Hướng dẫn đăng ký và sử dụng hóa đơn điện tử đối với hộ kinh doanh tại Công văn 3858/CT-NVT

Cục thuế hướng dẫn đăng ký và sử dụng hóa đơn điện tử đối với hộ kinh doanh tại Công văn 3858/CT-NVT (Hình từ internet)

Công văn 3858/CT-NVT

Cục thuế hướng dẫn đăng ký và sử dụng hóa đơn điện tử đối với hộ kinh doanh tại Công văn 3858/CT-NVT

Ngày 16/9/2025, Cục Thuế có Công văn 3858/CT-NVT về việc hướng dẫn một số nội dung nghiệp vụ quản lý thuế.

Theo đó, thực hiện triển khai liên thông đăng ký kinh doanh và đăng ký thuế đối với hộ kinh doanh theo quy định tại Nghị định 168/2025/NĐ-CP và sử dụng số định danh cá nhân thay cho mã số thuế của hộ kinh doanh theo quy định tại Thông tư 86/2024/TT-BTC và thực hiện triển khai công tác quản lý thuế theo địa bàn hành chính 02 cấp, Cục Thuế hướng dẫn một số nội dung về đăng ký địa điểm kinh doanh và đăng ký, sử dụng hóa đơn điện tử của hộ kinh doanh, xử lý hồ sơ thay đổi địa chỉ của người nộp thuế, cụ thể về hướng dẫn đăng ký và sử dụng hóa đơn điện tử đối với hộ kinh doanh như sau:

Theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP ngày 19/10/2020 của Chính phủ quy định về hóa đơn, chứng từ (đã được sửa đổi bởi Nghị định 70/2025/NĐ-CP ngày 20/3/2025):

- Tại khoản 4 Điều 10 Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định về nội dung của hóa đơn:

“4. Tên, địa chỉ, mã số thuế của người bản

Trên hóa đơn phải thể hiện tên, địa chỉ, mã số thuế của người bản theo đúng tên, địa chỉ, mã số thuế ghi tại giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, giấy chứng nhận đăng ký hoạt động chi nhánh, giấy chứng nhận đăng ký hộ kinh doanh, giấy chứng nhận đăng ký thuế, thông báo mã số thuế, giấy chứng nhận đăng ký đầu tư, giấy chứng nhận đăng ký hợp tác xã,"

- Tại khoản 3 Điều 11 Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định về hóa đơn điện từ khởi tạo từ máy tính tiền:

“3. Hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền có các nội dung sau đây:

a) Tên, địa chỉ, mã số thuế người bán:..."

- Tại Điều 15 Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định về đăng ký, thay đổi nội dung đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử thì cơ quan thuế quản lý trực tiếp người nộp thuế có trách nhiệm ban hành Thông báo chấp nhận không chấp nhận đăng ký thay đổi thông tin sử dụng hóa đơn điện tử của người nộp thuế.

- Tại khoản 3 Điều 57 Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định về trách nhiệm của cơ quan thuế trong quản lý hóa đơn, chứng từ điện tử:

"3. Chi cục Thuế địa phương có trách nhiệm:

a) Kiểm tra việc sử dụng hóa đơn bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, sử dụng chứng từ điện từ trong phạm vi được phân cấp quản lý thuế,

b) Theo dõi, kiểm tra hoạt động hủy hóa đơn, chứng từ theo quy định của Bộ Tài chính trong phạm vi được phân cấp quản lý thuế."

Căn cứ các quy định về hóa đơn, chứng từ tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP (đã được sửa đổi bởi Nghị định 70/2025/NĐ-CP) thì:

- Hộ kinh doanh thực hiện đăng ký, sử dụng hóa đơn điện tử với cơ quan thuế quản lý địa bàn nơi hộ kinh doanh đặt trụ sở (các địa điểm kinh doanh không phải thực hiện đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử). Trong đó, thông tin đăng ký, sử dụng hóa đơn điện tử của hộ kinh doanh xác định như sau:

+ Mã số thuế của hộ kinh doanh: Là số định danh cá nhân của chủ hộ kinh doanh.

+ Tên, địa chỉ của hộ kinh doanh: Là thông tin tên, địa chỉ trụ sở ghi trên giấy chứng nhận đăng ký hộ kinh doanh hoặc thông tin địa chỉ đã được cơ quan thuế rà soát cập nhật tương ứng theo địa bản hành chính 02 cấp.

+ Cơ quan thuế quản lý: Là Thuế cơ sở quản lý địa bàn nơi hộ kinh doanh đặt trụ sở.

+ Chứng thư số sử dụng: Hộ kinh doanh được sử dụng các chứng thư số đã cấp cho hộ kinh doanh và địa điểm kinh doanh trước đây còn hiệu lực.

- Thuế cơ sở quản lý địa bàn nơi hộ kinh doanh đặt trụ sở có trách nhiệm tiếp nhận, xử lý tờ khai đăng ký thay đổi thông tin sử dụng hóa đơn điện tử của hộ kinh doanh theo quy định tại Điều 15 Nghị định 70/2025/NĐ-CP, đồng thời có trách nhiệm quản lý toàn bộ hóa đơn điện tử của hộ kinh doanh theo quy định tại khoản 3 Điều 57 Nghị định 70/2025/NĐ-CP. Thuế cơ sở quản lý địa điểm kinh doanh thực hiện tra cứu hóa đơn điện tử theo số định danh cá nhân của chủ hộ kinh doanh trên hệ thống hỏa đơn điện từ.

Trong đó, thông tin địa chỉ trụ sở do hộ kinh doanh kê khai trong hồ sơ đăng ký hộ kinh doanh và được cơ quan đăng ký kinh doanh truyền cho cơ quan thuế theo cơ chế một cửa liên thông.

Đối với hộ kinh doanh đã được cấp mã số thuế trước ngày 01/7/2025 và cơ quan thuế đã tích hợp theo số định danh cá nhân, Hệ thống TMS tự động xác định Thuế cơ sở quản lý địa bàn nơi hộ kinh doanh đặt trụ sở theo nguyên tắc như sau: Là cơ quan thuế quản lý trực tiếp mà số thuế được cấp trước đây có nút tích "đăng ký liên thông" và nút tích "hộ kinh doanh"; trường hợp không có nút tích "đăng ký liên thông" thì xác định theo mã số thuế khác trạng thái 01 có thông tin giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh và có ngày cấp mã xa nhất.

- Hộ kinh doanh tự xác định doanh thu theo hóa đơn điện tử để kê khai, tính thuế, nộp thuế cho Thuế cơ sở nơi hộ kinh doanh hoạt động sản xuất, kinh doanh (nơi có địa điểm kinh doanh hoặc nơi có bất động sản cho thuê) theo quy định tại Thông tư 40/2021/TT-BTC.

Cục Thuế hướng dẫn để Thuế các tỉnh, thành phố được biết và hướng dẫn người nộp thuế thực hiện.