Quản lý thông tin hóa đơn và chứng từ điện tử là gì? Các bước cấp mã của cơ quan thuế cho hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế có mã?

Quản lý thông tin hóa đơn và chứng từ điện tử là gì? Các bước cấp mã của cơ quan thuế cho hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế có mã? (Hình từ internet)

Quản lý thông tin hóa đơn và chứng từ điện tử là gì?

Tại điểm p khoản 2 Điều 4 Quy trình kèm theo Quyết định 2799/QĐ-CT có quy định cụ thể về khái niệm “quản lý thông tin hóa đơn và chứng từ điện tử” là việc quản lý thông tin của tổ chức truyền nhận, tổ chức cung cấp giải pháp, thông tin chung về người nộp thuế và các thông tin khác liên quan đến người nộp thuế phục vụ kiểm tra, kiểm soát dữ liệu, thông tin về đăng ký, sử dụng hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử của người bán, người mua, thông tin của tổ chức, cá nhân liên quan trong tra cứu, sử dụng hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử.

Các bước cấp mã của cơ quan thuế cho hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế có mã?

Căn cứ Điều 18 Quy trình kèm theo Quyết định 2799/QĐ-CT quy định việc tiếp nhận và Các bước cấp mã của cơ quan thuế cho hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế có mã, bao gồm:

Bước 1. Đối chiếu thông tin hóa đơn điện tử.

Trong thời gian 05 phút kể từ khi Cổng thông tin hệ thống quản lý thông tin hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử tiếp nhận hóa đơn điện tử đề nghị cấp mã từ người nộp thuế (không bao gồm hóa đơn điện tử theo từng lần phát sinh thực hiện theo quy định tại Điều 21 kèm theo Quyết định 2799/QĐ-CT), Hệ thống quản lý thông tin hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử tự động đối chiếu các thông tin, bao gồm:

- Mã số thuế phải có trạng thái đang hoạt động (trạng thái 00, 02).

- Các chỉ tiêu trên hóa đơn đúng chuẩn dữ liệu.

- Chữ ký số của người nộp thuế theo đúng quy định của Bộ Khoa học và Công nghệ, và phù hợp với thông tin người nộp thuế đã đăng ký trên Mẫu số 01/ĐKTĐ-HĐĐT.

- Loại hóa đơn phù hợp với thông tin người nộp thuế đã đăng ký trên Mẫu số 01/ĐKTĐ-HĐĐT.

- Số hóa đơn là duy nhất trong một ký hiệu hóa đơn của người nộp thuế.

- Người nộp thuế không thuộc trường hợp ngừng sử dụng hóa đơn điện tử.

- Hóa đơn điện tử có thời điểm lập phù hợp với hình thức áp dụng hóa đơn điện tử theo đăng ký sử dụng của người nộp thuế hoặc các thông báo của cơ quan thuế đã gửi người nộp thuế.

- Trường hợp người nộp thuế gửi hóa đơn điện tử qua tổ chức truyền nhận, Hệ thống hệ thống quản lý thông tin hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử tự động đối chiếu thêm các thông tin đối với tổ chức truyền nhận theo hướng dẫn tại điểm b khoản 2 Điều 6 Quy trình Quyết định 2799/QĐ-CT.

- Trường hợp người nộp thuế ủy nhiệm lập hóa đơn, Hệ thống hệ thống quản lý thông tin hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử tự động đối chiếu thêm các thông tin đối với hóa đơn ủy nhiệm theo hướng dẫn tại điểm b khoản 2 Điều 6 Quy trình kèm theo Quyết định 2799/QĐ-CT.

- Trường hợp hóa đơn tích hợp, hệ thống kiểm tra trạng thái hoạt động bên thu, loại hóa đơn tích hợp, ký hiệu mẫu số hóa đơn tích hợp, ký hiệu hóa đơn tích hợp phù hợp với thông tin đã đăng ký.

- Trường hợp hóa đơn đề nghị cấp mã là hóa đơn thay thế thì tình trạng hóa đơn bị thay thế phải đảm bảo: chưa bị hủy, chưa bị thay thế, chưa bị điều chỉnh và không phải là hóa đơn điều chỉnh. Khi người nộp thuế đề nghị cấp mã một hóa đơn thay thế cho nhiều hóa đơn, Hệ thống hệ thống quản lý thông tin hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử tự động đối chiếu thông tin người mua, tên hàng, đơn giá, thuế suất trên hóa đơn thay thế với các thông tin hoá đơn lập sai trên bảng kê Mẫu số 01/BK-ĐCTT Phụ lục 1A ban hành kèm theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP.

- Trường hợp hóa đơn đề nghị cấp mã là hóa đơn điều chỉnh thì tình trạng hóa đơn bị điều chỉnh phải đảm bảo: chưa bị hủy, chưa bị thay thế, không phải là hóa đơn điều chỉnh và không phải là hóa đơn thay thế. Khi người nộp thuế đề nghị cấp mã một hóa đơn điều chỉnh cho nhiều hóa đơn, Hệ thống hệ thống quản lý thông tin hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử tự động đối chiếu thông tin người mua, tên hàng, đơn giá, thuế suất trên hóa đơn điều chỉnh với các thông tin hóa đơn lập sai trên bảng kê Mẫu số 01/BK-ĐCTT Phụ lục IA ban hành kèm theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP.

Bước 2. Cấp mã cho hóa đơn điện tử.

Trường hợp hóa đơn điện tử đảm bảo thông tin theo quy định tại Bước 1 Điều này, Hệ thống hệ thống quản lý thông tin hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử thực hiện cấp mã hóa đơn, ký số nhân danh Cục Thuế và gửi cho người nộp thuế chậm nhất trong thời gian 05 phút kể từ thời điểm nhận được hóa đơn điện tử đề nghị cấp mã theo phương thức quy định tại khoản 3 Điều 6 Quy trình kèm theo Quyết định 2799/QĐ-CT.

Trường hợp hóa đơn điện tử không đảm bảo thông tin theo quy định tại Bước 1 Điều này, Hệ thống hệ thống quản lý thông tin hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử tự động tạo thông báo kết quả kiểm tra dữ liệu hóa đơn điện tử(Mẫu số 01/TB-KTDL tại Nghị định 70/2025/NĐ-CP), ký nhân danh Cục Thuế và gửi người nộp thuế theo quy định tại điểm b khoản 4 Điều 6 Quy trình kèm theo Quyết định 2799/QĐ-CT.

Như vậy, trên đây là nội dung thông tin về quản lý thông tin hóa đơn và chứng từ điện tử là gì? Và các bước cấp mã của cơ quan thuế cho hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế có mã?