Hướng dẫn thủ tục Thông báo cơ sở sản xuất hàng hóa xuất khẩu theo Thông tư 121/2025/TT-BTC

Hướng dẫn thủ tục Thông báo cơ sở sản xuất hàng hóa xuất khẩu theo Thông tư 121/2025/TT-BTC

Hướng dẫn thủ tục Thông báo cơ sở sản xuất hàng hóa xuất khẩu theo Thông tư 121/2025/TT-BTC

Cục Hải quan có Công văn 8444/CHQ-GSQL năm 2026 hướng dẫn thủ tục hải quan. Theo đó, Hướng dẫn thủ tục Thông báo cơ sở sản xuất hàng hóa xuất khẩu theo Thông tư 121/2025/TT-BTC sửa đổi Điều 56 Thông tư số 38/2015/TT-BTC như sau:

(1) Quy định Tổ chức cá nhân thông báo cơ sở sản xuất (CSSX) cho cơ quan Hải quan nơi quản lý cơ sở sản xuất. Vướng mắc: Cơ quan Hải quan và Chi cục hay Đội? Trường hợp là cấp Chi cục thì có được ủy quyền cho Đội trưởng Hải quan ngoài cửa khẩu thực hiện tiếp nhận Thông báo cơ sở sản xuất của Tổ chức cá nhân.

>> Cơ quan Hải quan nơi quản lý cơ sở sản xuất là Hải quan cửa khẩu/ngoài cửa khẩu quản lý địa bàn nơi có cơ sở sản xuất của tổ chức, cá nhân.

(2) Trường hợp doanh nghiệp gia công, sản xuất xuất khẩu (SXXK) có trụ sở và cơ sở sản xuất trên địa bàn quản lý của Chi cục Hải quan khu vực IV nhưng đang thực hiện thủ tục hải quan tại Chi cục Hải quan khu vực khác. Trước đây đã thông báo cơ sở sản xuất và được cơ quan hải quan nơi thực hiện thủ tục Hải quan xác nhận đủ điều kiện. Nay theo quy định mới thì doanh nghiệp có phải thông báo cơ sở sản xuất lại cho Chi cục Hải quan quản lý địa bàn nữa hay không?

>> Trường hợp thông tin cơ sở sản xuất không có thay đổi thì doanh nghiệp không phải thông báo cơ sở sản xuất lại. Trường hợp thông tin cơ sở sản xuất có thay đổi, doanh nghiệp thông báo thông tin cơ sở sản xuất cho cơ quan Hải quan quản lý địa bàn. Trường hợp cơ sở sản xuất đã được kiểm tra và xác nhận đủ điều kiện thì cơ quan Hải quan quản lý địa bàn không thực hiện kiểm tra lại, trừ các trường hợp phải kiểm tra cơ sở sản xuất theo quy định

(3) Trường hợp doanh nghiệp A có cơ sở sản xuất tại trụ sở chính trên địa bàn Hưng Yên (HQKV4), 01 cơ sở sản xuất là chi nhánh B thuộc địa bàn quản lý của Hải quan Bắc Ninh (HQKV5), 01 đối tác nhận gia công lại C thuộc địa bàn quản lý của Hải quan Vĩnh Phúc (HQKV2) thì thực hiện thông báo cơ sở sản xuất như thế nào? Thông báo hợp đồng gia công lại cho Hải quan nào?

Trường hợp doanh nghiệp có cơ sở sản xuất thuộc nhiều địa bàn quản lý khác nhau thì cơ sở sản xuất thuộc địa bàn nào thì thông báo cơ sở sản xuất cho cơ quan hải quan quản lý địa bàn đó, cụ thể:

- Doanh nghiệp A thông báo cơ sở sản xuất tại trụ sở chính, thông báo hợp đồng gia công lại cho HQKV4. Trường hợp phải kiểm tra cơ sở gia công lại thì HQKV4 trực tiếp đi kiểm tra hoặc đề nghị HQHV2 kiểm tra;

- Doanh nghiệp A thông báo cơ sở sản xuất của chi nhánh tại HQKV5, trường hợp phải kiểm tra cơ sở sản xuất thì HQHV5 sẽ thực hiện việc kiểm tra, cập nhật vào hệ thống.

