Công văn 31/KSTT-P4 triển khai chứng thực bản sao điện tử từ bản chính

Công văn 31/KSTT-P4 triển khai chứng thực bản sao điện tử từ bản chính (Hình từ internet)

Công văn 31/KSTT-P4 triển khai chứng thực bản sao điện tử từ bản chính

Ngày 14/1/2026, Cục Kiểm soát thủ tục hành chính ban hành Công văn 31/KSTT-P4 triển khai chứng thực bản sao điện tử từ bản chính.

Công văn 31/KSTT-P4​

Phúc đáp Công văn 854/CV-HHCCVVN ngày 24/12/2025 của Hiệp hội Công chứng viên Việt Nam về việc đề nghị hướng dẫn áp dụng quy trình và điều kiện triển khai chứng thực bản sao điện từ từ bản chính tại các tổ chức hành nghề công chứng, Cục Kiểm soát thủ tục hành chính có ý kiến như sau:

- Căn cứ quy định tại Điểm c Khoản 1 Điều 18 Luật Công chứng, công chứng viên có thẩm quyền chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký trong giấy tờ, văn bản, chứng thực chữ ký người dịch theo quy định của pháp luật về chứng thực. Do đó, việc công chứng viên thực hiện chứng thực bản sao điện từ từ bản chính là phù hợp với chức năng, nhiệm vụ đã được pháp luật quy định.

- Cổng Dịch vụ công Quốc gia là cổng tích hợp thông tin và cung cấp dịch vụ công trực tuyến, tỉnh hình giải quyết, kết quả giải quyết thủ tục hành chính của tất cả các bộ, ngành, địa phương trên cơ sở kết nối, truy xuất dữ liệu từ các Hệ thống thông tin giải quyết thủ tục hành chính. Cổng Dịch vụ công quốc gia không cung cấp nghiệp vụ giải quyết thủ tục chứng thực bản sao điện tử từ bản chính. Tại các địa phương, nghiệp vụ này được cung cấp tại Hệ thống thông tin giải quyết thủ tục hành chính cấp tỉnh.

Đối với các tổ chức hành nghề công chứng, việc giải quyết thủ tục chứng thực điện tử được thực hiện trên nền tảng cung cấp dịch vụ giải quyết nghiệp vụ của tổ chức đó. Công chứng viên không nhất thiết phải đăng ký tài khoản và thực hiện nghiệp vụ trên Cổng Dịch vụ công Quốc gia như các cơ quan hành chính nhà nước.

- Kết quả chứng thực bản sao điện từ từ bản chính do tổ chức hành nghề công chứng giải quyết được cung cấp cho người dân thông qua địa chỉ thư điện tử (email) do người dân cung cấp. Quy trình này đảm bảo phù hợp với quy định tại Khoản 4 Điều 10 Nghị định 45/2020/NĐ-CP về việc trả kết quả chứng thực bản sao điện tử.

Kết quả chứng thực điện tử, bao gồm chữ ký số của công chứng viên, tổ chức hành nghề công chứng và lời chứng, phải tuân thủ các quy định của pháp luật về giao dịch điện tử và các quy định về mẫu lời chứng theo pháp luật về chứng thực hiện hành.

Cục Kiểm soát thủ tục hành chính xin gửi Hiệp hội Công chứng viên Việt Nam để triển khai thực hiện.

Thủ tục chứng thực bản sao từ bản chính

Theo Điều 20 Nghị định 23/2015/NĐ-CP quy định thủ tục chứng thực bản sao từ bản chính như sau:

(1) Người yêu cầu chứng thực phải xuất trình bản chính giấy tờ, văn bản làm cơ sở để chứng thực bản sao và bản sao cần chứng thực.

Trong trường hợp bản chính giấy tờ, văn bản do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của nước ngoài cấp, công chứng hoặc chứng nhận thì phải được hợp pháp hóa lãnh sự theo quy định của pháp luật trước khi yêu cầu chứng thực bản sao; trừ trường hợp được miễn hợp pháp hóa lãnh sự theo điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên hoặc theo nguyên tắc có đi, có lại.

(2) Trường hợp người yêu cầu chứng thực chỉ xuất trình bản chính thì cơ quan, tổ chức tiến hành chụp từ bản chính để thực hiện chứng thực, trừ trường hợp cơ quan, tổ chức không có phương tiện để chụp.

(3) Người thực hiện chứng thực kiểm tra bản chính, đối chiếu với bản sao, nếu nội dung bản sao đúng với bản chính, bản chính giấy tờ, văn bản không thuộc các trường hợp quy định tại Điều 22 Nghị định 23/2015/NĐ-CP thì thực hiện chứng thực như sau:

- Ghi đầy đủ lời chứng chứng thực bản sao từ bản chính theo mẫu quy định;

- Ký, ghi rõ họ tên, đóng dấu của cơ quan, tổ chức thực hiện chứng thực và ghi vào sổ chứng thực.

+ Đối với bản sao có từ 02 (hai) trang trở lên thì ghi lời chứng vào trang cuối, nếu bản sao có từ 02 (hai) tờ trở lên thì phải đóng dấu giáp lai.

+ Mỗi bản sao được chứng thực từ một bản chính giấy tờ, văn bản hoặc nhiều bản sao được chứng thực từ một bản chính giấy tờ, văn bản trong cùng một thời điểm được ghi một số chứng thực.