kinh doanh thuộc đối tượng sử dụng HĐĐT khởi tạo từ MTT theo quy định tại điểm 1 Điều 11 Nghị định 123/2020/NĐ-CP được sửa đổi, bổ sung tại khoản 8 Điều 1 Nghị định 70/2025/NĐ-CP.

- NNT không thuộc trường hợp ngừng sử dụng HĐĐT theo quy định tại khoản 1, khoản 2 Điều 16 Nghị định 123/2020/NĐ-CP (được sửa đổi, bổ sung theo quy định tại khoản 12 Điều 1 Nghị định 70/2025/NĐ-CP).

- Kiểm tra thông tin đơn vị hạch toán phụ thuộc NNT kê khai trên tờ khai với hệ thống đăng ký thuế:

+ Kiểm tra thông tin đơn vị hạch toán phụ thuộc đã được NNT đăng ký là đơn vị trực thuộc theo thông tin đăng ký thuế, trong trường hợp đơn vị hạch toán phụ thuộc có mã số thuế 13 số, kiểm tra 10 số đầu trùng với mã số thuế của NNT đang gửi tờ khai đăng ký/thay đổi thông tin sử dụng HĐĐT.

+ Kiểm tra hình thức hạch toán của NNT được cấp quyền tra cứu.

+ Thời gian được cấp quyền tra cứu: kiểm tra thời gian của việc tra cứu hóa đơn.

Căn cứ kết quả đối chiếu bước 2, Hệ thống HĐĐT-CTĐT tự động tạo thông báo, ký nhân danh CQT về việc không chấp nhận đăng ký/thay đổi thông tin sử dụng HĐĐT (Mẫu số 01/TB-ĐKĐT) gửi NNT theo quy định tại điểm b khoản 4 Điều 6 Quy trình ban hành kèm theo Quyết định 2799/QĐ-CT trong trường hợp kết quả đối chiếu cho thấy thông tin NNT kê khai trên Mẫu số 01/ĐKTĐ-HĐĐT không khớp đúng với thông tin của NNT trên các ứng dụng quản lý thuế.

Bước 3. Xác nhận thông tin đăng ký hoặc thay đổi của NNT, tự động kiểm tra đối chiếu thông tin người đại diện pháp luật.

Cổng thông tin HĐĐT-CTĐT yêu cầu NNT thực hiện xác thực sinh trắc học bằng nhận diện khuôn mặt thông qua ứng dụng Etax mobile, đồng thời tự động gửi mã xác thực OTP yêu cầu NNT xác thực qua địa chỉ thư điện tử, số điện thoại theo quy định tại Điều 15 Nghị định 123/2020/NĐ-CP (được sửa đổi, bổ sung theo quy định tại điểm b khoản 11 Điều 1 Nghị định 70/2025/NĐ-CP).

- Trường hợp quá thời hạn mà NNT chưa xác thực hoặc xác thực không thành công, Cổng thông tin HĐĐT-CTĐT tự động tạo Thông báo, ký nhân danh CQT về việc không chấp nhận hồ sơ đăng ký/thay đổi thông tin đăng ký sử dụng HĐĐT theo Mẫu số 01/TB-ĐKĐT gửi NNT, thông báo nội dung thông tin không khớp đúng cho NNT ngay trong ngày làm việc hoặc chậm nhất ngày làm việc tiếp theo để NNT thực hiện cập nhật, điều chỉnh thông tin này với hệ thống cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư hoặc hệ thống định danh và xác thực điện tử.

- Trong trường hợp NNT xác thực đúng thời hạn, Hệ thống HĐĐT-CTĐT tự động đối chiếu các thông tin theo quy định tại điểm b khoản 11 Điều 1 Nghị định 70/2025/NĐ-CP. Cụ thể: Hệ thống HĐĐT-CTĐT thực hiện đối chiếu thông tin đăng ký sử dụng HĐĐT với thông tin đồng bộ từ các ứng dụng quản lý thuế, ứng dụng QLRR theo bộ tiêu chí đánh giá, xác định NNT có dấu hiệu rủi ro theo hướng dẫn của Bộ trưởng Bộ Tài chính đối với người đại diện theo pháp luật, đại diện hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh hoặc chủ doanh nghiệp tư nhân đã từng hoặc đang là người đại diện theo pháp luật, đại diện hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh hoặc chủ doanh nghiệp tư nhân khác mà NNT đó có trạng thái mã số thuế không hoạt động tại địa chỉ đăng ký kinh doanh, NNT ngừng hoạt động chưa đóng mã số thuế, NNT tạm ngừng hoạt động nhưng chưa hoàn thành nghĩa vụ thuế; NNT có hành vi vi phạm về thuế, hóa đơn, chứng từ; NNT rủi ro về thuế cao theo quy định tại Điều 9 Thông tư số 32/2025/TT-BTC hướng dẫn Nghị định 70/2025/NĐ-CP.

