Xử phạt hành vi vi phạm quy định về bảo quản, lưu trữ hồ sơ kiểm toán từ 18/8/2025

Xử phạt hành vi vi phạm quy định về bảo quản, lưu trữ hồ sơ kiểm toán từ 18/8/2025 (Hình từ internet)

Ngày 18/8/2025, Chính phủ đã ban hành Nghị định 228/2025/NĐ-CP quy định về xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực kiểm toán độc lập.

1. Xử phạt hành vi vi phạm quy định về bảo quản, lưu trữ hồ sơ kiểm toán từ 18/8/2025

Theo Điều 24 Nghị định 228/2025/NĐ-CP quy định về xử phạt hành vi vi phạm quy định về bảo quản, lưu trữ hồ sơ kiểm toán như sau: 

- Phạt tiền từ 10.000.000 đồng đến 20.000.000 đồng đối với doanh nghiệp kiểm toán thực hiện một trong các hành vi sau:

+ Bảo quản, lưu trữ hồ sơ kiểm toán không đầy đủ, an toàn, để hư hỏng, mất mát hồ sơ kiểm toán trong quá trình sử dụng và trong thời hạn lưu trữ;

+ Đưa hồ sơ kiểm toán vào lưu trữ chậm quá 12 tháng kể từ ngày phát hành báo cáo kiểm toán của cuộc kiểm toán;

+ Không thiết kế, thực hiện các chính sách và thủ tục để duy trì tính bảo mật, an toàn, toàn vẹn, có khả năng tiếp cận và phục hồi được của hồ sơ kiểm toán theo quy định của chuẩn mực kiểm toán;

+ Không thiết kế, thực hiện các chính sách và thủ tục về lưu trữ hồ sơ kiểm toán trong thời gian tối thiểu 10 năm kể từ ngày phát hành báo cáo kiểm toán của cuộc kiểm toán theo quy định của chuẩn mực kiểm toán.

- Phạt tiền từ 30.000.000 đồng đến 40.000.000 đồng đối với doanh nghiệp kiểm toán không thực hiện lưu trữ hồ sơ kiểm toán bằng giấy hoặc dữ liệu điện tử.

2. Quy định về bảo quản, lưu trữ hồ sơ kiểm toán 

Bảo quản, lưu trữ hồ sơ kiểm toán quy định tại Điều 50 Luật kiểm toán độc lập 2011 như sau: 

- Hồ sơ kiểm toán phải được bảo quản đầy đủ, an toàn trong quá trình sử dụng.

- Hồ sơ kiểm toán phải đưa vào lưu trữ trong thời hạn mười hai tháng, kể từ ngày phát hành báo cáo kiểm toán của cuộc kiểm toán. Thời hạn lưu trữ hồ sơ kiểm toán tối thiểu là mười năm.

- Người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp kiểm toán, chi nhánh doanh nghiệp kiểm toán nước ngoài tại Việt Nam phải chịu trách nhiệm tổ chức bảo quản, lưu trữ hồ sơ kiểm toán an toàn, đầy đủ, hợp pháp và bảo mật.

- Hồ sơ kiểm toán đưa vào lưu trữ phải đầy đủ, có hệ thống, phải phân loại, sắp xếp thành từng bộ hồ sơ riêng theo thứ tự thời gian phát sinh và theo từng hợp đồng kiểm toán, từng cuộc kiểm toán.

3. Quy định về tiêu hủy hồ sơ kiểm toán

- Hồ sơ kiểm toán đã hết thời hạn lưu trữ, nếu không có quyết định của cơ quan nhà nước có thẩm quyền thì được tiêu hủy theo quyết định của người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp kiểm toán hoặc giám đốc của chi nhánh doanh nghiệp kiểm toán nước ngoài tại Việt Nam.

- Hồ sơ kiểm toán lưu trữ của doanh nghiệp kiểm toán, chi nhánh doanh nghiệp kiểm toán nước ngoài nào thì doanh nghiệp kiểm toán, chi nhánh đó thực hiện tiêu hủy.

- Hồ sơ kiểm toán được lưu trữ bằng giấy thì doanh nghiệp kiểm toán, chi nhánh doanh nghiệp kiểm toán nước ngoài tại Việt Nam thực hiện việc tiêu hủy hồ sơ kiểm toán bằng cách đốt cháy, cắt, xé nhỏ bằng máy hoặc bằng phương pháp khác nhưng phải bảo đảm các thông tin, số liệu trong hồ sơ kiểm toán đã tiêu hủy không thể sử dụng lại được.

- Hồ sơ kiểm toán lưu trữ bằng dữ liệu điện tử được tiêu hủy phù hợp với quy định của pháp luật có liên quan.

- Thủ tục tiêu hủy tài liệu kiểm toán:

+ Người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp kiểm toán, giám đốc của chi nhánh doanh nghiệp kiểm toán nước ngoài tại Việt Nam quyết định thành lập “Hội đồng tiêu hủy hồ sơ kiểm toán hết thời hạn lưu trữ”. Thành phần Hội đồng phải có: Lãnh đạo doanh nghiệp kiểm toán hoặc giám đốc của chi nhánh doanh nghiệp kiểm toán nước ngoài tại Việt Nam, đại diện của bộ phận lưu trữ và đại diện bộ phận chuyên môn;

+ Hội đồng tiêu hủy hồ sơ kiểm toán phải tiến hành kiểm kê, đánh giá, phân loại theo từng loại hồ sơ kiểm toán, lập “Danh mục hồ sơ kiểm toán tiêu hủy” và “Biên bản tiêu hủy hồ sơ kiểm toán hết thời hạn lưu trữ”;

+ “Biên bản tiêu hủy hồ sơ kiểm toán hết thời hạn lưu trữ” phải lập ngay sau khi tiêu hủy hồ sơ kiểm toán và phải ghi rõ các nội dung: Loại hồ sơ kiểm toán đã tiêu hủy, kết luận và chữ ký của các thành viên Hội đồng tiêu hủy.

(Điều 20 Nghị định 17/2012/NĐ-CP)