(4) Theo Mẫu số 12/TB-CSSX/GSQL Phụ lục V có liệt kê các mục doanh nghiệp cần khai báo gồm: Tổng số lượng máy móc, dây chuyền trang thiết bị; năng lực sản xuất; tình hình nhân lực. Theo quan điểm của một số đơn vị Hải quan việc thay đổi số lượng máy móc, số lượng nhân lực đồng nghĩa với thay đổi quy mô sản xuất và cần thiết phải thông báo cơ sở sản xuất trước khi nhập khẩu, đưa nguyên liệu, vật tư, máy móc, thiết bị, bán thành phẩm,sản phẩm đến nơi nhận gia công lại, địa điểm lưu giữ. Tuy nhiên, việc thay đổi số lượng máy móc, tăng giảm số lượng nhân lực là việc xảy ra thường ngày của doanh nghiệp trường thay đổi về số lượng nhân viên, số lượng máy móc doanh nghiệp cần phải thông báo cơ sở sản xuất ngay lập tức sẽ gây rất nhiều phiền hà và tốn thời gian của doanh nghiệp.

Câu hỏi: Đề nghị Cơ quan Hải quan làm rõ thay đổi quy mô sản xuất là thay đổi tiêu chí nào tại Mẫu số 12/TB-CSSX/GSQL. Việc tăng giảm máy móc, nhân lực có được coi là thay đổi Quy mô sản xuất theo quan điểm của Cơ quan Hải quan? Trường hợp tăng giảm 1 máy móc, 1 công nhân có được coi là thay đổi quy mô sản xuất hay không?

>> Quy mô sản xuất, năng lực sản xuất thường được xác định qua tiêu chí số lượng sản phẩm được sản xuất ra của doanh nghiệp trong một đơn vị thời gian (Năm, quý, tháng, tuần, ngày) trên mẫu số 12/TB-CSSX/GSQL. Trường hợp sự thay đổi máy móc thiết bị nhỏ, nhân lực không làm thay đổi năng lực sản xuất thì doanh nghiệp thông báo chậm nhất vào ngày 10 của quý tiếp theo.

Thủ tục thông bảo cơ sở sản xuất; nơi lưu giữ nguyên liệu

Thông tư 121/2025/TT-BTC sửa đổi Điều 56 Thông tư số 38/2015/TT-BTC (Thông tư) quy định việc thông báo cơ sở gia công, sản xuất hàng hóa xuất khẩu; nơi lưu giữ nguyên liệu, vật tư, máy móc, thiết bị, sản phẩm xuất khẩu; hợp đồng, Phụ lục hợp đồng gia công; điều kiện kiểm tra, giám sát hải quan đối với doanh nghiệp chế xuất (sau đây gọi là DNCX) như sau:

Thông báo cơ sở gia công, gia công lại, cơ sở sản xuất hàng hóa xuất khẩu; nơi lưu giữ nguyên liệu, vật tư, máy móc, thiết bị, sản phẩm xuất khẩu (sau đây gọi là thông báo CSSX)

(1) Trách nhiệm của tổ chức, cá nhân:

(i) Đối với tổ chức, cá nhân không phải là DNCX:

Thông báo CSSX theo các chỉ tiêu thông tin quy định tại mẫu số 20 Phụ lục II ban hành kèm Thông tư cho cơ quan Hải quan nơi quản lý cơ sở sản xuất thông qua Hệ thống.

Trường hợp có sự thay đổi các nội dung đã thông báo thì tổ chức, cá nhân thông báo thông tin sửa đổi, bổ sung theo mẫu số 20 Phụ lục II Thông tư cho cơ quan hải quan theo quy định tại điểm b khoản 1 Điều 37 Nghị định 08/2015/NĐ-CP sửa đổi, bổ sung bởi khoản 20 Điều 1 Nghị định 167/2025/NĐ-CP ngày 30/6/2025 của Chính phủ.

Trường hợp tổ chức, cá nhân thực hiện hoạt động gia công cho thương nhân nước ngoài, trong hợp đồng có điều khoản thuê, mượn máy móc, thiết bị; tại thời điểm thông báo cơ sở sản xuất, tổ chức, cá nhân chưa có máy móc, thiết bị thì tổ chức, cá nhân thực hiện thông báo CSSX theo quy định trừ các thông tin về máy móc, thiết bị. Trong thời hạn 30 ngày kể từ ngày hoàn thành nhập khẩu máy móc, thiết bị, tổ chức, cá nhân thông báo bổ sung thông tin về máy móc, thiết bị cho Hải quan nơi quản lý CSSX thực hiện kiểm tra cơ sở sản xuất theo quy định;

(ii) Đối với DNCX

- Trước thời điểm nhập khẩu lô hàng máy móc, thiết bị đầu tiên để thực hiện dự án đầu tư:

DNCX thông báo CSSX theo các chỉ tiêu thông tin quy định tại mẫu số 20 Phụ lục II ban hành kèm Thông tư (trừ các thông tin về máy móc, thiết bị, nhân công, năng lực sản xuất) cho Hải quan nơi quản lý CSSX của DNCX thông qua Hệ thống.