+ NNT không thuộc trường hợp quy định tại Điều 15 Nghị định 123/2020/NĐ-CP (được sửa đổi, bổ sung theo quy định tại điểm b khoản 11 Điều 1 Nghị định 70/2025/NĐ-CP) thì Hệ thống HĐĐT-CTĐT tự động gửi Thông báo chấp nhận đăng ký/thay đổi sử dụng HĐĐT theo Mẫu số 01/TB-ĐKĐT đến địa chỉ thư điện tử và tài khoản Etax mobie của NNT.

+ NNT thuộc trường hợp quy định tại Điều 15 Nghị định 123/2020/NĐ-CP (được sửa đổi, bổ sung theo quy định tại điểm b khoản 11 Điều 1 Nghị định 70/2025/NĐ-CP) thì trong thời hạn 01 ngày làm việc kể từ ngày tiếp nhận đăng ký sử dụng HĐĐT của NNT, Hệ thống HĐĐT-CTĐT tự động tạo Thông báo giải trình bổ sung thông tin tài liệu Mẫu số 01/TB-BSTT-NNT ban hành kèm theo Nghị định 126/2020/NĐ-CP. Công chức bộ phận Quản lý sử dụng thực hiện rà soát trình phụ trách bộ phận duyệt, trình Thủ trưởng CQT ký ban hành theo quy định tại điểm a khoản 4 Điều 6 Quy trình ban hành kèm theo Quyết định 2799/QĐ-CT gửi cho NNT thông qua Cổng thông tin HĐĐT-CTĐT hoặc CQT quản lý trực tiếp thực hiện xác minh hoạt động thực tế tại địa chỉ đã đăng ký của NNT theo quy định của pháp luật về quản lý thuế và quy trình quy định về trình tự thủ tục xác minh tình trạng hoạt động, thông báo công khai thông tin, xử lý và khôi phục mã số thuế đối với NNT không hoạt động tại địa chỉ đã đăng ký với CQT.

NNT thực hiện giải trình, bổ sung thông tin, tài liệu trong thời hạn 02 ngày làm việc kể từ ngày nhận được thông báo yêu cầu giải trình, bổ sung của CQT.

++ Trường hợp CQT chấp nhận giải trình, bổ sung thông tin, tài liệu của NNT hoặc trường hợp kết quả xác minh NNT có hoạt động tại địa chỉ đăng ký thì chậm nhất ngày làm việc tiếp theo, công chức bộ phận Quản lý sử dụng trình phụ trách bộ phận, trình Thủ trưởng CQT phê duyệt, ký ban hành thông báo chấp nhận đăng ký sử dụng HĐĐT theo Mẫu số 01/TB-ĐKĐT để Hệ thống HĐĐT-CTĐT gửi NNT theo quy định tại điểm a khoản 4 Điều 6 Quy trình ban hành kèm theo Quyết định 2799/QĐ-CT.

++ Trường hợp NNT không giải trình hoặc quá thời hạn quy định mà không giải trình được thông tin hoặc kết quả xác minh NNT không hoạt động tại địa chỉ đăng ký thì chậm nhất ngày làm việc tiếp theo, công chức bộ phận Quản lý sử dụng trình phụ trách bộ phận, trình Thủ trưởng CQT phê duyệt, ký ban hành thông báo không chấp nhận đăng ký sử dụng HĐĐT theo Mẫu số 01/TB-ĐKĐT để Hệ thống HĐĐT-CTĐT gửi NNT theo quy định tại điểm a khoản 4 Điều 6 Quy trình ban hành kèm theo Quyết định 2799/QĐ-CT.