Quy định mới về công tác văn thư từ 16/3/2026 theo Quyết định 12/2026 trên địa bàn thành phố Huế

Quy định mới về công tác văn thư từ 16/3/2026 theo Quyết định 12/2026 trên địa bàn thành phố Huế (Hình từ Internet)

Ngày 05/3/2026, Ủy ban nhân dân thành phố Huế đã ban hành Quyết định 12/2026/QĐ-UBND về công tác văn thư trên địa bàn thành phố Huế.

Quyết định 12/2026/QĐ-UBND năm 2026

Quy định mới về công tác văn thư từ 16/3/2026 theo Quyết định 12/2026 trên địa bàn thành phố Huế

Theo đó, công tác văn thư được quy định tại Quy định ban hành kèm theo Quyết định 12/2026/QĐ-UBND năm 2026 bao gồm: Soạn thảo, ký ban hành văn bản; quản lý văn bản; lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan; quản lý và sử dụng con dấu, thiết bị lưu khóa bí mật trong công tác văn thư với nội dung cụ thể như sau:

(1) Hình thức văn bản

Gồm các loại hình văn bản sau:

- Văn bản quy phạm pháp luật.

- Văn bản hành chính.

- Văn bản chuyên ngành.

(2) Thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản

- Văn bản quy phạm pháp luật: Thực hiện theo quy định của Luật Ban hành văn bản quy phạm pháp luật 2025 được sửa đổi, bổ sung bởi Luật số 87/2025/QH15; Nghị định 78/2025/NĐ-CP quy định chi tiết một số điều và biện pháp để tổ chức, hướng dẫn thi hành Luật Ban hành văn bản quy phạm pháp luật được sửa đổi, bổ sung bởi Nghị định 187/2025/NĐ-CP.

- Văn bản hành chính: Thực hiện theo quy định tại Điều 8, Điều 9 Nghị định 30/2020/NĐ-CP và Cơ sở dữ liệu biểu mẫu văn văn bản hành chính thành phố Huế.

“Điều 8. Thể thức văn bản

1. Thể thức văn bản là tập hợp các thành phần cấu thành văn bản, bao gồm những thành phần chính áp dụng đối với tất cả các loại văn bản và các thành phần bổ sung trong những trường hợp cụ thể hoặc đối với một số loại văn bản nhất định.

2. Thể thức văn bản hành chính bao gồm các thành phần chính

a) Quốc hiệu và Tiêu ngữ.

b) Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản.

c) Số, ký hiệu của văn bản.

d) Địa danh và thời gian ban hành văn bản.

đ) Tên loại và trích yếu nội dung văn bản.

e) Nội dung văn bản.

g) Chức vụ, họ tên và chữ ký của người có thẩm quyền.

h) Dấu, chữ ký số của cơ quan, tổ chức.

i) Nơi nhận.

3. Ngoài các thành phần quy định tại khoản 2 Điều này, văn bản có thể bổ sung các thành phần khác

a) Phụ lục.

b) Dấu chỉ độ mật, mức độ khẩn, các chỉ dẫn về phạm vi lưu hành.

c) Ký hiệu người soạn thảo văn bản và số lượng bản phát hành.

d) Địa chỉ cơ quan, tổ chức; thư điện tử; trang thông tin điện tử; số điện thoại; số Fax.

4. Thể thức văn bản hành chính được thực hiện theo quy định tại Phụ lục I Nghị định này.

Điều 9. Kỹ thuật trình bày văn bản

Kỹ thuật trình bày văn bản bao gồm: Khổ giấy, kiểu trình bày, định lề trang, phông chữ, cỡ chữ, kiểu chữ, vị trí trình bày các thành phần thể thức, số trang văn bản. Kỹ thuật trình bày văn bản hành chính được thực hiện theo quy định tại Phụ lục I Nghị định này. Viết hoa trong văn bản hành chính được thực hiện theo quy định tại Phụ lục II Nghị định này. Chữ viết tắt tên loại văn bản hành chính được thực hiện theo quy định tại Phụ lục III Nghị định này.”

- Văn bản chuyên ngành: Thực hiện theo hướng dẫn của cơ quan quản lý ngành.

(3) Soạn thảo văn bản

- Việc soạn thảo văn bản quy phạm pháp luật thực hiện theo các quy định của Luật Ban hành văn bản quy phạm pháp luật 2025 (sửa đổi Luật số 87/2025/QH15); Nghị định 78/2025/NĐ-CP (sửa đổi Nghị định 187/2025/NĐ-CP).

- Việc soạn thảo văn bản khác được thực hiện theo quy định tại Điều 10 Nghị định 30/2020/NĐ-CP và quy định tại các Phụ lục III, IV, V, VI Quy định ban hành kèm theo Quyết định 12/2026/QĐ-UBND năm 2026.

“Điều 10. Soạn thảo văn bản

1. Căn cứ chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và mục đích, nội dung của văn bản cần soạn thảo, người đứng đầu cơ quan, tổ chức hoặc người có thẩm quyền giao cho đơn vị hoặc cá nhân chủ trì soạn thảo văn bản.

2. Đơn vị hoặc cá nhân được giao chủ trì soạn thảo văn bản thực hiện các công việc: Xác định tên loại, nội dung và độ mật, mức độ khẩn của văn bản cần soạn thảo; thu thập, xử lý thông tin có liên quan; soạn thảo văn bản đúng hình thức, thể thức và kỹ thuật trình bày.

Đối với văn bản điện tử, cá nhân được giao nhiệm vụ soạn thảo văn bản ngoài việc thực hiện các nội dung nêu trên phải chuyển bản thảo văn bản, tài liệu kèm theo (nếu có) vào Hệ thống và cập nhật các thông tin cần thiết.

3. Trường hợp cần sửa đổi, bổ sung bản thảo văn bản, người có thẩm quyền cho ý kiến vào bản thảo văn bản hoặc trên Hệ thống, chuyển lại bản thảo văn bản đến lãnh đạo đơn vị chủ trì soạn thảo văn bản để chuyển cho cá nhân được giao nhiệm vụ soạn thảo văn bản.

4. Cá nhân được giao nhiệm vụ soạn thảo văn bản chịu trách nhiệm trước người đứng đầu đơn vị và trước pháp luật về bản thảo văn bản trong phạm vi chức trách, nhiệm vụ được giao.”

Lưu ý: Quy định ban hành kèm theo Quyết định 12/2026/QĐ-UBND năm 2026 áp dụng đối với các sở, ban, ngành thuộc Ủy ban nhân dân thành phố; Ủy ban nhân dân các xã, phường trên địa bàn thành phố Huế.

Xem thêm tại Quyết định 12/2026/QĐ-UBND Quy định mới về công tác văn thư có hiệu lực từ 16/3/2026.