Hướng dẫn lưu trữ và quản lý tài liệu, cơ sở dữ liệu tài liệu đối với cơ quan, tổ chức kết thúc hoạt động

Hướng dẫn lưu trữ và quản lý tài liệu, cơ sở dữ liệu tài liệu đối với cơ quan, tổ chức kết thúc hoạt động (Hình từ Internet)

Hướng dẫn lưu trữ và quản lý tài liệu, cơ sở dữ liệu tài liệu cơ quan, tổ chức kết thúc hoạt động

Theo Công văn 14514-CV/VPTW năm 2025 của Văn phòng Ban Chấp hành Trung ương, việc lưu trữ và quản lý tài liệu, cơ sở dữ liệu tài liệu cơ quan, tổ chức kết thúc hoạt động thực hiện như sau:

(i) Đóng phông lưu trữ kể từ ngày cơ quan, tổ chức kết thúc hoạt động.

(ii) Chỉ đạo các đơn vị, tổ chức, cá nhân trong cơ quan, tổ chức hoàn thiện hồ sơ, thống kê tài liệu, cơ sở dữ liệu tài liệu (thống kê riêng tài liệu, cơ sở dữ liệu tài liệu mật), giao nộp đầy đủ vào lưu trữ cơ quan.

Đối với tài liệu, dữ liệu của công việc chưa giải quyết xong thì đơn vị, tổ chức, cá nhân được giao giải quyết công việc phải hoàn thiện hồ sơ, thống kê tài liệu, dữ liệu và giao nộp vào lưu trữ cơ quan hoặc bàn giao cho cơ quan, tổ chức được giao nhiệm vụ tiếp tục theo dõi giải quyết theo quyết định của cấp có thẩm quyền.

(iii) Chuẩn bị tài liệu, cơ sở dữ liệu tài liệu của cơ quan, tổ chức theo hướng dẫn của văn phòng tỉnh uỷ, thành uỷ, trong đó:

- Kiểm tra, sắp xếp, thống kê toàn bộ hồ sơ, tài liệu (thống kê riêng hồ sơ, tài liệu mật), các loại sổ sách tại lưu trữ cơ quan; nếu còn tài liệu chưa chỉnh lý thì phải tổ chức chỉnh lý theo Hướng dẫn 50-HD/VPTW, ngày 10/10/2019 của Văn phòng Trung ương Đảng về chỉnh lý tài liệu.

- Rà soát, kiểm tra, đối chiếu, bổ sung, hoàn thiện, đóng gói, sao lưu dữ liệu tài liệu trên các phương tiện lưu trữ điện tử và giao nộp vào lưu trữ (đóng gói, sao lưu riêng dữ liệu tài liệu mật).

- Hồ sơ của đảng viên giao nộp theo quy định, hướng dẫn thi hành Điều lệ Đảng.

Xem thêm tại Công văn 14514-CV/VPTW năm 2025.

Công văn chỉ đạo lưu trữ và quản lý tài liệu, cơ sở dữ liệu tài liệu trong quá trình sắp xếp tổ chức bộ máy của hệ thống Chính trị và đơn vị hành chính ở địa phương

Tại Công văn 64-CV/TW năm 2025, Thường trực Ban Bí thư yêu cầu các tỉnh ủy, thành ủy chỉ đạo, triển khai một số nội dung về lưu trữ, quản lý tài liệu và cơ sở dữ liệu tài liệu trong quá trình thực hiện sắp xếp tổ chức bộ máy của hệ thống chính trị và đơn vị hành chính ở địa phương theo tinh thần Nghị quyết 18-NQ/TW, ngày 25/10/2017 của Ban Chấp hành Trung ương Đảng khoá XII và các chỉ đạo, kết luận của Trung ương, Bộ Chính trị, Ban Bí thư như sau:

- Toàn bộ tài liệu, cơ sở dữ liệu tài liệu (gọi chung là tài liệu) của các cấp ủy, cơ quan, tổ chức đảng, Mặt trận Tổ quốc Việt Nam và các tổ chức chính trị - xã hội cấp tỉnh, cấp huyện và cấp xã (viết tắt là cơ quan, tổ chức) khi kết thúc hoạt động phải quản lý chặt chẽ, không để xảy ra hư hỏng, mất mát, thất lạc hoặc tiêu hủy trái phép. Toàn bộ tài liệu phải được tập trung đủ, chỉnh lý và giao nộp vào Lưu trữ lịch sử của Đảng ở cấp tỉnh.

- Trong quá trình giao nộp, tiếp nhận tài liệu, các cơ quan, tổ chức liên quan phải kiểm tra, đối chiếu, lập biên bản, bảo quản an toàn, giữ gìn bí mật, không làm xáo trộn tài liệu của các cơ quan, tổ chức.

- Các cơ quan, tổ chức bảo đảm các nguồn lực cần thiết (tổ chức, nhân sự, kho, trang thiết bị, kinh phí...) cho việc giao nộp, tiếp nhận, quản lý tài liệu; có phương án kiện toàn Lưu trữ lịch sử của Đảng ở cấp tỉnh, lưu trữ của cơ quan, tổ chức ngay trong quá trình xây dựng đề án sắp xếp đơn vị hành chính và tổ chức bộ máy của hệ thống chính trị ở địa phương.

Lê Quang Nhật Minh