Trường hợp có sự thay đổi các nội dung đã thông báo thì tổ chức, cá nhân thông báo thông tin sửa đổi, bổ sung theo mẫu số 20 Phụ lục II Thông tư cho Hải quan nơi quản lý CSSX của DNCX theo quy định tại điểm b khoản 1 Điều 37 Nghị định 08/2015/NĐ-CP sửa đổi, bổ sung bởi khoản 20 Điều 1 Nghị định 167/2025/NĐ-CP ngày 30/6/2025 của Chính phủ;

- Trước thời điểm chính thức đi vào hoạt động

Chậm nhất 30 ngày trước thời điểm chính thức đi vào hoạt động theo quy định tại điểm a khoản 4 Điều 28a Nghị định 18/2021/NĐ-CP ngày 11/3/2021 của Chính phủ, DNCX phải thông báo về việc đã đáp ứng điều kiện kiểm tra, giám sát hải quan theo mẫu số 25 Phụ lục VII ban hành kèm theo Nghị định 18/2021/NĐ-CP ngày 11/3/2021 cho Hải quan nơi quản lý CSSX của DNCX thông qua Hệ thống.

(iii) Trường hợp chuyển đổi từ doanh nghiệp không hưởng chính sách DNCX sang DNCX thì thực hiện thông báo về việc đã đáp ứng điều kiện kiểm tra, giám sát hải quan theo quy định trên; doanh nghiệp không phải thông báo cơ sở sản xuất nếu không có thay đổi về các nội dung đã thông báo;

(iv) Trường hợp Hệ thống gặp sự cố, tổ chức, cá nhân thông báo CSSX theo mẫu số 12/TB- CSSX/GSQL Phụ lục V cho Hải quan nơi quản lý CSSX của DNCX. Sau khi Hệ thống khắc phục sự cố, tổ chức, cá nhân cập nhật thông báo CSSX theo mẫu số 20 Phụ lục II  thông qua Hệ thống;

(v) Trường hợp tổ chức, cá nhân có hoạt động sản xuất xuất khẩu ủy thác cho tổ chức, cá nhân nhận ủy thác nhập khẩu nguyên liệu, vật tư, xuất khẩu sản phẩm thì tổ chức, cá nhân ủy thác phải thực hiện thủ tục thông báo cơ sở sản xuất theo quy định; thông báo định mức sử dụng thực tế và báo cáo quyết toán tình hình sử dụng nguyên liệu, vật tư tại Hải quan nơi quản lý CSSX của DNCX theo quy định tại Điều 60 Thông tư;

(vi) Chịu trách nhiệm trước pháp luật về các nội dung kê khai trong văn bản thông báo cơ sở gia công, sản xuất, nơi lưu giữ nguyên liệu, vật tư, máy móc, thiết bị, sản phẩm xuất khẩu; điều kiện kiểm tra, giám sát hải quan đối với DNCX;

(vii) Tiếp nhận phản hồi của cơ quan hải quan để sửa đổi, bổ sung (nếu có) thông tin đã thông báo trên Hệ thống.

(2) Trách nhiệm của cơ quan hải quan nơi tiếp nhận thông báo CSSX:

(i) Trong thời hạn 02 giờ làm việc kể từ khi Hệ thống tự động tiếp nhận thông báo cơ sở sản xuất, cơ quan hải quan kiểm tra các chỉ tiêu thông tin thông báo CSSX trên Hệ thống và xử lý kết quả như sau:

- hợp kết quả kiểm tra không phù hợp hoặc tổ chức, cá nhân chưa khai đầy đủ chỉ tiêu thông tin thì phản hồi thông tin trên Hệ thống để tổ chức, cá nhân sửa đổi, bổ sung;

- Trường hợp kết quả kiểm tra phù hợp thì phản hồi thông tin chấp nhận thông báo CSSX trên Hệ thống cho tổ chức, cá nhân;

- Trường hợp phải kiểm tra cơ sở sản xuất theo khoản 1 Điều 57 Thông tư thì phản hồi trên Hệ thống để tổ chức, cá nhân biết;

- Trường hợp tại Thông báo CSSX lần đầu, tổ chức, cá nhân đã thông báo cơ sở sản xuất để thực hiện loại hình gia công hoặc sản xuất hàng hóa xuất khẩu, sau đó thông báo bổ sung thông tin thực hiện loại hình sản xuất hàng hóa xuất khẩu hoặc gia công thì cơ quan hải quan không thực hiện kiểm tra cơ sở gia công hoặc sản xuất hàng hóa xuất khẩu mới được bổ sung, trừ trường hợp kiểm tra trên cơ sở áp dụng quản lý rủi ro.

(ii) Thực hiện kiểm tra cơ sở sản xuất đồng thời với việc kiểm tra điều kiện kiểm tra, giám sát hải quan của DNCX đối với trường hợp phải kiểm tra theo quy định;

(iii) Trường hợp tổ chức, cá nhân thực hiện hoạt động gia công cho thương nhân nước ngoài, trong hợp đồng có điều khoản thuê, mượn máy móc, thiết bị; tại thời điểm thông báo cơ sở sản xuất, tổ chức, cá nhân chưa có máy móc, thiết bị thì cơ quan hải quan căn cứ thông báo cơ sở sản xuất, hợp đồng gia công để thực hiện thủ tục nhập khẩu máy móc, thiết bị thuê mượn theo hợp đồng gia công. Sau khi hoàn thành nhập khẩu máy móc, thiết bị, tổ chức, cơ quan hải quan thực hiện kiểm tra cơ sở sản xuất theo quy định;

(iv) Thực hiện kiểm tra địa điểm lưu giữ nguyên liệu, vật tư, máy móc, thiết bị và hàng hoá xuất khẩu ngoài cơ sở sản xuất trong trường hợp phát hiện có dấu hiệu xác định tổ chức, cá nhân không lưu giữ nguyên liệu, vật tư, máy móc, thiết bị và sản phẩm xuất khẩu tại địa điểm đã thông báo với cơ quan hải quan;

Thủ tục thông báo hợp đồng, Phụ lục hợp đồng gia công

(1) Trách nhiệm của tổ chức, cá nhân:

Trước khi thực hiện xuất khẩu, nhập khẩu nguyên liệu, vật tư, thiết bị, máy móc phục vụ hợp đồng/Phụ lục hợp đồng gia công với thương nhân nước ngoài hoặc với DNCX, tổ chức, cá nhân có trách nhiệm thông báo hợp đồng/Phụ lục hợp đồng gia công cho cơ quan hải quan theo quy định tại điểm b khoản 1 Điều 60 Thông tư theo các chỉ tiêu thông tin quy định tại mẫu số 21, mẫu số 22 Phụ lục II ban hành kèm Thông tư thông qua Hệ thống xử lý dữ liệu điện tử hải quan hoặc theo mẫu số 18/TBHĐGC/GSQL Phụ lục V ban hành kèm Thông tư trong trường hợp Hệ thống gặp sự cố. Hệ thống tự động tiếp nhận và phản hồi số tiếp nhận hợp đồng/Phụ lục hợp đồng gia công.

Tổ chức, cá nhân chỉ thông báo một lần hợp đồng, Phụ lục hợp đồng và thông báo bổ sung khi có sự thay đổi về các nội dung đã thông báo. Số tiếp nhận hợp đồng gia công, Phụ lục hợp đồng gia công được khai trên tờ khai xuất khẩu, nhập khẩu nguyên liệu, vật tư, linh kiện, máy móc, thiết bị và sản phẩm để thực hiện hợp đồng gia công, Phụ lục hợp đồng gia công tại ô giấy phép xuất khẩu, giấy phép nhập khẩu theo hướng dẫn tại mẫu số 01, mẫu số 02 Phụ lục II ;

(2) Trách nhiệm của cơ quan hải quan:

Cơ quan hải quan sử dụng thông tin thông báo hợp đồng/Phụ lục hợp đồng gia công để theo dõi, phân tích, đánh giá rủi ro quá trình hoạt động nhập khẩu nguyên liệu, vật tư, máy móc, thiết bị và xuất khẩu sản phẩm của tổ chức, cá nhân.